Thought Leadership
Auch vor der Finanzwelt macht der technologische Wandel nicht halt, sondern schreitet unaufhaltsam voran. Insbesondere die Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz (KI) haben das Potenzial, klassische Prozesse der Rechnungsverarbeitung und Buchhaltung neu zu definieren.
Was einst manuelle, regelbasierte Arbeit war, wird zunehmend von lernenden Systemen übernommen – präziser, schneller und intelligenter. Der nächste Evolutionsschritt in dieser Entwicklung: der Einsatz generativer KI (GenAI).
Von OCR zu intelligenten KI-Systemen
Traditionell beruhte die digitale Rechnungsverarbeitung auf optischer Zeichenerkennung (OCR) und regelbasierten Workflows. Doch diese Ansätze stoßen zunehmend an Grenzen – etwa bei unstrukturierten Daten, wechselnden Formaten oder unternehmensspezifischen Anforderungen. Moderne KI-Systeme, insbesondere generative Modelle, ermöglichen hingegen eine semantische Analyse von Dokumenten. Sie verstehen Inhalte im Kontext, erkennen Zusammenhänge zwischen Positionen, Zahlungszielen und Bestellreferenzen – und reichern Daten auf dieser Basis intelligent an.
Durch diese kontextuelle Interpretation können Rechnungen nicht nur schneller verarbeitet, sondern auch qualitativ hochwertiger erfasst werden. Fehleranfällige manuelle Zuordnungen werden durch algorithmisch gestützte Vorschläge unterstützt – etwa bei der Buchung auf Kostenstellen, Sachkonten oder Buchungskreise.
Selbstlernende Kontierung
Ein Kernproblem vieler Buchhaltungslösungen ist die korrekte Kontierung eingehender Rechnungen. Klassische Systeme nutzen starre Regeln, die pflegeintensiv und fehleranfällig sind. Generative KI hingegen arbeitet probabilistisch: Sie analysiert vergangene Buchungsvorgänge, lernt aus Interaktionen mit Nutzern und schlägt automatisch plausible Kontierungen vor – angepasst an den spezifischen Kontext eines Unternehmens.
Der besondere Vorteil: Die Systeme benötigen kein separates Nachtrainieren. Sie lernen kontinuierlich und verbessern ihre Vorschläge anhand der tatsächlichen Korrekturen durch die Anwender. So entsteht ein dynamischer, sich selbst optimierender Buchungsprozess.
Intelligente Workflow-Unterstützung
Ein bislang unterschätztes Einsatzfeld von KI in der Finanzabwicklung ist die automatische Ermittlung zuständiger Personen für Prüf- und Freigabeprozesse. Anstatt feste Regeln für jede Organisationseinheit zu pflegen, erkennen KI-Systeme anhand von Strukturen, Historie und Workload, welche Mitarbeiter oder Abteilungen für eine Rechnung zuständig sein könnten. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand deutlich und beschleunigt Freigabeprozesse erheblich.
Anomalieerkennung und Risikoprävention
Neben der Effizienzsteigerung rückt zunehmend auch das Thema Sicherheit in den Fokus. KI-basierte Systeme können durch Mustererkennung und historische Analysen Abweichungen und potenzielle Unregelmäßigkeiten erkennen, bevor sie kritisch werden. Dazu gehören zum Beispiel doppelte Zahlungen, unplausible Beträge oder verdächtige Lieferantenkonstellationen.
Insbesondere im Hinblick auf Compliance-Vorgaben und Fraud Detection bietet GenAI ein enormes Potenzial: Statt stichprobenartiger Prüfungen kann eine durchgängige Überwachung sämtlicher Belege erfolgen – rund um die Uhr, lernfähig und in Echtzeit.
Unternehmen, die heute in KI-Systeme investieren, schaffen sich nicht nur Effizienzvorteile, sondern positionieren sich strategisch für die digitale Zukunft.
Dina Ziems, xSuite Group GmbH
Der unsichtbare Assistent im Hintergrund
Ein häufiges Missverständnis besteht in der Annahme, KI müsse als separates Tool eingeführt werden. Moderne Anwendungen lassen sich jedoch nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren. Die KI agiert dabei im Hintergrund – als „intelligente Assistenz“, die bestehende Prozesse ergänzt und optimiert, ohne sie vollständig zu ersetzen.
Für Mitarbeitende bedeutet dies eine neue Qualität in der täglichen Arbeit: weniger wiederholende Tätigkeiten, mehr Entscheidungsspielräume und bessere Informationsgrundlagen für strategische Maßnahmen.
Warum KI wichtiger bleibt denn je
Mit dem bevorstehenden verpflichtenden Einsatz von E-Rechnungen in Deutschland rückt die Frage nach der Notwendigkeit zusätzlicher Technologien in den Fokus. Tatsächlich liefern strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD bereits viele relevante Daten – jedoch längst nicht alle. Unternehmensspezifische Informationen, Kontextwissen oder historische Abgleiche bleiben weiterhin außerhalb dieser Standards.
KI wird daher auch in einer E-Rechnungswelt eine zentrale Rolle spielen: als Ergänzung zur strukturierten Datenerfassung, zur intelligenten Anreicherung und zur kontinuierlichen Qualitätskontrolle.
Ausblick: Der Weg zur „Autonomous Finance“
Das langfristige Ziel dieser Entwicklung ist die weitgehende Automatisierung finanzieller Kernprozesse – hin zu einem Zustand, den man als „Autonomous Finance“ bezeichnen kann. In dieser Vision übernehmen KI-Systeme nicht nur Routineaufgaben, sondern entwickeln sich zu Entscheidungsunterstützern: Sie priorisieren Zahlungsströme, schlagen Optimierungen vor und erkennen Risiken frühzeitig.
Unternehmen, die heute in diese Technologien investieren, schaffen sich nicht nur Effizienzvorteile, sondern positionieren sich strategisch für die digitale Zukunft. Generative KI wird dabei zu einem der entscheidenden Enabler.
