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RPA

„Mit intelligenter Software können Sie Prozesse in kürzester Zeit und mit geringem Aufwand optimieren.“ Keine Frage, Versprechen wie diese aus den Hochglanzbroschüren der Beratungshäuser klingen verlockend. Doch geht diese Gleichung nicht immer auf.

Vor knapp fünf Jahren setzten sich die ersten Unternehmen mit Robotic Process Automation, kurz RPA, auseinander. Seither wächst die Nachfrage auch in Deutschland kontinuierlich. Vor allem, weil sich softwaregestützte Roboter branchenunabhängig einsetzen und Prozesse unterschiedlichster Art automatisieren lassen: von einem Onboarding-Prozess in der Personalabteilung einer Bank bis hin zu debitorischen Prozessen in der Buchhaltung eines Maschinenbauers, so die Theorie. In der Praxis müssen Unternehmen potenzielle RPA-Projekte einem gründlichen Test unterziehen. Andernfalls besteht die Gefahr, Prozesse zu schnell in Muster zu zwängen und Entscheidungen voreilig zu treffen. Die Folge: Kurz- bis mittelfristig rechnen sich die hohen Investitionskosten nicht.

…weil es schnell gehen muss

Warum erzielen RPA-Projekte nicht immer den angedachten Erfolg? Zum einen, weil falsche Annahmen getroffen werden. Ein komplizierter und ineffizienter Geschäftsprozess mit vielen Ausnahmen lässt sich mithilfe eines Softwareroboters nicht vereinfachen. Zum anderen nehmen sich viele Unternehmen nicht die Zeit, um bestehende Prozesse zu evaluieren und zu optimieren. Sie unterschätzen schlichtweg den Aufwand, der mit der Prozessauswahl einhergeht. Dabei ist eine erfolgreiche Automatisierung erst erfolgreich, wenn alle Parameter für RPA erfüllt sind. Bei Syncwork nutzen wir hierfür ein Bewertungsmodell, das alle prozessualen, technischen und finanziellen Kriterien genauestens unter die Lupe nimmt und Branchenspezifika berücksichtigt. So weiß der Kunde schnell, woran er ist. Zu unserem Job gehört es dann auch, Nein zu ineffizienten RPA-Lösungen zu sagen und mögliche Alternativen zu präsentieren.

…weil die Kollegen aus der IT fehlen

Das Automatisierungsprojekt ist auf der Zielgeraden: Die Software ist installiert, die Prozessautomatisierung implementiert, erste Tests laufen. Doch plötzlich meldet sich der Kollege aus der IT und stellt unliebsame Fragen: Wie wird sichergestellt, dass externe Angriffe verhindert werden? Liegen Service Level Agreements vor? Wie verhält sich die RPA-Software bei einem Releasewechsel? Und warum wurde die IT-Abteilung nicht ins Boot geholt? Schließlich sorgt sie für eine zentrale und reibungslose Steuerung der Gesamt-IT. Fragen über Fragen, die das Projektteam im Vorfeld nicht geklärt hat, werden jetzt zum Verhängnis.

Das Beispiel zeigt: Unternehmen sollten die Last auf viele Schultern verteilen. Selbst wenn ein großer Vorteil der RPA-Technologie darin besteht, dass ihn die Fachabteilungen direkt betreiben können – die IT-Kollegen dürfen nicht vergessen werden. Sie sind es, die in puncto Releasewechsel, Softwarearchitektur und Lizenzbeschaffung die richtigen Fragen stellen.

…weil die Angst vor Veränderungen zu groß ist

Gerüchte verbreiten sich über den Flurfunk schneller als gedacht: Wer Prozesse automatisiert, will Personal einsparen. Die ersten Zweifler suchen Verbündete, machen ihrem Unmut Luft und blockieren im schlimmsten Fall durch das Rückhalten von relevanten Informationen wesentliche Entscheidungsprozesse. Das Projekt stockt und das Betriebsklima droht zu vergiften. Ein erfolgreiches RPA-Projekt sieht anders aus.

Tatsächlich sollen Softwareroboter Aufgaben übernehmen, die bislang manuell erledigt wurden. Doch geht es bei RPA in den seltensten Fällen darum, Arbeitsplätze einzusparen. Vielmehr wollen Unternehmen Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten schaffen. Wer ständig monotone Excel-Reports erstellt, dem bleibt künftig Zeit für anspruchsvollere und wertschöpfendere Aufgaben. Wie eine Automatisierungslösung die Kollegen konkret entlastet, muss früh kommuniziert werden und schnell spürbar sein. Hierbei sollte die Begleitung der Veränderungen durch ein professionelles Change Management erfolgen.

…weil der Erfolg nicht sofort eintritt

Bei vielen Anbietern klingt die Gleichung simpel: Prozess plus Automatisierung mittels RPA ist gleich Erfolg. Jedoch handelt es sich bei einer RPA-Implementierung um ein „richtiges“ Softwareprojekt, das am besten agil bewältigt wird. Heißt: Unternehmen sollten in kleinen, planbaren Schritten vorgehen, um Herausforderungen in den agilen Sprints zu bewältigen. Denn selten sind Test- und Produktivumgebung komplett identisch.

Selbstverständlich gehen RPA-Projekte auch ohne Stolpersteine erfolgreich über die Bühne. Aber manchmal braucht es einen langen Atem, um den Softwareroboter optimal an die Prozesse anzupassen. Dessen sollte sich jedes Unternehmen bewusst sein. Wenn die Automatisierung dann aber erfolgreich ist, können Arbeitsabläufe optimiert und Freiräume geschaffen werden. Davon profitieren nicht nur die Projektbeteiligten, sondern das gesamte Unternehmen.

Jörg Reimann, Management Consultant
Jörg Reimann
Management Consultant, Syncwork AG

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