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Durchblick

In Zeiten der Digitalisierung steigen die Compliance-Anforderungen in Unternehmen und gleichzeitig werden Verträge immer komplexer. Ein weiterer Trend ist, dass die Zahl der Vertragspartner kontinuierlich zunimmt.

Statt weniger sehr umfassender Verträge werden heute die Aufträge zunehmend an Spezialisten vergeben. Daraus resultiert die Notwendigkeit einer stetigen Anpassung der vertraglichen Gegebenheiten. Einen Ausweg aus dem unendlichen Papierchaos schafft man durch die Implementierung eines digitalen Vertragsmanagements.

Ein modernes und effizientes Vertragsmanagement muss dafür sorgen, dass alle Beteiligten jederzeit und unmittelbar auf den aktuellen Stand eines Vertrages zugreifen können. Statt Papier und Aktenordner hält auch hier eine umfassende Digitalisierung Einzug. Es ist der Weg zum Digitalen Vertragsmanagement. Zu dessen Aufgaben gehören zum Beispiel die administrative Betreuung der Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, die Ausarbeitung und Umsetzung der Verträge und die Einarbeitung von Änderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen. Je nach Gegenstand eines Vertrages entfaltet dieser eine unterschiedlich hohe Bedeutung für das Unternehmen oder das betreffende Projekt.

Anforderungen und Analyse

Vor der Umsetzung einer angepassten Digitalstrategie ist eine umfassende Analyse unerlässlich. Es muss gründlich darüber nachgedacht werden, welche Verträge digital verwaltet werden sollen. Dazu ist es empfehlenswert, jeden Unternehmensbereich einzeln zu durchforsten, um einen Überblick über die Anforderungen an das digitale Vertragsmanagement und die zu beschaffende Software zu erhalten. Es sind folgende Fragen zu beantworten:

  • Welchen Umfang an Verträgen muss das System meistern?
  • Wie viele Mitarbeitende werden mit der Lösung arbeiten?
  • Wie muss die Vergabe der Berechtigungen aussehen?

Auch ist die Frage zu beantworten, ob nur neue, d.h. künftig geschlossene Verträge digital verwaltet werden sollen oder ob man auch ältere Verträge nachträglich in eine digital lesbare Form integriert.

Softwarelösungen

Auf dem Markt gibt es heutzutage eine Menge Tools für das digitale Vertragsmanagement. Bei der Auswahl des passenden Werkzeuges spielen u.a. der Funktionsumfang und die Integration mit vorhandener anderer betriebswirtschaftlicher Software eine Rolle. Es ist wichtig, dass das ausgewählte Vertragsmanagement-Tool einen Überblick über den gesamten Lebenszyklus der verwalteten Verträge bietet. Die Software sollte die User bei allen Schritten, von der Vertragsanbahnung bis hin zur Unterzeichnung, unterstützen. Es sollte möglich sein, Termine zu definieren und auf diese Weise zum Beispiel Fristen für notwendige Anpassungen und Kündigungen nicht zu verpassen. So wird sichergestellt, dass auch im Fall von Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel wichtige Termine nicht aktionslos verstreichen. Eine digitale Wiedervorlage arbeitet zuverlässig und einheitlich. Die Grundlage für ein digitales Vertragsmanagement ist die digitale Vertragsakte. Hier werden alle zu einem Vertrag zugehörigen Dokumente, wie eingescannte Unterlagen, E-Mails, Notizen, Belege usw. digital revisionssicher archiviert und zusammengeführt. Bei dem Erstellen eines Vertrages in digitaler Form werden einmalige und laufende Kosten, Mandanten und Projekte, Kostenstellen und vieles mehr erfasst. Die vollständige Erfassung dieser Metadaten zu den Verträgen bietet die Basis für umfassende statistische Auswertungen und Übersichten über alle Verträge. Jederzeit kann ein Überblick auf Knopfdruck abgerufen werden. Eine Forecast-Planung wird damit deutlich erleichtert.

Damit das System umfassend genutzt und stetig von allen Usern gepflegt wird, ist eine positive Usererfahrung essenziell. Voraussetzung sind ein designtechnisch ansprechendes User Interface des Werkzeugs und eine weitgehende Anpassbarkeit (Konfiguration) an die unterschiedlichen Anforderungen der Fachabteilungen, welche je nach Zuständigkeitsbereich und konkreter Aufgabenstellung variieren.

