Mit iPaaS Geschäftsprozesse optimieren

Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist ein kontinuierlicher Prozess, bei dem sich iPaaS-Lösungen (Integration Platform as a Service) als ideale Unterstützung erweisen. In dieser Folge stellen wir Ihnen die sechs Schritte zur erfolgreichen Prozessoptimierung vor.

Automatisierung und Optimierung sind aus dem Unternehmenskontext nicht mehr wegzudenken. Hoher Wettbewerbs- und Innovationsdruck, die mühsame Suche nach qualifizierten Mitarbeitern, steigende Inflation und Kosten sind zunächst die Treiber. Das Ergebnis sind effizientere und robustere Prozesse, deutlich reduzierte Fehlerquoten und ein verbesserter Service.

Kurzum: Die Optimierung von Geschäftsprozessen löst nicht nur unmittelbare Probleme, sondern gibt auch detaillierte Einblicke in das Geschäft, ermöglicht eine nachhaltige Planung und Umsetzung von Geschäftsstrategien und erlaubt eine bessere Nachvollziehbarkeit der einzelnen Prozesse. Darüber hinaus können Arbeitsabläufe verbessert, (Daten-)Fehler vermieden und der Verwaltungsaufwand reduziert werden. Teammitglieder werden entlastet und die Zeit wird effizienter genutzt. Und vor allem: Das Kundenerlebnis profitiert enorm. Eine umfassende Win-Win-Situation für jeden Unternehmensbereich.

Eine solche Optimierung ist jedoch kein einmaliges Projekt. Sie ist ein kontinuierlicher Prozess. Um damit Schritt zu halten, sind iPaaS-Lösungen die ideale Unterstützung für Unternehmen. Automatisierungsplattformen helfen, Geschäftsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Was gilt es dabei zu beachten?

In sechs Schritten Geschäftsprozesse optimieren

Jede Optimierung folgt idealerweise einer Reihe von logischen Schritten. Dabei sollten immer die individuellen Anforderungen und Geschäftsziele im Mittelpunkt stehen.

1) Bedarfsanalyse: Bevor die Implementierung beginnt, ist es wichtig, eine gründliche Analyse der Geschäftsprozesse durchzuführen. Ermitteln Sie Engpässe, ineffiziente Prozesse und Bereiche, in denen die Integration von Anwendungen und Systemen den größten Nutzen bringen könnte. Ist der Bestell- oder Abwicklungsprozess verbesserungsbedürftig? Gibt es Probleme bei der Retourenverwaltung? Oder sollte das HR-Team beim Onboarding entlastet werden? Je detaillierter die Analyse ist, desto besser sind die Ergebnisse.

2) Wählen Sie die richtige iPaaS-Plattform: Es gibt eine große Auswahl an Anbietern auf dem Markt. Wählen Sie eine Plattform, die Ihre Integrationsanforderungen erfüllt. Die folgenden Fragen können bei der Auswahl helfen:

• Wie viele Prozesse sollen automatisiert werden und kann die favorisierte Lösung diese unterstützen?
• Werden Personen außerhalb der IT-Abteilung Integrationen erstellen?
• Werden die Daten abteilungsübergreifend genutzt?
• Wird der Betrieb später skaliert und ist die Lösung flexibel genug?
• Welche Art von Preismodell hat die Lösung und ermöglicht sie dem Unternehmen eine Skalierung ohne zusätzliche Kosten?

Die iPaaS von Celigo beispielsweise bietet maschinelles Lernen und intelligente Wiederholbarkeit durch KI, verfügt über vorgefertigte Best-Practice-Anwendungen, bietet Geschäftsprozess-Know-how und ist je nach Bedarf skalierbar.

3) Entwerfen Sie die Integration: Definieren Sie klare Ziele für die Integration und entwickeln Sie einen Plan, wie die verschiedenen Anwendungen und Datenquellen miteinander verbunden werden sollen. Lösungen, die vorgefertigte Prozessautomatisierungen und -adapter bieten, erleichtern diesen Schritt erheblich. So können alle Prozesse so effizient wie möglich gestaltet werden. Wichtig: Es ist essenziell, auch zukünftige Anforderungen zu berücksichtigen, um eine langfristige und nachhaltige Lösung zu schaffen.

4) Von der Theorie zur Praxis: Setzen Sie den Integrationsplan in die Praxis um und führen Sie umfangreiche Tests durch. Vergewissern Sie sich, dass alle Automatisierungen laufen, die Daten korrekt übertragen werden und die Prozesse reibungslos funktionieren. Etwaige Implementierungsprobleme sollten während der Testphase vor der Inbetriebnahme behoben werden. Ein integriertes Fehlermanagement kann dabei helfen, Fehler automatisch zu beheben und sie sogar zu kategorisieren, um die Fehlersuche während der Testphase und später im Einsatz zu erleichtern.

5) Mitarbeiterschulung: Die Implementierung neuer Integrationsprozesse kann eine Schulung der Mitarbeitenden erfordern. Besonders hilfreich: Intuitive iPaaS-Lösungen der neuesten Generation ermöglichen es den Mitarbeitern, Prozesse ohne IT-Kenntnisse zu integrieren und zu verwalten. Anbieter wie Celigo stellen zudem umfangreiche Help-Center und Online-Schulungsmaterialien zur Verfügung. So können Fachabteilungen ihre Prozesse agil und eigenständig gestalten, ohne Kapazitäten der IT-Abteilung zu binden.

6) Kontinuierliche Überwachung und Optimierung: Wie bereits eingangs erwähnt, ist die Optimierung ein fortlaufender Prozess. Nach der Implementierung ist es wichtig, die Leistung der Integration kontinuierlich zu überwachen und bei Bedarf weitere Verbesserungen vorzunehmen. Sammeln Sie Daten und Analysen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Moderne iPaaS-Lösungen bieten einfache Anpassungen an neue oder sich ändernde Anforderungen, damit Unternehmen agil und anpassungsfähig bleiben.

Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist für den Erfolg im heutigen Wettbewerb unerlässlich. iPaaS-Lösungen sind ein moderner und effektiver Weg zur Integration von Anwendungen, Systemen und Datenquellen, um Prozesse transparenter zu machen, die Effizienz zu steigern, bessere Entscheidungen auf der Grundlage genauer Daten zu treffen und Kosten zu sparen. Durch sorgfältige Planung, Implementierung und Überwachung können Unternehmen die Vorteile dieser Plattformen voll ausschöpfen und ihre Geschäftsprozesse erfolgreich und nachhaltig optimieren.