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SAPDie Datenbanktechnologie HANA und das ERP S/4HANA stellen einen großen Innovationsschritt dar – und stellen damit gleichzeitig hohe Anforderungen bei der Einführung. Der Übergang zu S/4HANA wird in jedem Unternehmen anders aussehen, doch es kristallisieren sich typische Szenarien heraus.

Mit der In-Memory-Datenbank HANA und den SAP-Produkten, die sie begleiten, verändert sich vieles. Die Zeiten, in denen Produktzyklen in Walldorf fast in Jahrzehnten gemessen werden konnten, sind vorbei. S/4HANA als von Grund auf neu parallel für die Cloud und als On-Premise-Lösung entwickeltes ERP nutzt die neue In-Memory-Datenbanktechnologie und hat so gewaltiges Potenzial. Es gibt viele technische Aspekte, die S/4HANA interessant machen, etwa, dass ERP als Cloud-Lösung erstmals eine echte Alternative zur On-Premise-Installation darstellt. Viel wichtiger aber ist, dass die neuen Technologien schnellere Geschäftsprozesse versprechen. SAP hat mit S/4HANA alles auf den Prüfstand gestellt und sowohl Finanz- als auch Logistikprozesse vereinfacht, „simplified“. Zu den Vereinfachungen gehört, dass mehr Funktionen auf einem Benutzerbildschirm intuitiver angeordnet sind oder dass es mobile Anwendungen gibt, die Prozessteile auf Smartphones zur Verfügung stellen. Somit werden etliche Jobs und Auswertungen in der Logistik und im Finanzwesen sehr viel weniger Zeit in Anspruch nehmen und schneller funktionieren. 

Begriffserklärung

Allen nachfolgend beschriebenen Transitionsszenarien ist der Einsatz der HANA-Datenbank gemeinsam. Wer die unterschiedlichen Möglichkeiten, Vorteile und Anforderungen verstehen will, muss jedoch präzise zwischen verschiedenen Lösungen differenzieren. Es muss klar unterschieden werden zwischen der Business Suite on HANA, S/4HANA Finance und S/4HANA. 

Die Business Suite on HANA beschreibt die „klassische“ SAP-6.0-Funktionalität auf einer HANA-Datenbank. Größere Innovationen sind hier nicht beinhaltet, aber es können alle Vorteile von EHP7 und folgende genutzt werden. 

S/4HANA Finance nennt sich die Lösung, die Finanzprozesse vereinfacht. Diese wird allerdings mit der „klassischen Logistik“ in einem System gekoppelt. Damit bleiben die aktuellen logistischen Prozesse, wie sie sind. Allerdings werden die Vorteile von S/4HANA im Finance-Bereich, wie etwa das Universal Journal, verwendet. Die dafür notwendigen technischen Änderungen sind in der On-Premise Edition „1503“ beinhaltet. Da diese Lösung die logistischen Prozesse unangetastet lässt, können sie mit den bekannten Transaktionen und den bis dato erfolgten Anpassungen weiterverwendet werden. Auf der Finance-Seite werden die Prozesse sukzessive von SAP-Seite überarbeitet und optimiert.

Schließlich gibt es die S/4HANA-Lösung, die ab der On-Premise Edition „1511“ eingesetzt werden kann. Diese beinhaltet Simplified-Finance- und Simplified-Logistics-Prozesse. Bisher steht noch nicht die volle Funktionalität der vereinfachten, „Simplified“-Lösung in S/4HANA zur Verfügung. Basierend auf dieser Lösung werden aber nach und nach alle Innovationen von S/4HANA eingespielt und bereitgestellt. Nur diese Lösung stellt sicher, dass alle Neuerungen über alle Prozesse hinweg zur Verfügung stehen. 

Die aktuelle S/4HANA Version „1605“ bringt etliche neue FIORI Apps für Standard-Finance-Anwendungen mit sich.

Was sind also die Transitionsmöglichkeiten im Detail und welche Art der Transition eignet sich für welches Unternehmen? SAP bietet derzeit mehrere mögliche Szenarien, die jeweils aktuellsten Softwareversionen zu nutzen. 

