Einkauf und Buchhaltung durch Digitalisierung entlasten

Angesichts großflächiger Home-Office-Arbeit treiben Unternehmen derzeit im Eiltempo die Digitalisierung und Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse voran. Damit die Beschäftigten von ihren Arbeitsplätzen zuhause aus unterbrechungsfrei und abteilungsübergreifend zusammenarbeiten können, überprüfen viele Bereiche daher bereits intensiv, inwieweit Prozesse digitalisiert und automatisiert werden können.

Für den Bereich der Beschaffung etwa hat der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) schon Anfang 2020 prognostiziert, dass über zwei Drittel der deutschen Unternehmen in absehbarer Zeit ihre operativen Einkaufsprozesse nahezu komplett automatisieren würden. Nimmt man die Rechnungsprüfungs- und Zahlungsprozesse hinzu, spricht man von Procure-to-Pay oder kurz P2P, d.h. von durchgängigen Prozessen, die von der Erstellung einer Bedarfsmeldung bis zur revisionssicheren Rechnungsablage reichen.

P2P heißt nicht automatisch papierlos

Setzen Unternehmen z.B. auf ein ERP-System wie SAP, sollten solche ganzheitlichen P2P-Arbeitsabläufe sich möglichst direkt innerhalb des Systems durchführen lassen – was aber nicht heißt, dass sie damit automatisch schon gänzlich papierlos stattfinden. Workflow- und Prozesslösungen wie die der xSuite Group übernehmen daher die Digitalisierung und sorgen außerdem dafür, dass dokumentenbasierte Prozesse durchgängig automatisiert in SAP abgebildet werden.

Denn sieht man einmal genauer hin, sind die klassischen P2P-Abläufe heute auch noch oft viel weniger digital bzw. automatisiert, als man zunächst annehmen könnte. Einkaufs- und Buchhaltungsabteilungen sind in der Regel sehr gut organisiert und haben ihre Papierprozesse bereits bis zum Äußersten optimiert. Hohe Compliance-Anforderungen, eine stetig steigende Anzahl zu bearbeitender Vorgänge und schwer nachzubesetzende offene Stellen, dazu noch die steigende Tendenz zum Home-Office – all dies lässt die Arbeitsbelastung in den betroffenen Abteilungen stetig ansteigen. Ein effizientes Arbeiten auch auf Dauer sicherzustellen, bedeutet, die operativen Geschäftsprozesse so weit wie möglich zu digitalisieren und damit Einkauf und Buchhaltung zu verbinden. Diese durchgängig automatisierten Abläufe bieten die notwendige Arbeitsentlastung für die Fachbereiche. Die Arbeitsergebnisse lassen sich auf diese Weise verbessern und gesteckte Zielvorgaben leichter erreichen. Eine schnellere, übersichtlichere Bearbeitung mit weniger manuellen Schritten macht es möglich.

Digitalisierung startet bei der Bedarfserfassung

Die Potenziale für eine Digitalisierung und Automatisierung in Einkauf und kreditorischer Buchhaltung verbergen sich in vielen einzelnen Arbeitsschritten über den gesamten P2P-Prozess hinweg. Hier sind immer mehrere Handelnde involviert und daher ergeben sich auch zahlreiche Stellschrauben, um Abläufe zu optimieren und eine passende Softwarelösung wie die der xSuite einzuführen. Bei der Bedarfserfassung mit SAP können Anfragen mit Hilfe eines Workflows digital erstellt werden, wahlweise über einen Webclient oder eine SAP Fiori App. Indem die Bedarfsmeldung bereits digital eingeht, liegen dem Einkauf alle Informationen standardisiert und zentral vor und er muss sie nicht mehr aufwändig manuell zusammentragen.

Auch die nächsten Schritte – wer soll die Anfrage zur Prüfung bzw. Freigabe vorgelegt bekommen? – können mittels Workflow automatisiert werden. Nach der Prüfung der freigegebenen Bedarfsanforderung durch den Einkauf generiert das xSuite-System automatisch im Hintergrund die Bestellung aus der Anforderung. Weitere manuelle Arbeitsschritte sind nicht mehr nötig, die Bestellung kann an den Lieferanten gesendet werden.

