Das ungenutzte Potenzial von Online-Meetings

KI-gestützte Video-Aufzeichnungen

Quelle: AnyClip
Quelle: AnyClip

Mit Aufzeichnungen von Video-Besprechungen geht kein Wissen im Unternehmen mehr verloren. Vorausgesetzt, die enthaltenen Informationen werden einfach und schnell von allen Mitarbeitern gefunden. Das gelingt mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI).

Online-Meetings sind in Unternehmen inzwischen so fest verankert, dass wir kaum noch darüber nachdenken. Das sollten wir aber: Darin stecken erhebliche, von den meisten Unternehmen allerdings bislang ungenutzte, Potenziale. Video-Besprechungen lassen sich nämlich aufzeichnen. Seien es interne Meetings, Bewerbungsgespräche oder Mitarbeiter-Trainings – mithilfe von Video-Aufzeichnungen können sich Mitarbeiter die Inhalte jederzeit noch einmal ansehen, gegebenenfalls verpasste Inhalte nachholen sowie relevante Inhalte mit weiteren Kollegen teilen. Dadurch lässt sich die Produktivität im gesamten Unternehmen massiv steigern. Außerdem wird die interne Kommunikation deutlich effizienter.

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Aber: Eine Datenbank mit zig Video-Aufzeichnungen ist ungefähr so nützlich wie ein unsortierter Aktenstapel. Die Aufzeichnungen nützen niemandem etwas, wenn Mitarbeiter den halben Arbeitstag damit verbringen, die gesuchten Inhalte zu finden. Ohne eine geeignete Suchfunktion kann das Potenzial der Unmengen von Videomaterial nicht ausgeschöpft werden. Erforderlich ist also ein Tool, mit dem man die Informationen, die in den Videos enthalten sind, mit wenigen Mausklicks gezielt zugänglich machen kann. Das ist mit künstlicher Intelligenz (KI) möglich.

Mit KI wird alles, das in einem Video stattfindet, verschlagwortet und auffindbar gemacht. Gesprochene Sprache wird automatisch erkannt und mit Untertiteln versehen. Auch Texte aus Präsentationen, die auf dem Bildschirm erscheinen, werden sofort erfasst. Dadurch kann ein Video genauso schnell durchsucht werden wie bei der Textsuche in einem WORD-Dokument. Anstatt sich mühselig durch Videodateien zu klicken, finden Mitarbeiter auf Knopfdruck genau die Informationen, nach denen sie suchen. Und vielmehr: Durch KI können die Videos auch zentral abgespeichert werden – in einem Videoarchiv mit Hubs für spezielle Seminare, Tutorials usw. oder sortiert nach einzelnen Abteilungen.

Video-Highlights: automatische Zusammenfassung einer Besprechung

Die wenigsten Mitarbeiter haben allerdings die Zeit, sich sämtliche Aufzeichnungen in aller Länge anzusehen. Möchte ein Mitarbeiter zum Beispiel eine verpasste Besprechung nachholen oder seine Erinnerung an eine Besprechung auffrischen, ist es im Arbeitsalltag kaum möglich, sich ein einstündiges Video anzusehen. Auch hier unterstützt künstliche Intelligenz: Mit KI-basierten Highlight Reels werden die wichtigsten Inhalte eines Video-Meetings automatisch zusammengefasst. Dabei wird aus einem unter Umständen mehrstündigen Gespräch ein z.B. 10-minütiges Highlights-Video, mit allen individuell selektierten Daten. Damit können sich die Mitarbeiter einen schnellen Überblick über das Besprochene verschaffen – und direkt die Stellen in der Aufzeichnung finden, die sie benötigen.

Quelle: AnyClip
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Die Video-Highlights werden mit Hilfe von Machine Learning-Modellen erstellt. Die Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP) wird verwendet, um sowohl Speech-to-Text-Transkriptionen des in der Audiospur gesprochenen Textes als auch die optische Zeichenerkennung (OCR) des auf dem Bildschirm erscheinenden Textes zu analysieren. Das Ziel ist es, sowohl das gesprochene Wort als auch den geschriebenen Text im Zusammenhang zu verstehen und dann zu bestimmen, welche Inhalte am wichtigsten sind. Daraus wird dann ein Supercut der wichtigsten Clips des Meetings zusammengestellt.

Video-Aufzeichnungen beim On- und Offboarding

Auch für die gründliche Einarbeitung neuer Kollegen fehlt oftmals die Zeit. Meeting-Aufzeichnungen können hierbei als Lernvideos genutzt werden und neuen Mitarbeitern als Onboarding- und Schulungsmaterial zur Verfügung gestellt werden. Durch einen Zugang zu thematischen Videoplaylists können Mitarbeiter auf diese Weise alle relevanten Informationen leicht finden und in ihrem eigenen Tempo durchsuchen und bearbeiten. Persönliche Video-Besprechungen können dann gezielt auf die Klärung spezifischer Fragen oder Unklarheiten ausgerichtet werden. Der unerwünschte “Meeting-Wall” wird so vermieden.

In den Onboarding-Videos können mithilfe von KI automatisch Call-to-Actions (CTAs), Links zu verwandten Videos und Dokumenten sowie Meinungsumfragen eingeblendet werden. Dadurch wird der Lernprozess für den Arbeitgeber mit minimalem Aufwand stetig optimiert. Die Suchfunktion der KI macht es für die Mitarbeiter noch einfacher: Sie können ihre Videoarchive nach allen Informationen durchsuchen, die sie für ihr Onboarding benötigen.

Dies ist jedoch nicht nur für aktuelle Mitarbeiter von Bedeutung, sondern auch für diejenigen, die es zu ersetzen gilt. Ein (unerwarteter) Personalabgang kann für ein Team zunächst herausfordernd sein. Durchsuchbare Besprechungsaufzeichnungen stellen sicher, dass das relevante Wissen dauerhaft im Unternehmen bleibt.

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Chancen der Digitalisierung nutzen

Ein zentraler Speicherort für Video-Aufzeichnungen ist wie ein externes Gehirn: Es enthält das gesamte Wissen der Mitarbeiter sowie konkrete Informationen über Kundenprojekte, Produkte, interne Initiativen usw. Mithilfe von künstlicher Intelligenz wird dieses Wissen gezielt durchsuchbar gemacht, was die Arbeitsweise und Effizienz eines Unternehmens entscheidend verändern kann. Es gilt, die Möglichkeiten der Digitalisierung optimal zu nutzen: Video ist heute fast eine natürliche Ressource – sie ist überall vorhanden. Unternehmen, die diese nutzen, schaffen es in der Ära des hybriden Arbeitens und bei allem, was danach kommt, erfolgreich zu sein.

Michael Kummer AnyClip

Michael Kummer

AnyClip -

Geschäftsführer DACH/UK

Michael Kummer blickt auf 30 Jahre qualifizierte Vertriebs- und Managementerfahrung in der B2B-IT-Branche mit Fokus auf SaaS-Geschäftsmodelle zurück. Darunter rund zehn Jahre in leitender Funktion bei KALTURA, einem Anbieter von Videolösungen. Seit Ende 2021 ist Michael Kummer als Geschäftsführer in DACH und UK bei AnyClip tätig.
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