Thought Leadership
Ein häufiges Problem in Unternehmen: Der Controller benötigt vom Vertrieb aktuelle Daten zu einem Kunden. Dieser schickt die Informationen von einem Dokument aus Microsoft SharePoint. Damit kann der Controller in seinen SAP-Systemen nur wenig anfangen.
Unternehmen müssen die Welten von Microsoft und SAP also nahtlos miteinander verbinden. Doch welche Lösungen stehen dafür zur Verfügung?
Die langjährige Erfahrung von Campana & Schott zeigt, dass verschiedene Abteilungen oft unterschiedliche Anwendungen nutzen oder Mitarbeiter zwischen Systemen wechseln müssen. Während Geschäftsdaten normalerweise in ERP-Systemen wie SAP geführt werden, arbeiten Projektteams und Linien-Organisationen hauptsächlich auf der Basis von Microsoft-Technologien.
Es ist nicht immer einfach, Informationen nahtlos zwischen den Welten von SAP und Microsoft zu übertragen. So besteht einerseits die Gefahr, dass nicht alle Daten berücksichtigt werden, andererseits können bei der manuellen Übertragung Fehler entstehen. Auch sollte die Mitarbeiterzufriedenheit bedacht werden. Diese sinkt meist deutlich, wenn die Kollegen ständig zwischen Microsoft- und SAP-Anwendungen wechseln müssen.
Bild 1: CS Connect verbindet unter anderem diese Systeme.
IT-Abteilungen stehen damit vor der Herausforderung, Daten aus ERP-Systemen und Microsoft-Umgebungen zu integrieren. Dies wird heute Durch die Nutzung der Cloud bzw. Hybrid Cloud zusätzlich verschärft. Geschäftskritische Daten liegen hier meist im eigenen Rechenzentrum, während weniger sensible Informationen in die Cloud ausgelagert werden. Für diese hybriden Strukturen ist eine Integrationslösung zwischen eigenen Servern und der Cloud unumgänglich.
Müssen also die Daten aus beiden Welten zusammengebracht werden, gibt es zwei Möglichkeiten: Ad-hoc-Integration oder Synchronisation.
Ad-hoc-Integration und Synchronisation
Bei der Ad-hoc-Integration werden die Live-Daten aus dem Quellsystem direkt im Zielsystem angezeigt. Ein mögliches Beispiel hierfür bildet die Arbeitszeiterfassung über SharePoint. Trägt der Teamleiter hier die entsprechenden Zeiten ein, werden sie direkt in SAP übertragen und gespeichert. SharePoint dient dabei nur als Eingabemaske und als Fenster zu den SAP-Daten. Der Nutzer bemerkt vom dahinterliegenden SAP-System nichts.
Eine solche Ad-hoc-Integration bietet die Vorteile, dass der Nutzer immer mit aktuellen Daten arbeitet und er direktes Feedback bekommt. Gleichzeitig werden vom System die Berechtigungen für die Eingaben geprüft und das Unternehmen erhält durch die sofortige Speicherung und Nachverfolgung eine Revisionssicherheit.
Allerdings birgt diese Variante auch einige Nachteile. So muss der Zugriff der Nutzer auf die Systeme jederzeit unterbrechungsfrei gewährleistet sein und eine ständige Verbindung zu SAP herrschen. Der Anwender benötigt als stets eine aktive Internetverbindung. Auch für die Übertragung von Massendaten ist die Ad-hoc-Integration nur bedingt geeignet, da die sinkende Performance zu längeren Wartezeiten und damit sinkender Akzeptanz beim Anwender führt. Die Daten sind nicht nativ im Zielsystem vorhanden, so dass sie sich für viele Szenarien nicht oder nur mit viel Aufwand wieder- oder weiterverwenden lassen. Zudem entstehen Lizenzkosten je Mitarbeiter für das Quell- und Zielsystem sowie je nach Produkt für die Integrationssoftware.
Bild 2: Integrate CRM online into O365 using CS Cloud Connector
Eine Alternative – z.B. in der Offline Nutzung – bietet die Synchronisation. Hier werden die Daten zu definierten Zeitpunkten in Quell- und Zielsystem miteinander abgeglichen. Diese redundante Datenhaltung in SAP und den Anwendungen bietet eine deutlich höhere Performance und eignet sich optimal für große Datenmengen. Diese Variante ermöglicht die Ausnutzung von Rand- und Ruhezeiten zur optimalen Lastverteilung. Die Daten sind im Zielsystem nativ verfügbar und lassen sich so einfach weiterverwenden. IT-Experten kümmern sich um die zentrale Steuerung und das Monitoring. Für den Benutzer ist dabei nur eine Lizenz im Zielsystem nötig.
Doch auch die Synchronisation birgt einige Herausforderungen: Die Daten sind je nach Synchronisationsintervall nicht immer aktuell. Die Daten werden in mindestens zwei Systemen gespeichert, so dass definiert werden muss, welches System für welche Daten und Aktionen das führende ist. Im jeweils anderen System dürfen diese Daten nicht oder nur nach fest definierten Regeln angepasst werden, um Synchronität zu gewährleisten.
Integrationssoftware
Um diese beiden Integrationsarchitekturen umzusetzen, stehen verschiedene Technologien bereit. SAP bietet mit seiner Lösung Gateway for Microsoft Single Sign-On. Es enthält User Mapping, Generatoren und Tools zur Bereitstellung von Services sowie Visual Studio Programmier-Templates und ein Excel Add-in für den Zugriff auf bestehende Data Services – auch ohne Programmierung. Eine Stärke der Lösung ist die Cloud-Fähigkeit. Allerdings werden für jeden Nutzer drei Lizenzen nötig: für das Gateway for Microsoft, die SAP- und die Microsoft-Software. Zudem besitzt Gateway for Micro-soft nicht den Charakter eines zentralen Integrationstools, da die Services pro Anwendungsfall separat bereitgestellt werden.
Um diese Schwächen zu vermeiden, haben Drittanbieter eigene Anwendungen auf den Markt gebracht, zum Beispiel CS Connect von Campana & Schott. Es bietet die Möglichkeit zur Synchronisation ebenso wie zur Ad-hoc-Integration. Diese Flexibilität erreicht das Tool durch seine modulare Architektur. Gestaltungsobjekte sind zum Beispiel Workflows, Systemadapter, Systeminstanzen, Transformer sowie Transformerfunktionen zur Business-Logik und Filter. Auch kann durch spezielle Auslöser gezielt auf Ereignisse wie zum Beispiel das Veröffentlichen eines Projekts reagiert werden. Daneben können Anbieter auch vollständig neue Individuallösungen entwickeln, die für konkrete Anwen-dungsfälle programmiert werden. Der Aufwand für Design und Implementierung ist jedoch relativ hoch.
Erfolgskriterium Integrationspartner
Bei der Auswahl der richtigen Lösung spielt neben der Entscheidung für die technologische Lösung auch der Anbieter eine wichtige Rolle. Dieser sollte die komplette Service-Palette von der Technologiefindung über Workshops, Design, Entwicklung, Projektmanagement und Implementierung bis hin zur Verankerung durch Support und Betrieb für die gesamte Microsoft-SAP-Integration bieten können. Ein guter Integrationspartner bezieht dann neben Gateway for Microsoft und Individuallösungen auch eigene oder andere Integrationstechnologien von Drittanbietern ein, um eine nahtlose Integration von Applikationen über Systemgrenzen hinweg bereitzustellen.
Sven Weitz, Manager bei Campana & Schott