Freigabe einer Bestellung in SAP. (Bild: xSuite Group)

Auftragsbestätigungen automatisiert ins ERP-System

In der nächsten Stufe innerhalb des P2P-Prozesses wird der Lieferant auf die Bestellung mit einer Auftragsbestätigung antworten. Hier können Digitalisierung und Automatisierung umgesetzt werden, indem die Daten aus der eingehenden Bestätigung automatisiert nach SAP übernommen werden – bei papierbasierten ebenso wie bei digitalen Dokumenten, von PDF- bis XML-Dateien. Beleglesetechnologie erfasst die Bestätigungsdaten aus den Dokumenten und überträgt sie in das entsprechende Feld des SAP-Systems. Manuelles Abtippen oder „copy & paste“ entfallen. Automatisieren lässt sich an dieser Stelle auch die inhaltliche Prüfung. Farblich hervorgehobene Warnhinweise geben an, dass ein Wert aus der Bestätigung gegebenenfalls von der Bestellung abweicht. Das erleichtert und beschleunigt die Überprüfung deutlich.

Manuelle Handgriffe entfallen bei der Rechnungsverarbeitung

Rechnungseingang, -prüfung und -freigabe schließen sich inhaltlich innerhalb der P2P-Prozesskette an die vorangegangene Bestellung an. Auch dort kann man mit der Automatisierung ansetzen und es bilden sich ähnliche Möglichkeiten wie bei der Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen.

Gehen die Rechnungen noch in Papierform oder als PDF ein, liest eine Erfassungssoftware die Daten aus und überträgt sie in die dafür vorgesehenen SAP-Felder. Damit entfällt eine aufwändige, zeitraubende Routinetätigkeit. Es ist nur noch der prüfende Blick des Bearbeiters zur Validierung der Beleglesungsergebnisse erforderlich. Bei Rechnungen mit Bestellbezug kann auch der inhaltliche Abgleich automatisiert werden. Im Falle, dass es keine Bestellung zur Rechnung gibt, erfolgt die Automatisierung der Arbeitsschritte ohne den inhaltlichen Abgleich.

Es zeigt sich: Viele Arbeitsschritte in operativen P2P-Prozessen sind Kandidaten für eine Automatisierung. Voraussetzungen dafür sind stets eine Digitalisierung eingehender Dokumente, die Extraktion der Daten aus ihnen und deren automatische Übertragung ins ERP-System. Das funktioniert für eingehende Auftragsbestätigungen ebenso wie für Rechnungen. Vorteil: Ein aufwändiges Abtippen der Daten entfällt.

Validierung einer Rechnung in SAP mit farblicher Hervorhebung der ausgelesenen Daten. (Bild: xSuite Group)

Automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse

Weiteres Optimierungspotenzial ergibt sich bei den Prüf- und Freigabeprozessen. In sie sind immer mehrere Personen involviert, in der Regel aus verschiedenen Fachabteilungen. Durch Digitalisierung und Automatisierung fällt zum einen der Transport der Dokumente von einem Schreibtisch zum nächsten weg, dadurch verkürzen sich die Durchlaufzeiten deutlich. Zum anderen sorgt ein digitaler Workflow für die Einhaltung von Freigaberichtlinien und -prozessen, weil diese systemseitig hinterlegt sind. Sie können dadurch nicht mehr umgangen werden, sei es bei der Bedarfserfassung bis zur Bestellung oder der Prüfung und Freigabe einer Rechnung. Zusammen mit der Reminder-Funktion sowie der automatischen Protokollierung und Archivierung entlastet die Software die Beschäftigten auch von einer gewissen Prozessdisziplin.

Workflowgestützte Automatisierung der P2P-Prozesse spart also zunächst einmal Zeit und Aufwand. Unternehmen profitieren jedoch von weiteren Vorteilen: höhere Transparenz, besserer Auswertbarkeit und mehr Sicherheit. Und weil Automatisierung zu schnellerer Verarbeitung, d.h. Bezahlung führt, spart man durch Skontogewinne auch noch bares Geld.