Darum hat analoges Vertragsmanagement ausgedient

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zahlt sich aus. Verschiedene Studien untermauern diese Aussage. Unternehmen mit höherem Digitalisierungsgrad erweisen sich als resilienter in Krisensituationen wie der aktuellen Pandemie und erzielen ein bis zu dreimal höheres Umsatzwachstum.

Wer wettbewerbsfähig sein will, muss sich dahingehend weiterentwickeln. Das Management der Verträge – der Potenziale und Risiken unternehmerischer Beziehungen jeglicher Art – darf auf dieser Agenda nicht fehlen: Denn smarte Vertragsmanagementprodukte bieten neben Antworten auf die gegenwärtigen Anforderungen auch zahlreiche Vorteile.

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Was bedeutet „analog“?

Analoges Vertragsmanagement steht für die Nutzung herkömmlicher Verwaltungsmethoden, darunter Papierarchive. In diesem Sinn gelten gängige elektronische Ablagestrukturen, unterstützt durch Tabellenkalkulationen, ebenso als analog. Dabei handelt es sich, trotz beeindruckender Programmierleistungen der zuständigen Mitarbeiter, lediglich um Behelfslösungen: Die begrenzten technologischen Möglichkeiten vermeiden weder zeitintensive, manuelle Tätigkeiten noch redundante Aufgaben oder fehleranfällige Medienbrüche. Zudem gestaltet sich die Integration beteiligter Akteure sowie die lückenlose Prüfung und Nachvollziehbarkeit schwierig.

Steigende Anforderungen brauchen digitale Lösungen 

Die Anforderungen an das Vertragsmanagement steigen insbesondere durch geänderte rechtliche Rahmenbedingungen stetig. So bringen seit 2018 die Datenschutzgrundverordnung und aktuell das neue Lieferkettengesetz einen enormen Aufwand für Unternehmen mit sich: Neben der Identifikation des Anpassungsbedarfs entsprechender Klauseln kommen Dokumentationspflichten und sichergestellte Auskunftsfähigkeit im Falle von Überprüfungen hinzu. Den Überblick über den Vertragsbestand zu bewahren, ist die Grundvoraussetzung. Die dafür notwendigen „analogen“ Herkulesaufgaben lassen sich „digital“ meist spielerisch lösen.

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Überblick durch eine „Single Source of Truth“

Ein smartes Werkzeug zur Verwaltung von Vereinbarungen besteht im Kern aus einer zentralen Quelle. Digitale Akten dienen, gesammelt an einem Speicherort, als Basis für sämtliche Informationen, Dokumente und Korrespondenz. Individuell gestaltbare Listen schaffen Übersicht über die bestehenden Vereinbarungen. Gegliedert nach Metadaten wie Lieferanten, Vertragsart oder -ende beschleunigen und vereinfachen diese die Beantwortung gängiger Fragestellungen. Durch die ebenso in den digitalen Akten abgelegten und jederzeit einsehbaren Verträge entfallen aufwendige Suchvorgänge in allen involvierten Abteilungen. Ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept stellt darüber hinaus sicher, dass nur definierte Personen Zugriff auf die Daten haben.

Intelligente semantische Volltextsuche mit Schlagwörtern

Dank Optical Character Recognition und intelligenten semantischen Volltextsuchen, sogar mit beliebigen Schlagwörtern, erscheinen die Inhalte aus den Listen und den eingescannten Vereinbarungen in den Ergebnissen. Vertragsmanager ermitteln dadurch änderungsbedürftige Klauseln in wenigen Sekunden und sparen mit diesem Werkzeug im Vergleich zu „analoger“ Recherche viele Arbeitsstunden ein.

Robin Schmeisser

Fabasoft -

Digitalisierungsexperte für Vertragsmanagement

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