Ein modernes digitales Vertragsmanagement sollte dort ansetzen, wo das Optimierungspotenzial am größten ist – zum Beispiel bei der Unterstützung einer reibungslosen Kollaboration zwischen den Prozessbeteiligten. Gelingt es, Medienbrüche zu vermeiden, können größere Synergiepotenziale erschlossen werden. Auf diese Weise kann der gesamte Workflow planbar und zuverlässig gestaltet werden. Die Folge ist i.d.R. eine deutlich kürzere Bearbeitungsdauer. Neue Verträge können einheitlich und schnell erstellt werden, indem man auf bereits vorhandene Vorlagen, Textpassagen und weitere vordefinierte Parameter zugreift. Ein automatisierter Workflow ermöglicht ein effizientes und fehlerfreies Prüfen und Freigeben eines Vertrages vom ersten Entwurf bis hin zum rechtsgültigen Abschluss. Verteilt arbeitende Teams schätzen die Möglichkeit, standort- und zeitunabhängig auf die Verträge und die begleitenden Dokumente zugreifen zu können. Das Berechtigungskonzept muss anpassungsfähig, fein granular steuerbar und übersichtlich sein.

Digitale Verträge können erst dann im vollständigen Maße die Papierdokumente ersetzen, wenn man durch den Einsatz von digitalen Signaturen entsprechende Rechtssicherheit erlangt. Oft ist es noch Praxis, dass man gemeinsam an einem Vertrag „digital“ arbeitet, jedoch für die Unterschrift nach wie vor ein ausgedrucktes Exemplar unterzeichnet wird. Dieser Wechsel der Medien verursacht zusätzlichen Aufwand und sorgt dafür, dass der papiergebundene Vertrag wiederum aufbewahrt werden muss; ein erneutes Einscannen hat lediglich den Rechtsstatus einer Kopie. Digital konform, einfacher und rechtssicher ist der Einsatz einer elektronischen Signatur. Diese wird nach Abschluss der elektronischen Bearbeitung dem digitalen Dokument beigefügt und ersetzt damit die Unterschrift aus der analogen Welt. Nicht zu vernachlässigen ist ebenfalls die Möglichkeit, die Verträge digital zu archivieren. Bei der Auswahl der passenden Software muss auf die Einhaltung der üblichen Standards wie die Anforderungen aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) geachtet werden. Wichtig sind ebenso leistungsfähige Recherchemöglichkeiten und komfortable Such- und Filterfunktionalitäten. Beispielsweise bieten eine Verschlagwortung von Verträgen und eine Volltextsuche eine umfassende Erleichterung im Praxisalltag.
 

Bild 1: Dashboard mit umfassenden Informationen in Easy Contract


EASY Contract [1] ist ein Beispiel für eine moderne, webbasierte Vertragsmanagementsoftware (Bild 1, Bild 2). Die Software unterstützt die o.g. Anforderungen, u.a. die Arbeit im Team, das digitale Signieren und die Archivierung der Dokumente. Dazu ist DocuSign, der Marktführer für digitale Signaturen, bereits in der Software integriert. Die Aufforderung zur Unterzeichnung wird per E-Mail an die zuständigen Mitarbeitenden gesendet. Bei einer konsequenten Anwendung entsteht ein vollständiger digitaler und automatischer Workflow. EASY Contract steht ebenfalls mit dem Archivsystem in Verbindung. So können geschlossene Verträge automatisiert und vor allem revisionssicher mit nur einem Klick im Archiv abgelegt werden. Bei Bedarf kann man auf diese jederzeit zugreifen. Eine interne Protokollfunktion erlaubt, dass man die getätigten Arbeitsschritte, Modifikationen und Anpassungen zeitlich und personell nachverfolgen kann. So kann auch später lückenlos nachvollzogen werden, auf welche Weise und aus welchen Gründen einzelne Passagen in einen Vertrag hineingekommen sind. Alle anfallenden Aufgaben werden über eine zentrale Benutzeroberfläche erledigt und damit Medienbrüche vermieden. Die typischerweise genutzten Softwaresuiten wie Google Drive, Microsoft OneDrive oder Microsoft Office 365 können direkt angebunden werden. Das Berechtigungskonzept zeichnet sich durch eine umfassende Anpassungsfähigkeit aus.

 

Bild 2: Übersicht über aktuelle Verträge in Easy Contract


Fazit

Der Einsatz eines digitalen Vertragsmanagements sorgt für mehr Effizienz und Transparenz im Unternehmen im Bereich der Verträge. Die konsequente Digitalisierung in diesem Bereich schafft die Voraussetzungen für eine effiziente Verwaltung, Administration und ein aktives Handling aller Vertragsbeziehungen eines Unternehmens.

Dr. Veikko Krypczyk, Softwareentwickler
Dr. Veikko Krypczyk
Softwareentwickler, LARInet
Dr. Veikko Krypczyk ist begeisterter Entwickler und Fachautor. Als Wirtschaftsinformatiker ist er besonders an Fragen einer effizienten Nutzung von IT für Unternehmensprozesse interessiert.

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