SAP Begriffserklärung

Szenario 1: Neue Einführung eines ERP-Systems

Viele Anwender fragen sich, wann der „Point of no Return“ erreicht sei, ab dem nur noch S/4HANA implementiert und Business Suite 6.0 bei Neueinführungen nicht mehr in Betracht gezogen werden sollte. Hier gilt stets: Wenn ein IT- oder Fachprojektleiter entscheiden muss, auf welcher technologischen Basis ein neues System aufgebaut werden soll, muss er sich die Funktionalität im Detail ansehen. Werden die geforderten Funktionen abgedeckt, lautet die Antwort S/4HANA. Bei vielen Unternehmen aber wird die Business Suite auf EHP7 die bessere Funktionalität bieten – es ist davon auszugehen, dass SAP mindestens bis 2025 den Support aufrechterhält. Somit ist diese Entscheidung belastbar.

Nur mit dem neuen S/4HANA Codestack gibt es aber die Möglichkeit, sich mit aktuellen Themen auseinanderzusetzen und die Business- und IT-Möglichkeiten der kommenden Jahre für sich nutzbar zu machen. Wenn ein Unternehmen die Digitalisierung ernst nimmt, ist die aktive Auseinandersetzung mit der Lösung und ihr nächstmöglicher Einsatz die logische Folge.

Für wen ist dieses Szenario sinnvoll? Zum einen macht es für mittelständische Unternehmen Sinn, die vor einer Neueinführung stehen und sich mit S/4HANA für die Sicherheit einer zukunftsfesten, technologischen Basis entscheiden. Zum anderen ist dieses Szenario für Konzerne geeignet, die eines ihrer SAP-Systeme mit bestimmten Funktionalitäten ablösen und bei denen die benötigten Funktionalitäten durch S/4HANA abgedeckt sind. 

Szenario 2: Migration eines bestehenden SAP-ERP-Systems 

Diese Möglichkeit umfasst die Umstellung eines bestehenden Systems auf S/4HANA Finance oder auf S/4HANA. Wesentliche Schritte für eine erfolgreiche Migration auf diese beiden Ziellösungen sind gleich:

  • Check der Add-ons und Industrielösungen, um die Funktionalität abzudecken
  • Umstellung von Business Suite EHP7 und Unicode auf S/4HANA Finance (in der Edition „1503“) oder S/4HANA (Edition „1511“)

Um sicherzustellen, dass die S/4HANA-Lösung entsprechend den Anforderungen umgesetzt wird, kann der SAP Maintenance Planner eingesetzt werden. Das Szenario der kompletten Umstellung auf S/4HANA hat Airbus Optronics gewählt und erfolgreich umgesetzt – das Projekt wurde im Rahmen des Ventum SAP Circle für S/4HANA vorgestellt. Klarer Startvorteil hier: Das Unternehmen aus der Sparte Space & Defense der Airbus-Gruppe hatte einen in allen Bereichen aktuellen Release-Stand. 

Für wen ist das Szenario der Umstellung auf S/4HANA sinnvoll? Klar ist: Die Umstellung der logistischen Prozesse im Produktionsumfeld – deren Automatisierungsgrad in Konzernen oft sehr hoch ist und in den viele Jahre unternehmensspezifischer Entwicklungen geflossen sind – ist wesentlich kritischer zu sehen, als die Umstellung der Overhead-Prozesse Finance und Controlling. Daher sind hier Vorsicht und eine sehr umfangreiche und genaue Analyse der Funktionalität geboten, bevor dieses Szenario Anwendung findet. Dies gilt sowohl für Konzerne als auch für den Mittelstand. Der Wechsel zu S/4HANA mit Simplified Finance & Logistics ist im Vergleich zu den anderen Szenarien sicherlich am kritischsten.

Chance auf Rückkehr zum Standard

Logistikprozesse nicht anfassen zu wollen und trotzdem von den Vorteilen der S/4HANA-Lösung zu profitieren, ist eine Zwickmühle, in der sich viele Anwender befinden dürften. Eine genaue Analyse der Geschäftsprozesse kann allerdings zusätzliche Argumente einführen. Siemens hat ein S/4HANA-Szenario in einem Proof of Concept untersucht und dies sowohl auf dem 2nd SAP Circle von Ventum als auch auf der SAPPHIRE 2016 vorgestellt. Die Experten berichteten, dass sich die Geschäftsprozesse durchgängig mit S/4HANA abbilden lassen – inklusive der SD- und MM-Funktionalitäten. Bei Siemens sieht man in S/4HANA das Potenzial, unternehmensspezifische Entwicklungen im Asset Accounting zurückfahren und damit auf den SAP-Standard zurückkehren zu können. Und: Das Feedback aus den Fachbereichen sei positiv gewesen, hier erhoffe man sich eine Verschlankung der Prozesse.

