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Change MigrationAls eines der ersten Versorgungsunternehmen Deutschlands ist das Stadtwerk am See auf SAP S/4HANA migriert – die neue Business Suite von SAP, die komplett für die In-Memory-Plattform SAP HANA optimiert ist. 

Bei dem herausfordernden Projekt, das unter großem Zeitdruck stattfand, waren Improvisationstalent und Pragmatismus gefragt.

SAP ist beim Stadtwerk am See in Friedrichshafen eines der zentralen IT-Systeme. Der Energieversorger am Bodensee erledigt damit schon seit langem seine gesamten kaufmännischen Aufgaben wie Einkauf, Finanzbuchhaltung oder Controlling und unterstützt seine logistischen Prozesse in der Materialwirtschaft, im Vertrieb und in der Instandhaltung. Im Laufe der Zeit kam die SAP-Landschaft des Unternehmens aber in die Jahre. „Bisher wurde bewusst wenig unternommen, um das SAP-System auf den aktuellsten Release-Ständen zu halten“, erläutert Martin Rieger, Leiter IT- und Prozessmanagement beim Stadtwerk am See. „Allerdings hat dieser Zustand zu immer mehr Einschränkungen geführt. Irgendwann konnten wir bestimmte Projekte, vor allem im Bereich Finanzen, nicht mehr realisieren, weil wir dazu einen neueren Versionsstand benötigt hätten.“

Stadtwerk am See

Bild: Das Stadtwerk am See in Friedrichshafen ist ein regionaler Energieversorger am Bodensee (Quelle: Stadtwerk am See).

Als SAP dann dem Stadtwerk am See mit SAP S/4HANA die neueste Generation seiner Business Suite vorstellte, waren sich die Verantwortlichen ziemlich schnell einig: Die SAP-Landschaft im Haus sollte modernisiert werden, um in den Genuss der zahlreichen Vorteile zu kommen, die die neue Technologie mit sich bringt. Die Migration von der vorhandenen SAP-Systemlandschaft mit Release-Stand 6.0 Non-Unicode auf SAP S/4HANA Finance war beschlossene Sache. Diese Software für den Finanzbereich war die erste Lösung, die SAP im Rahmen von S/4HANA auf den Markt brachte und die einzige, die bereits zur Verfügung stand, als sich das Stadtwerk am See für den Umstieg entschied.

Zu den zahlreichen Features von SAP S4/HANA, von denen sich die Verantwortlichen in Friedrichshafen besonders viel versprachen, zählt unter anderem die Integrierte Businessplanung. In seinen Planungsprozessen, beispielsweise bei der Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans, setzte das Stadtwerk in der Vergangenheit zahlreiche Excel-Tabellen zur Abstimmung und Verdichtung der Planwerte ein, die dann mühsam und fehleranfällig im SAP-System eingepflegt werden mussten. Damit sollte künftig Schluss sein. „Wir möchten SAP zum zentralen Planungssystem im kaufmännischen Umfeld machen, damit wir unsere Planungsprozesse dynamischer und schneller durchführen können“, sagt Rieger. Weitere wichtige Ziele der Migration waren die Optimierung des Monats- und Jahresabschluss-Reportings sowie der Einsatz der neuen Benutzeroberfläche SAP Fiori. Sie führt die Anwender so einfach und schlank durch ihre Kernprozesse wie eine mobile App.

Migration in zwei Hauptschritten durchgeführt

Unterstützung für das Migrationsprojekt holte sich das Stadtwerk am See beim Saarbrücker IT-Dienstleister prego services. „Wir arbeiten schon seit 2009 zusammen und nutzen prego services als unser primäres Systemhaus im SAP-Umfeld. Außerdem konnte das Unternehmen bereits erste SAP HANA-Projekte vorweisen“, begründet der IT-Leiter die Entscheidung. „Wir hatten großes Vertrauen in das vorhandene Know-how und der Projektplan, den prego services ausgearbeitet hat, überzeugte uns dann vollends.“

Gemeinsam führten das Stadtwerk am See und prego services das Migrationsprojekt in zwei Hauptschritten durch. Der erste Schritt war der Umstieg von der relationalen Datenbank auf die In-Memory-Datenbank SAP HANA und das Upgrade auf SAP Enhancement Package 7. Dazu musste das System zunächst auf den Unicode-Zeichensatz umgestellt werden, anschließend wurden die ABAP-Programme an die Logik der SAP HANA-Datenbank angepasst. Mit dem Austausch der Datenbanken war der erste Projektschritt dann abgeschlossen – und die Grundlage für den zweiten Projektschritt gelegt: Die Implementierung und individuelle Anpassung von SAP S/4HANA Finance, dem ersten Lösungspaket der neuen Business Suite. Vor der Migration auf SAP S/4HANA wurde in der zweiten Projektphase die neue Anlagenbuchhaltung und die neue Hauptbuchhaltung eingeführt sowie die SAP S/4HANA-Codeoptimierung durchgeführt. Mit der Implementierung des „Delta Customizing“ und der eigentlichen Migration auf SAP S/4HANA konnte dann auch der letzte Schritt erfolgreich umgesetzt werden.

