Anzeige

Home Office

In Zeiten der Pandemie ist das Homeoffice für viele arbeitende Menschen eine Alternative geworden, um ihre Tätigkeit dennoch weiter auszuüben. Dabei gibt es für viele Unternehmen eine typische Schwachstelle -  das Dokumentenmanagement. 

Während die Angestellten ansonsten in den Betrieb oder ins Büro kamen und alles organisiert und gut verwaltet war, bringt die Tätigkeit von zu Hause das Problem mit sich, nicht effektiv und schnell genug auf alle benötigten Daten zugreifen zu können. Das ist besonders problematisch für den Schriftverkehr und die Buchhaltung, die größtenteils immer noch auf dem Papier stattfinden. Selbst wenn die meisten Unternehmen mit einer digitalen Buchhaltung Umgang pflegen, ist die Verwaltung, Prüfung und Ordnung von Quittungen und Rechnungen weiterhin von Hand und auf dem Papier notwendig. Eine digitale Verteilung und Speicherung findet erst nachträglich statt. Das ist gerade in Zeiten von Corona unpraktisch, da die Buchhaltung immer noch größtenteils klassisch und nicht ausschließlich digital stattfindet. Andre Nordlohne ist Spezialist für digitale Dokumentensysteme und erklärt wie Firmen jetzt darauf umstellen können.

Das 4-Schritte-System im Dokumentenmanagement

Mit dem 4-Schritte-System lässt sich das Homeoffice besser organisieren, so dass die betrieblichen Abläufe nicht gestört werden und alle Mitarbeiter auf die notwendigen Daten zugreifen können. Innerhalb des digitalen Dokumentenmanagement sehen die 4 Schritte so aus:

1. Schritt – Die Prüfung der Unternehmensbereiche und Voraussetzungen

Innerhalb des digitalen Datenmanagement wird im ersten Schritt genau geprüft, wie die Abläufe im Unternehmen waren und wie sich diese im Homeoffice optimieren lassen. Dafür notwendig ist eine Erarbeitung neuer Strukturen und Prozesse, die schriftlich erfasst werden.

2. Schritt – Verwendung der richtigen Software und Technik

Für viele Bereiche ist das Dokumentenmanagement als durchdachtes System praktisch. Daher erfordert der zweite Schritt vor allen Dingen die Verwendung einer geeigneten Software und Technik, entsprechend die korrekten Programme und Tools, mit denen Mitarbeiter auch von zu Hause leicht und unkompliziert zurechtkommen oder gegebenenfalls schnell 

3. Schritt – mit dem digitalen Dokumentenmanagement Zeit einsparen und die korrekte Umsetzung gewährleisten

Durch das Vorgehen in mehreren Schritten kann dafür gesorgt werden, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen die neuen Arbeitsprozesse umsetzen können, ohne, dass das Tagesgeschäft vernachlässigt wird. Die Verteilung und der Zugriff auf aktuell notwendige Daten ist für alle schnell und vollständig möglich, da die Daten und Dokumente jederzeit digital zur Verfügung stehen.

4. Schritt – die Standardisierung und Dokumentation

Die Einweisung der Mitarbeiter, um mit dem digitalen Management im Homeoffice zurechtzukommen, erfolgt in einer klaren Anleitung und Anweisung, damit sich die Verwendung und Verwaltung aller digitalen Dokumente auch später im Unternehmen etabliert.

Das Management wird als festes Fundament in die Arbeitsprozesse eingefügt, so dass alle Mitarbeiter den Datenzugriff über die Software routiniert umsetzen, auf dem nach und nach aufgebaut werden kann. Das ermöglicht die Arbeitserleichterung auf längere Sicht.

Andre Nordlohne, Geschäftsführer
Andre Nordlohne
Geschäftsführer, Nordlohne Digital GmbH
(Bildquelle: Nordlohne Digital GmbH)
Ordner, Dateien und Formate? Ein Paradies für Andre Nordlohne. Er und sein Team begleiten heute kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umstellung auf ein effizientes und digitales Dokumentenmanagement. Ihre Kunden reduzieren auf diese Weise Kosten, sparen Zeit und haben mehr Fokus für Ihr Kerngeschäft.

Artikel zu diesem Thema

Datenmanagement
Feb 25, 2021

Warum Datenmanagement alle Mitarbeiter etwas angehen sollte

Zu oft liegt das Datenmanagement in Unternehmen noch allein bei den IT-Verantwortlichen.…
Trends
Dez 03, 2020

Trends 2021 in Dokumentenmanagement und der Archivierung

Ein außergewöhnliches Jahr liegt hinter uns. Die Corona-Pandemie hat sich bis in die…

Weitere Artikel

Puzzle

Deshalb sollten NetOps- und SecOps-Teams zusammenarbeiten

Jahrzehntelang arbeiteten die Teams für Netzwerk- (NetOps) und Security Operations (SecOps) getrennt voneinander. Das Netzwerkteam konzentriert sich darauf, den Zugang zu Anwendungen und Diensten zu gewährleisten, während sich das Sicherheitsteam darauf…
Testautomatisierung

Die 5 größten Herausforderungen bei der Testautomatisierung

Um neue Anwendungen und Releases schneller bereitzustellen, müssen Unternehmen Continuous Testing in ihre DevOps-Prozesse integrieren. Doch die Automatisierung von End-to-End Functional Tests ist komplex. Welche Hindernisse es auf dem Weg dorthin zu…
Managed Services

Visibility as a Service bietet umfassenden Schutz für kritische IT-Services

NETSCOUT SYSTEMS, ein Anbieter von Cybersecurity-, Service Assurance- und Business Analytics-Lösungen, hat heute sein Managed Service-Angebot NETSCOUT Visibility as a Service (VaaS) vorgestellt, das rund um die Uhr Tests, Überwachung, Fehlerbehebung und…
Code - Software

Sechs profunde Gründe für die gemeinsame Codebasis von Programmen

Es ist wenig sinnvoll, das Rad ständig neu erfinden zu wollen. In der Software-Entwicklung ist das aber immer noch häufige Praxis. VNC erklärt die wichtigsten Vorteile einer einheitlichen Codebasis.
Software

Mythen rund um Softwareverteilung

Beim Endpoint-Management und bei der Verteilung von Softwarepaketen finden sich IT-Chefs und Admins häufig mit dem Status Quo ab. Sie können sich nicht vorstellen, dass es auch einfacher, zuverlässiger und ressourcenschonender als bisher geht.
Open Source

Die Open-Source-Revolution ist in den Fachabteilungen angekommen

Viele IT- und Entwicklungsabteilungen in Unternehmen haben die Fesseln von Closed Source inzwischen abgeworfen und setzen auf quelloffene Software. Schließlich müssen sie im Zuge der Digitalen Transformation sich schnell ändernde IT-Anforderungen umsetzen und…

Anzeige

Jetzt die smarten News aus der IT-Welt abonnieren! 💌

Mit Klick auf den Button "Zum Newsletter anmelden" stimme ich der Datenschutzerklärung zu.