Szenario 3: New Template – Landscape Transformation

Bei einer Landscape Transformation geht es um einen übergreifenden Ansatz der Systemkonsolidierung, die aufgrund der neuen systemseitigen Möglichkeiten mit S/4HANA möglich wird. Dieser eher disruptive Ansatz setzt auf die neue Technologie als Grundlage für die Vereinheitlichung von Templates. Als disruptiv kann dieser Ansatz deswegen bezeichnet werden, weil zu den bestehenden Templates ein neues hinzukommt und diese in Frage stellt.
Damit geht auch die Vereinheitlichung von globalen Systemarchitekturen auf Grundlage von S/4HANA einher. Sinnvoll ist dieser Ansatz im Falle einer SAP-Produktivsystemlandschaft, die über die vergangenen Jahrzehnte in mehreren Templates für einzelne Funktionalitäten gewachsen ist und daher Templates zu verschiedenen Themenbereichen enthält, die weder eine einheitliche technologische Basis noch den gleichen prozessualen Reifegrad aufweisen. Diese Situation findet man eher bei multinationalen Konzernen vor.

Alternative: Central Finance als nicht-disruptiver Ansatz 

Ein nicht-disruptiver Ansatz für die Verwendung von S/4HANA ist der Einsatz einer Central-Finance-Plattform auf Basis von S/4HANA. Mit S/4HANA Central Finance steht eine neue Systeminstanz zur Verfügung, die eine Standardisierung der übergreifenden Finanzprozesse erlaubt, ohne in die operativen vollintegrierten Systeme einzugreifen. Die operative Systemlandschaft bleibt bestehen, wird aber an das neue Central-Finance-System angebunden. Dorthin werden alle relevanten Finanzbelege weitergereicht und in der Central-Finance-Instanz erneut gebucht. Die Belege erhalten neue Belegnummern, werden aber mit der originären Belegnummer im Quellsystem per Standard referenziert. Auch ein direkter Absprung ins Quellsystem ist möglich.

Das klingt nach der Funktionalität des Universal Journals – aktuell ist das wohl auch nicht viel mehr. Aber SAP baut die Funktionalität sukzessive aus. Damit können in Zukunft neben dem globalen Overhead Management auch Anlagenbuchhaltung und Nebenbuchprozesse im Central Finance abgebildet werden. So können übergreifende Standardisierungen in den Finanzprozessen auch rein in Central Finance realisiert werden. Somit kann die CFO-Organisation sowohl in ihren Financial Shared Service Centern als auch in ihren Prozessen in den Landesgesellschaften global einheitlicher agieren. Aus diesem Standardisierungsgedanken heraus setzen Konzerne wie Lufthansa oder Airbus auf S/4HANA Central Finance. Dieses bringt zudem die Möglichkeit dynamischer auf Unternehmenszukäufe oder -abspaltungen zu reagieren, da die zentralen Finanzprozesse im Central Finance Backbone abgebildet auch auf neue Gesellschaften schnell ausgerollt werden können. 

Simple Finance

Exkurs: S/4HANA Cloud vs. On Premise

Neben und mit den Transitionsszenarien stellt sich die Frage nach der gleichberechtigten Cloud-Lösung, die erstmals auch für große Unternehmen eine Option darstellt. Grundsätzlich ist die Codebasis von S/4HANA für Cloud und On Premise gleich. Die Funktionalität ist bei beiden im Wesentlichen gleich – auch wenn es im Detail kleine Unterschiede gibt.

Mit der S/4HANA Cloud Edition können Unternehmen ihre komplette SAP-Landschaft in der Cloud abbilden. Dazu gehören auch Cloud-Applikationen wie CONCUR, Success Factors oder Arriba. Diese Dienste können in der Cloud voll integriert miteinander funktionieren – ohne aufwendige Integrationsszenarien mit Eigenprogrammierungen. Automatische vierteljährliche Updates stellen sicher, dass der Kunde immer den aktuellsten Softwarestand zur Verfügung hat. 