Nur ein gutes halbes Jahr zur Verfügung

Da das Migrationsprojekt im geplanten Zeitraum über die Bühne ging, konnte das Stadtwerk am See SAP S/4HANA rechtzeitig in Betrieb nehmen. „Wir hatten für diese umfangreiche Migration nur ein gutes halbes Jahr Zeit. Wäre sie erst später abgeschlossen worden, hätten wir die Wirtschaftsplanung für das laufende Jahr noch nicht mit SAP S/4HANA durchführen und damit den ersten Mehrwert nicht nutzen können“, erläutert IT-Leiter Martin Rieger. War das Projekt ohnehin schon komplex genug, wurde seine Steuerung durch die Tatsache weiter verkompliziert, dass es sich bei SAP S/4HANA Finance um eine brandneue Lösung handelte, die damit naturgemäß von SAP noch an einigen Stellen angepasst werden musste, um den speziellen Ansprüchen des Projekts gerecht zu werden. „Wir waren uns natürlich von vornherein darüber im Klaren, dass im Lauf des Projekts solche Fälle auftreten würden“, so Rieger. „Aber konkret absehen lassen sie sich nun einmal nicht. Wenn sie dann auftreten, wird man immer auf dem falschen Fuß erwischt und man muss improvisieren.“

Dass die komplexe Migration dennoch wie geplant abgeschlossen werden konnte, schreibt Rieger vor allem der Kompetenz des IT-Dienstleisters zu: „Das Projekt musste von prego services extrem kurzfristig gesteuert werden. Die Verantwortlichen waren teilweise an ein- und demselben Tag dreimal mit einem anderen Projektstatus konfrontiert und haben immer äußerst flexibel reagiert, um den Termin zu sichern“, sagt der IT-Leiter. Ralf Witt, SAP-Prozessberater und Projektleiter von prego services, kann das Kompliment nur zurückgeben: „Die Mitarbeiter des Stadtwerks am See haben insbesondere durch ihre schnellen und pragmatischen Entscheidungen sowie ihre hohe Testdisziplin die erfolgreiche Migration auf SAP S/4HANA ermöglicht – und uns die Projektsteuerung damit  leicht gemacht.“

Nachfolgeprojekte sind bereits angelaufen

Aus diesen Gründen konnte das Stadtwerk am See dann auch wie geplant die aktuelle Wirtschaftsplanung mit SAP S/4HANA durchführen. Dabei konnte der Energieversorger zahlreiche Funktionen, die in der Vergangenheit in Excel-Tabellen berechnet und konsolidiert wurden, im SAP-System abbilden – beispielsweise die Planungen der Fachbereiche. Mussten sie ihre Planwerte früher außerhalb von SAP ermitteln und abstimmen, ist dies nun integriert möglich. Sie können ihre Planwerte direkt im SAP-System eintragen und es wird unmittelbar sichtbar, wie sich diese Werte auf die übergeordneten Verdichtungsebenen auswirken.

Darüber hinaus verfügt der Energieversorger nun über die nötige Basis, um die modernsten SAP-Technologien nutzen zu können. So wird das Stadtwerk am See nicht nur die Integrierte Businessplanung weiter entwickeln, sondern arbeitet derzeit beispielsweise auch an einem integrierten Reporting für seine Monats- und Jahresabschlüsse. Außerdem hat es auch bereits damit begonnen, erste Oberflächen mit SAP Fiori für Aufgaben wie die Verwaltung von Sachkontenstammdaten, die Bearbeitung von Kreditorenstammdaten oder die Anzeige von Kreditorensalden aufzubauen. IT-Leiter Rieger: „Damit vereinfachen wir nicht nur den Mitarbeitern in der Buchhaltung die Arbeit. Die Kollegen aus den Fachabteilungen, die nicht im Finanzwesen zuhause sind, können damit die für sie nötigen Finanzinformationen einfach und bequem abrufen.“
*Markus Schmid ist Redakteur in München.

Das Stadtwerk am See

Das Stadtwerk am See ist ein regionaler Energieversorger am Bodensee. Mit rund 300 Mitarbeitern versorgt es über 60.000 Haushalte im Bodenseekreis mit Strom, Erdgas, Wärme und Trinkwasser. Darüber hinaus betreibt es unter anderem die Katamaran-Schiffsverbindung zwischen Friedrichshafen und Konstanz, den Stadtverkehr Friedrichshafen sowie die Bodensee-Oberschwaben-Bahn. Mit seiner Tochtergesellschaft TeleData stellt das Stadtwerk am See außerdem leistungsfähige Datenverbindungen für private Haushalte und Unternehmen zur Verfügung.

Markus Schmid
Markus Schmid, Redakteur in München

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