M365-Exit: Das Unaussprechliche planen

Gute Integration, einheitliche Administration und der Gewöhnungseffekt der Anwender: Fragt man IT-Verantwortliche, gibt es viele mehr oder weniger gute Gründe dafür, auf Microsoft 365 als Office-Software zu setzen.

Dazu kommt die marktbeherrschende Stellung und „Selbstverständlichkeit“ der Lösung, die Unternehmen aus Bequemlichkeit seit Jahren davon abhält, mögliche Alternativen zu prüfen – zumindest bisher. Denn mittlerweile führen geopolitische Risiken wie die Abhängigkeit von einem US-basierten Anbieter mit großer Marktmacht dazu, dass im Management ein Umdenken stattfindet. Erste Unternehmen hinterfragen den Einsatz von Microsoft 365 und prüfen andere Optionen.

Attraktive europäische Alternativen stehen bereit

Die Auswahl an europäischen Alternativen ist größer als üblicherweise angenommen. Ein Blick auf die Übersicht (siehe Tabelle) zeigt: Es gibt viele Anbieter mit datenschutzkonformen Betriebsmodellen, offenen Standards und transparenten Lizenzmodellen. Auch im Hinblick auf Funktionsumfang, Performance und Benutzerfreundlichkeit haben die Lösungen europäischer Anbieter in den letzten Jahren deutlich aufgeholt. Ein weiteres Argument für alternative Produkte ist die Chance, sie nach dem am besten geeigneten Funktionsumfang für den individuellen Anwendungszweck im Sinne des Best-of-Breed-Konzepts auszuwählen. Und sie ermöglichen im Vergleich zu Microsoft 365 eine höhere operative Kontrolle sowie eine geringere Total-Cost-of-Ownership. Es gibt also gute und nachvollziehbare Gründe für einen Wechsel. Und trotzdem scheuen besonders global agierende Konzerne oft den „Microsoft Exit“, da sie erhebliche operative und wirtschaftliche Risiken sehen. Doch die Einführung einer neuen unternehmensweit eingesetzten Office-Lösung als Schritt zu mehr digitaler Souveränität muss nicht über Gebühr kompliziert sein – wenn sie einem durchdachten, mehrstufigen Konzept folgt.

Gut vorbereitet ist halb implementiert

Am Anfang steht eine gründliche Marktanalyse strategisch sinnvoller Alternativen zu Microsoft 365. Parallel ist eine interne Funktionsinventur erforderlich, in deren Zuge alle individuellen Prozesse, Kommunikationswege und Sicherheitsanforderungen genau unter die Lupe genommen werden. Wichtig ist in dieser Phase eine Relevanzklassifikation der benötigten Funktionen: Nicht alles, was möglich ist, ist auch wirklich nötig. Daraus ergibt sich dann ein klares Bild der tatsächlich benötigten Anforderungen. Diese reichen von datenschutzrelevanten Gesichtspunkten wie dem Standort der Server bis hin zu Sicherheitsaspekten wie VPN, Multi-Faktor-Authentisierung oder Auftragsverarbeitungsverträge für dezentrale Nutzungsmodelle. Und auch detailliertere Informationen zu täglichen Anforderungen wie die Anzahl der benötigten Klicks für eine Dateifreigabe sollten berücksichtigt werden.

Als Nächstes folgt ein technischer Readiness-Check. Er zeigt, welche Systeme überhaupt migrierbar sind und ob es beispielsweise Dateienformate gibt, die sich nicht umziehen lassen oder vor dem Umzug in lesbare Dateiformate zu konvertieren sind. Ebenfalls wichtig in diesem Zusammenhang ist das Erfassen von Schatten-IT-Infrastrukturen, etwa in Form privater Tools, die bisher unter dem Radar der internen IT-Abteilung gelaufen sind. Sind alle diese Informationen gesammelt, folgt eine umfassende Risikoanalyse, auf deren Grundlage das Management eine Entscheidung trifft und eine Exit-Strategie unter Einsatz von Alternativen entwickelt. 

An diesem Punkt ist ein Unternehmen dann für eine Migration gerüstet – und kann sie gut vorbereitet vornehmen, wenn der Anlass gegeben ist. Der eigentliche Umzug beginnt mit einer Analyse und Testmigration, der anschließenden Produktivstellung von Dateiablage und Kommunikation, dem Umzug von Wissensmanagement und Prozessen sowie einem stetigen Hinterfragen und dem daraus eventuell resultierenden Austausch weiterer Funktionen und Tools.

Herausforderungen kennen und meistern

Die Fallstricke auf dem Weg zum erfolgreich abgeschlossenen IT-Projekt sind zahlreich – und nur, wer die Herausforderungen kennt, kann ihnen effektiv begegnen. Auf technischer Seite können sich nach einem Wechsel von Microsoft 365 beispielsweise Performanceeinbußen bemerkbar machen. In diesem Fall empfiehlt es sich, den Hosting-Dienstleister zu wechseln.

Etwas komplexer gestaltet sich die Lage beim „menschlichen Faktor“. Denn Anwender, die seit Jahren in „ihrer“ gewohnten Microsoft-Office-Umgebung arbeiten, sind vom Wechsel zu einer ihnen unbekannten Lösung in den allermeisten Fällen wenig angetan. Gleichzeitig ist die Unterstützung der Menschen, die die neue Software täglich einsetzen sollen, fundamental wichtig für den Erfolg des gesamten Projekts. Um Vorbehalte abzubauen, müssen alle relevanten Stakeholder im Sinne einer ganzheitlichen Transformationskommunikation von Anfang an mit einbezogen werden. Wer der Belegschaft verschiedene Angebote wie „Ask-me-anything“-Sprechstunden, ein dediziertes Umzugshelfer-Team, Checklisten und konkrete Anleitungen bereitstellt, wirkt oft unbegründeter Skepsis aktiv entgegen und fördert Offenheit für Neues.

Weniger Abhängigkeiten – mehr Flexibilität

Cloud bedeutet Flexibilität – auch und insbesondere für den Einsatz von Office-Software. Unternehmen, die jetzt vor der Entscheidung für den Umstieg auf Microsoft 365 stehen, sollten zur Reduzierung von Abhängigkeiten von einem einzigen US-Großkonzern und im Interesse digitaler Souveränität die Risiken und die technische Integrierbarkeit alternativer Lösungen prüfen. Noch besser ist der gezielte parallele Aufbau von Alternativen, um Sicherheitsvorkehrungen für den Notfall zu treffen. Dies gilt besonders dann, wenn mit dem Lösungseinsatz die Speicherung und Verarbeitung sensibler Daten und besonders schützenswerter personenbezogener Daten geplant ist. Aber auch Unternehmen, die Microsoft 365 einsetzen und dies als juristisch tragbar und technisch-funktional sinnvoll bewerten, sollten im Sinne eines vorausschauenden Risikomanagements strategische Alternativen bewerten. Wer ein entsprechendes Exit-Konzept im Rahmen eines Pilotprojekts testet, sichert sich im Notfall die Wahlfreiheit zwischen verschiedenen Lösungen und ist im Falle eines notfallbedingten Umstiegs schnell handlungsfähig.