Noch scheinen SAP-ERP-Systeme in Konzernen noch nicht vom Trend zur Cloud erfasst. Oft gehörte Einwände sind hier die Kritikalität der Systeme und die Sorge um deren Verfügbarkeit. Ferner arbeiten viele Konzerne aktuell mit erheblichen Code-Modifizierungen. Auch wenn diese mit S/4HANA reduziert werden, lässt sich mit einer Out-of-the-Box-Lösung in der Cloud nicht der Automatisierungsgrad erreichen, den viele Geschäftsprozesse in großen Organisationen inzwischen aufweisen.
Andererseits erhöht die Cloud-Lösung den Standardisierungsdruck auf Business und IT. Dies senkt die Kosten für die Pflege von Individuallösungen – sicher ein wünschenswerter Effekt. Tendenziell wird die Cloud-Variante zunächst im Mittelstand Einzug halten, da diese eher im SAP-Standard arbeiten.

Fazit

Mit S/4HANA gelingt SAP ein großer Wurf, der sowohl von der Technologie- als auch von der Business-Seite weitreichende Änderungen mit sich bringt.
Schnellere MRP-Läufe, OP-Auswertungen oder nicht mehr notwendige FI-CO-Abstimmungen werden die Business-Seite überzeugen. Die Zahl der Success Stories wird sich in den kommenden Monaten signifikant erhöhen. Denn große Konzerne arbeiten an – längerfristigen – Projekten zur Einführung von S/4HANA.
Das heißt, es liegt sicherlich nicht an mangelnder Funktionalität von SAP, dass die Durchdringung der Kundenbasis mit dieser Technologie noch dauert. Vielmehr liegt es daran, dass die neue Technologie ihre Zeit braucht und entsprechende Experten nur eingeschränkt verfügbar sind. 

 

Balint Tolnay-Knefely

Interview mit Balint Tolnay-Knefely, Partner Ventum Consulting, Finance Enablement.

 

Was ist – kurz zusammengefasst – der Vorteil von S/4HANA gegenüber der Vorversion?

Balint Tolnay-Knefely: Der große Mehrwert von S/4HANA ist, dass eine komplett neue Anwendung von Grund auf entwickelt wurde, die auf die Möglichkeiten und Performance der HANA-Plattform abgestimmt ist und somit erstmals ein einheitliches System aus Datenbankplattform und Anwendungen bietet. 
Die SAP-FIORI-Nutzeroberfläche bietet sehr anwenderorientierte Lösungen – und das auch mobil. Zudem wächst die Performance von Reports aufgrund der neuen Datenstruktur und der In-memory-Datenbank. Was wiederum bei den Usern für größere Akzeptanz sorgt. Nach unseren aktuellen Erfahrungen sind die Endanwender durchaus zufrieden.

Welches Umstiegsszenario würden Sie Ihren Kunden empfehlen?

Balint Tolnay-Knefely: Das hängt vom konkreten Fall ab, eine pauschale Aussage ist hierzu schwierig.
Für mich liegt ein neues S/4HANA-Template nahe, das sukzessive Funktionen aus der alten Systemlandschaft im neuen S/4HANA-Template abbildet. Die diversen Migrationsszenarien gestalten sich aufwendiger, SAP hat aber auch hierzu professionelle Tools und Hilfen, auf die jeder zurückgreifen kann.

Innerhalb von S/4HANA gibt es die Funktionalität Central Finance als separate Lösung, die SAP aktuell vertreibt, was ist Ihre Meinung dazu?

Balint Tolnay-Knefely: Genau zum Thema S/4HANA Central Finance hatten wir erst neulich eine eigene Veranstaltung mit Vertretern von BMW, Airbus und Siemens bei Ventum. Natürlich waren auch SAP-Vertreter anwesend und wir haben uns intensiv mit dem Thema SAP S/4HANA Central Finance auseinandergesetzt. Die Lösung bietet gerade für Kunden, die eine dezentrale Systemlandschaft haben, eine gute Absprungbasis, um diverse Prozesse zu vereinheitlichen und Funktionalitäten schrittweise in ihr Central Finance zu übernehmen. Es gibt hier viel Bewegung in den Konzernen in diese Richtung. Auch hierzu werden Proof of Concept-Projekte durchgeführt. Aktuell arbeiten wir an einem Untersuchungsauftrag für einen Automotive OEM um die Einsatzmöglichkeiten von Central Finance zu beleuchten.

 


 

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