Digitale Transformation mitarbeiterorientiert und praxisnah

Mehr Mitarbeiterzufriedenheit durch digitale Tools? So gelingt die Transformation!

Je mehr digitale Tools desto mehr Erfolg und zufriedenere Mitarbeitende? Weit gefehlt! Die richtigen Tools können Mitarbeitende entlasten und Prozesse effizienter machen, die falschen haben allerdings den gegenteiligen Effekt, sprich: Augen auf bei der Wahl von Tools!

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Der Arbeitsmarkt verändert sich seit zwei Jahren in einem atemberaubenden Tempo. Wo viele Unternehmen zu Beginn der Pandemie noch Mitarbeitende entlassen mussten, hat sich das Blatt inzwischen vollständig gewendet. Die meisten Unternehmen suchen händeringend nach qualifiziertem Personal. In den USA ist in Anlehnung an die „Great Depression“ der 1930er Jahre gar schon von der „Great Resignation“ die Rede. Auch in Deutschland hält diese Kündigungswelle Einzug. Laut einer aktuellen Studie wollen fast die Hälfte der Arbeitnehmenden (45 Prozent) ihre Stelle in den nächsten 6 bis 12 Monaten kündigen. Ein Hauptgrund dafür: zu viele digitale Tools. 

Digital Overload? 

Was zunächst paradox erscheint, ist in vielen Betrieben eine Realität, die sich vor allem im Zuge der Pandemie herausgebildet hat. In vielen Fällen mussten ab März letzten Jahres bestehende Digitalisierungsrückstände im Eiltempo aufgeholt werden, was die Einführung teilweise unzähliger Tools für verschiedenste Arbeitsschritte zur Folge hatte. Viele Mitarbeitende (36 Prozent) fühlen sich von dieser Flut an Tools überfordert und in Ihrem Arbeitsalltag gestört. Zwar ist ein Digitalisierungsschub gerade in deutschen Unternehmen zweifelsohne notwendig, doch geht es dabei um viel mehr als die bloße Bereitstellung von Soft- und Hardware. Es geht für Unternehmen darum, ihre Mitarbeitenden bei Routinetätigkeiten zu entlasten und bei komplexeren Aufgaben zu unterstützen. Wenn dies gelingt, entsteht eine klassische Win-Win-Situation, da das Unternehmen dank der effizienteren Arbeitsprozesse wächst und den Mitarbeitenden mehr Raum und Ressourcen zur Verfügung stehen, um ihre Aufgaben bestmöglich voranzutreiben,

Die richtigen Tools für die richtigen Prozesse

Im Zentrum der digitalen Transformation müssen aus Unternehmenssicht die Mitarbeitenden stehen. Das entscheidende bei der Implementierung digitaler Tools ist demnach eine offene Kommunikationskultur. Vorstandsmitglieder und Teamleiter müssen nicht nur sich selbst, sondern auch ihre Mitarbeitenden fragen, an welcher Stelle digitale Tools reibungslos integriert werden können und die Mitarbeitenden tatsächlich entlasten und unterstützen. Wenn Hindernisse und Probleme im Arbeitsalltag gemeinsam identifiziert werden, können Lösungen gefunden werden, die von den Mitarbeitenden dann auch als Hilfe und nicht als weiteres To-do wahrgenommen werden.  

Ein Beispiel für einen solchen Prozess stellt das Spesenmanagement dar. In vielen Unternehmen müssen sich Mitarbeitende bei der Spesenabrechnung nach wie vor mit unzähligen, mal besser mal schlechter aufbewahrten Zahlungsbelegen herumschlagen. Pro Zahlungsbeleg fallen für Einreichung, Durchsicht und Bearbeitung durchschnittlich circa 50 Minuten Arbeit an, der Mitarbeiterzufriedenheit nicht besonders zuträglich. Glücklicherweise gibt es für diese repetitive Tätigkeit digitale Lösungen, durch die der gesamte Prozess deutlich effizienter und mitarbeiterfreundlich wird. Mit Hilfe von digitalen Tools wie zum Beispiel Rydoo kann das gesamte Spesenmanagement zu einem großen Teil automatisiert werden, wobei Mitarbeitende Zahlungsbelege nur noch abfotografieren und in eine App übertragen müssen, die sich dann eigenständig um die Bearbeitung kümmert. Dies birgt nicht nur den Vorteil, dass sowohl Mitarbeitende in der Finanzbuchhaltung als auch die Personen, die Spesen einreichen, eine lästige Tätigkeit abgenommen und wertvolle Zeit frei wird, sondern auch dass der gesamte Abrechnungsprozess weniger fehleranfällig sowie papierlos und damit umweltfreundlicher wird.

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Digitalisierung ja, aber nicht mit der Gießkanne 

Die Digitalisierung ist ein Mammutprojekt, das sich nicht von heute auf morgen realisieren lässt. Bezogen auf digitale Tools müssen Vorstände, Manager und Teamleiter sehr genau darauf achten, in welche Prozesse sich diese sinnvoll integrieren lassen. Das Beispiel des Spesenmanagements zeigt, dass sie sich bei diesen Überlegungen in erster Linie an der Mitarbeiterperspektive orientieren sollten. Nur wenn ein Tool ein konkretes Problem der Mitarbeitenden löst, steigert es deren Zufriedenheit und Produktivität. Weitere Faktoren sind die Compliance und die unkomplizierte Implementierung, sodass sich das Tool ohne größere Schulungen in den Arbeitsalltag einfügt und schnellstmöglich Mehrwert stiftet, materiell wie immateriell.  

Nur wenn die Mitarbeitenden also im Mittelpunkt der digitalen Transformation stehen, wird deren Ziel erreicht, das Arbeitsleben zu erleichtern. Wohlgewählte digitale Tool sind essenziell, um ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich die Mitarbeitenden wohl fühlen und ihrem Unternehmen langfristig treu bleiben. In anderen Worten: Digitalisierung ja, aber mitarbeiterorientiert und praxisnah.  

Jannik Münzenberg

Rydoo -

Territory Manager DACH

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