Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zahlt sich aus. Verschiedene Studien untermauern diese Aussage. Unternehmen mit höherem Digitalisierungsgrad erweisen sich als resilienter in Krisensituationen wie der aktuellen Pandemie und erzielen ein bis zu dreimal höheres Umsatzwachstum.
Wer wettbewerbsfähig sein will, muss sich dahingehend weiterentwickeln. Das Management der Verträge – der Potenziale und Risiken unternehmerischer Beziehungen jeglicher Art – darf auf dieser Agenda nicht fehlen: Denn smarte Vertragsmanagementprodukte bieten neben Antworten auf die gegenwärtigen Anforderungen auch zahlreiche Vorteile.
Was bedeutet „analog“?
Analoges Vertragsmanagement steht für die Nutzung herkömmlicher Verwaltungsmethoden, darunter Papierarchive. In diesem Sinn gelten gängige elektronische Ablagestrukturen, unterstützt durch Tabellenkalkulationen, ebenso als analog. Dabei handelt es sich, trotz beeindruckender Programmierleistungen der zuständigen Mitarbeiter, lediglich um Behelfslösungen: Die begrenzten technologischen Möglichkeiten vermeiden weder zeitintensive, manuelle Tätigkeiten noch redundante Aufgaben oder fehleranfällige Medienbrüche. Zudem gestaltet sich die Integration beteiligter Akteure sowie die lückenlose Prüfung und Nachvollziehbarkeit schwierig.
Steigende Anforderungen brauchen digitale Lösungen
Die Anforderungen an das Vertragsmanagement steigen insbesondere durch geänderte rechtliche Rahmenbedingungen stetig. So bringen seit 2018 die Datenschutzgrundverordnung und aktuell das neue Lieferkettengesetz einen enormen Aufwand für Unternehmen mit sich: Neben der Identifikation des Anpassungsbedarfs entsprechender Klauseln kommen Dokumentationspflichten und sichergestellte Auskunftsfähigkeit im Falle von Überprüfungen hinzu. Den Überblick über den Vertragsbestand zu bewahren, ist die Grundvoraussetzung. Die dafür notwendigen „analogen“ Herkulesaufgaben lassen sich „digital“ meist spielerisch lösen.
Überblick durch eine „Single Source of Truth“
Ein smartes Werkzeug zur Verwaltung von Vereinbarungen besteht im Kern aus einer zentralen Quelle. Digitale Akten dienen, gesammelt an einem Speicherort, als Basis für sämtliche Informationen, Dokumente und Korrespondenz. Individuell gestaltbare Listen schaffen Übersicht über die bestehenden Vereinbarungen. Gegliedert nach Metadaten wie Lieferanten, Vertragsart oder -ende beschleunigen und vereinfachen diese die Beantwortung gängiger Fragestellungen. Durch die ebenso in den digitalen Akten abgelegten und jederzeit einsehbaren Verträge entfallen aufwendige Suchvorgänge in allen involvierten Abteilungen. Ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept stellt darüber hinaus sicher, dass nur definierte Personen Zugriff auf die Daten haben.
Intelligente semantische Volltextsuche mit Schlagwörtern
Dank Optical Character Recognition und intelligenten semantischen Volltextsuchen, sogar mit beliebigen Schlagwörtern, erscheinen die Inhalte aus den Listen und den eingescannten Vereinbarungen in den Ergebnissen. Vertragsmanager ermitteln dadurch änderungsbedürftige Klauseln in wenigen Sekunden und sparen mit diesem Werkzeug im Vergleich zu „analoger“ Recherche viele Arbeitsstunden ein.
Weniger Risiko dank automatisiertem Fristenmanagement
In Hinblick auf die Realisierung vertraglicher Potenziale bei gleichzeitiger Vermeidung von Schadensfällen kommt der aktiven Steuerung von Terminen eine wesentliche Bedeutung zu. Sämtliche Änderungen wie Verlängerungen erfordern durch die vorhandenen Medienbrüche in analogen Tools redundante Abgleichstätigkeiten und manuelle Reminder, welche oft Fehler verursachen. Bei einer modernen Software besteht eine nahtlose Verbindung zwischen Kalender und Vertragsakte. Das integrierte Fristenmanagement berücksichtigt jede Terminverschiebung und versendet automatisierte Erinnerungen in Form von E-Mails und Push-Notifications direkt an die Verantwortlichen, selbst am mobilen Endgerät.
Mehr Effizienz in der Zusammenarbeit, intern wie extern
Im digitalen Vertragsmanagement liegt der Fokus auch auf einer effektiv organisierten und nachvollziehbaren Zusammenarbeit ohne notwendige Rückfragen zu einzelnen Vertragsversionen, aktuellem Status oder zuständigen Personen. So bringen beispielsweise von der Rechtsabteilung freigegebene Templates bereits bei der Erstellung Klarheit hinsichtlich der richtigen Dokumentenfassung. Im Anschluss an die Generierung der Vereinbarung sorgen automatisiert ausgelöste Prüf- und Genehmigungsprozesse für effiziente, revisionssichere Abläufe.
Verhandlungen mit externen Partnern spielen dabei ebenfalls eine bedeutende Rolle.
Alle Beteiligten hinterlegen ihre Unterlagen zentral in geschützten Datenräumen und nehmen dort Änderungen und Kommentare direkt in der jeweiligen digitalen Akte vor. Damit sind sämtliche Anpassungen lückenlos nachvollziehbar, und es herrscht maximale Transparenz bezüglich Version sowie Status. Schlüssel zur nahtlosen Integration externer Partner sind cloudbasierte Produkte, welche die entsprechenden Funktionalitäten standardisiert und unter Einhaltung strengster Datenschutzrichtlinien bereitstellen. Das entlastet lokale IT-Abteilungen.
Die digitale Signatur ist ein Muss
Da die Gültigkeit einer Vereinbarung erst mit der Unterschrift beginnt, braucht eine moderne Software eine systemeigene fortgeschrittene elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung. Die zeit- und ortsunabhängige Erreichbarkeit von Entscheidungsträgern über mobile Endgeräte bewirkt schnellere Zeichnungsprozesse und somit Vertragsabschlüsse. Zudem gelten digitale Signaturen als sicherer im Vergleich zu ihrem handschriftlichen Gegenstück.
KI treibt die Digitalisierung weiter voran
Die Anwendung künstlicher Intelligenz (KI) hat in vielen Bereichen Einzug gehalten, darunter im Vertragsmanagement. Neuronale Netze erlernen, die Inhalte zu verstehen und so die Metadaten zu extrahieren sowie die Vertragsarten zu klassifizieren. Die KI lädt bestehende und neue Vereinbarungen in die Software hoch und beschleunigt dadurch die Digitalisierung signifikant.
„Digital“ steht außer Frage, entscheidend ist der Zeitpunkt
Moderne Softwaretools liefern klare, effektive Antworten auf die aktuellen Herausforderungen und lösen damit die ressourcenintensive sowie in vielerlei Hinsicht riskante, limitierte analoge Verwaltung ab. Im gesamten Vertragslebenszyklus ergeben sich Vorteile, die zu effizienteren Prozessen, höchster Transparenz und besserer Kontrolle führen. Deswegen bleibt nicht die Frage ob, sondern wann der richtige Zeitpunkt für die Digitalisierung des Vertragsmanagements ist: durch den unmittelbaren Einfluss auf den Unternehmenserfolg so bald wie möglich.
