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Die Verlagerung des ERP-Systems in die Cloud verspricht Unternehmen zahlreiche Vorteile. Bedenken wegen IT-Sicherheit und Datenschutz sind oft übertrieben. Wichtig ist allerdings, dass Unternehmen flexibel zwischen verschiedenen Betriebsmodellen wählen können.
Unternehmen weltweit legen ihre Cloud-Skepsis ab und erwägen immer öfter, sogar kritische Systeme in die Cloud auszulagern. Das gilt in zunehmendem Maß auch für das Herzstück der Unternehmens-IT: die ERP-Systeme. Zu den vielen Vorteilen, die ein solches Vorgehen verspricht, zählt allen voran die bessere Skalierbarkeit. Ändern sich die Geschäftsanforderungen, etwa weil ein Unternehmen wächst oder neue Märkte erschließen will, benötigen mehr Nutzer Zugang zum ERP-System und dieses muss größere Datenmengen verarbeiten. Bei herkömmlichen On-premises-Systemen ist es nicht nur zeitaufwändig, sondern auch äußerst kostenintensiv, das ERP und die zugrundeliegende IT-Infrastruktur entsprechend zu erweitern. Bei einem ERP-System in der Cloud haben Unternehmen die Möglichkeit, zusätzlich benötigte Ressourcen einfach freizuschalten und damit wesentlich schneller zur Verfügung zu stellen. Dadurch können sie nicht nur deutlich agiler, sondern auch kosteneffizienter agieren. Die Ausgaben, die für die neuen Ressourcen entstehen machen nur einen Bruchteil der Kosten aus, die anfallen würden, wenn das Unternehmen die erforderliche zusätzliche Hardware selbst beschafft und bei sich implementiert.
Daneben bieten Cloud-basierte ERP-Systeme zahlreiche weitere Vorteile. Die wichtigsten davon:
- Unternehmen benötigen überhaupt keine eigene IT-Infrastruktur mehr für den Betrieb des ERP und müssen sie damit auch nicht mehr betreuen und modernisieren. Das zahlt sich gerade in Zeiten des permanenten Wandels und der Digitalen Transformation aus. ERP-Systeme nutzen zunehmend Technologien wie Internet of Things (IoT) oder Künstliche Intelligenz (KI) und eröffnen damit ganz neue Möglichkeiten. Mit veralteten IT-Infrastrukturen können Unternehmen diese Chancen aber nicht ergreifen.
- den Wegfall der Infrastrukturen und des ERP-Inhouse-Betriebs werden die IT-Teams erheblich entlastet. Sie müssen sich nicht länger mit der Administration von Servern, Datenbanken oder Software-Updates auseinandersetzen. Stattdessen können sie sich voll und ganz auf Initiativen und Projekte der Digitalen Transformation konzentrieren, die ihr Unternehmen weiter voranbringen. Nicht zuletzt ist der Wegfall der administrativen Aufgaben durch ein Cloud-basiertes ERP auch ein wirkungsvolles Mittel gegen den grassierenden Fachkräftemangel.
- Der Zugriff auf ERP-Funktionen und -Daten außerhalb des eigenen Unternehmens wird durch ein Cloud-Rechenzentrum erheblich vereinfacht. Mobile Mitarbeiter, seien es Führungskräfte auf Geschäftsreisen oder Sales- und Service-Mitarbeiter, können das ERP unkompliziert orts- und zeitunabhängig nutzen. Auch die Anbindung von Home-Office-Mitarbeitern ist leichter möglich. Gerade die begehrten Nachwuchskräfte legen immer mehr Wert auf flexible Regelungen, die Mobilität und Home-Office-Arbeit unterstützen.
- Die Abonnement-basierten Bezahlmodelle von Cloud-basierten ERP-Lösungen ermöglichen Unternehmen eine bessere Kostenkontrolle bei der Bereitstellung der Software. Sie können das System exakter auf die passende Größe zuschneiden, indem sie bei Bedarf einfach nach oben skalieren oder überflüssig gewordene Abonnements kündigen.
Sicherheitsniveau in professionellen Cloud-Rechenzentren meist höher
Zögern Unternehmen, ihr ERP-System in die Cloud zu verlagern oder ziehen diese Option erst gar nicht in Betracht, liegt das häufig an Bedenken in Sachen IT-Sicherheit und Datenschutz. Diese sind aber oft übertrieben oder sogar gänzlich unbegründet. Die Wahrheit ist, dass das Sicherheitsniveau, das ein professioneller Cloud-Betreiber wie beispielsweise Microsoft Azure bietet, deutlich höher ist als alles, was ein Unternehmen für seine eigene On-Premises-Installation realisieren kann. Dennoch sollten Unternehmen auf jeden Fall darauf achten, dass ein Cloud-Anbieter ein nach ISO 27001 zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem hat. Daneben sind professionelle Cloud-Betreiber heute natürlich auch in der Lage, Datenschutzanforderungen wie die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union oder das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz zu erfüllen. Auch das sollten sich die Unternehmen vom Anbieter aber durch entsprechende Zertifikate nachweisen lassen. Idealerweise ist der Anbieter sogar in der Lage, das ERP-System auf Wunsch gezielt in einem Cloud-Rechenzentrum zu hosten, das sich in einem bestimmten Land befindet – etwa dem Heimatland eines Unternehmens oder einem Land, das besonders strengen Datenschutzgesetzen unterliegt.
Zwei weitere Sorgen, die Unternehmen bei der Verlagerung des ERP in die Cloud oft umtreiben, sind die Verfügbarkeit des Systems und die so genannte Disaster Recovery, also die Wiederherstellung des Systems nach einem Störfall. Die Erfahrung zeigt aber, dass in den allermeisten Fällen die Verfügbarkeit im Vergleich zu einer Inhouse-Installation steigt. Das gilt insbesondere bei Unternehmen mit mehreren Standorten und für Mitarbeiter, die außerhalb des Firmengeländes tätig sind. Eine Verfügbarkeit von 100 Prozent bei vertretbaren Kosten zu gewährleisten, ist für Cloud-Anbieter zwar heute noch nicht möglich; dasselbe gilt aber auch für eine On-premises-Installation. Eine Verfügbarkeit von 100 Prozent würde auch hier signifikant hohe Kosten verursachen. Der Business-Software-Anbieter IFS beispielsweise vereinbart deshalb mit Unternehmen, die sein ERP-System aus der Cloud nutzen, vertraglich meist eine Verfügbarkeit von 99,5 Prozent und erreicht de facto eine Quote von 99,8 Prozent. Auch die Wiederherstellung verbessert sich erfahrungsgemäß durch den Umzug in die Cloud. Je nach Umfang des ERP und nach Ausmaß des Störfalls kann eine Wiederherstellung bei On-premises-Installationen Tage bis Wochen dauern. Bei einem Cloud-basierten ERP ist sie eine Frage von wenigen bis maximal 24 Stunden.
Software as a Service oder Managed Cloud?
Welches konkrete Cloud-Betriebsmodell sich für ein Unternehmen eignet, hängt davon ab, wie viele individuelle Code-Anpassungen es vornehmen möchte und wie autonom es hinsichtlich des Software-Lifecycle agieren will. Das klassische Software-as-a-Service (SaaS)-Modell ist die kostengünstigere Variante, bringt aber Einschränkungen mit sich. Bei diesem Modell nutzen Unternehmen die Standardversion eines ERP-Systems und haben nicht die Möglichkeit, den Code individuell anzupassen. Moderne Systeme können diese Einschränkung zwar abschwächen, indem sie sich durch umfassende Konfigurierbarkeit an individuelle Anforderungen anpassen lassen, aber nicht vollständig beseitigen. Zudem wird die Software vom Anbieter automatisch kontinuierlich aktualisiert. Unternehmen können dadurch nicht selbstständig entscheiden, welche Updates oder Upgrades sie einspielen und welche sie auslassen möchten. Unternehmen, die diese Einschränkungen nicht akzeptieren können, steht mit der Managed Cloud eine Alternative zur Verfügung. Bei diesem Modell richtet der Anbieter eine eigene Cloud-Infrastruktur für das Anwenderunternehmen ein – und ermöglicht ihm damit, das ERP-System genauso wie bei einer On-premises-Installation mit Individualanpassungen zu nutzen und nach eigenem Ermessen zu aktualisieren.
Damit Unternehmen flexibel und zukunftssicher sind, sollte ihnen ihr ERP-Partner idealerweise verschiedene Betriebsmodelle aus einer Hand zur Auswahl bieten: von einer On-premises-Installation über Software as a Service bis hin zur Managed Cloud. Dann können die Unternehmen ihre ERP-Prozesse und -Daten nicht nur Schritt für Schritt in die Cloud verlagern, indem sie zunächst On-premises- und Cloud-Komponenten miteinander kombinieren und den Anteil der Cloud-Komponenten kontinuierlich ausbauen. Sie haben auch die Möglichkeit, jederzeit zwischen den einzelnen Modellen hin und her zu wechseln, wenn sich ihre Anforderungen oder Pläne in der Zukunft ändern sollten.
Raymond Jones ist Vice President of Cloud Operations beim Business-Software-Anbieter IFS. Der internationale Softwareexperte verfügt über einen starken technischen Background sowie umfassende Erfahrungen in Vertrieb, IT-Betrieb und Kundenbetreuung. Vor seiner Tätigkeit bei IFS war er bei Oracle, SunGard und Microsoft beschäftigt.
