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RPA

Unternehmer wissen: Wer wettbewerbsfähig bleiben will, muss dafür sorgen, dass die eigenen Angebote und Leistungen denen der Konkurrenz in nichts nachstehen. An oberster Stelle fordert die Digitalisierung Modernisierungen sowie die Anpassung und Optimierung von Geschäftsprozessen.

Für die Umsetzung stehen Verantwortlichen verschiedene Methoden zur Verfügung. Dazu zählen beispielsweise Robotic Process Automation (RPA), Business Process Management (BPM) – auch klassisch als Dunkelverarbeitung bekannt – sowie Low-Code-Plattformen. Aber welches Verfahren bietet sich in welcher Situation an? Können Unternehmen mit nur einer Lösung bessere Ergebnisse erzielen oder bildet die Verbindung dieser Methoden die perfekte Strategie?

Licht in der Dunkelverarbeitung

In vielen Fällen gibt eine bestimmte Frage Aufschluss über den Unternehmenserfolg: Wie gut stimmt die Qualität interner Prozesse mit den Anforderungen der Kunden überein? BPM ermöglicht es beispielsweise, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und eine agile Arbeitsweise einzuführen. Papierlose Abfolgen, bei denen sämtliche Arbeitsschritte softwaregesteuert verlaufen, gelten als Idealfall. Entsprechende Abläufe lassen sich detailliert modellieren, gezielt durchführen, überwachen und rund um die Uhr verbessern. Verantwortliche erhalten mit der Methode nicht nur einen Überblick über ablaufende Prozesse, sondern sehen sich zudem in der Lage, diese neu zu definieren, abzubilden und zu koordinieren.

Im Fokus stehen sämtliche Abläufe, die einen Gesamtprozess umfassen, also die zeitlich-logisch aufeinanderfolgenden Teilschritte von der Auftragserstellung bis zur Auslieferung beim Kunden. Für die Umsetzung kommen softwarebasierte Techniken zum Einsatz, die die Geschäftsprozesse unterstützend begleiten. Auf lange Sicht lassen sich somit die internen Abläufe und damit verbunden auch die Fähigkeit, agil zu handeln, verbessern. Mithilfe einer End-to-End-Prozessorganisation stellen Betriebe sicher, dass die Abläufe eines Geschäftsprozesses bestmöglich ineinandergreifen.

Adaptiert und automatisiert

Als Schnittpunkt zwischen dem Managementkonzept und der Automatisierung von Geschäftsprozessen sorgen RPA-Softwarelösungen für die technische Realisierung der Prozessorganisation. Hierbei übernehmen virtuelle Mitarbeiter den Umgang mit einzelnen Benutzeroberflächen oder auch komplexe Geschäftsprozesse – unter Einbezug der dazugehörigen Benutzerschnittstellen wie Maus, Tastatur und Bildschirm – direkt vom Anwender. So arbeiten die Software-Bots anwendungsübergreifend und integrierend auf allen Oberflächen des Computers. Zum Einsatz kommen Programmierschnittstellen, User-Interface-Automation sowie automatische Bild-, Muster- und Texterkennung.

Indem zuvor händisch ausgeführte Prozesse automatisiert ablaufen, erhalten Arbeitskräfte mehr Kapazität für Aufgaben, die individuelle Interaktion und emotionales Urteilsvermögen erfordern. Dabei imitieren und perfektionieren Software-Roboter skalierbare Geschäftsprozesse aus allen Unternehmensbereichen, arbeiten bei Bedarf rund um die Uhr und mit einer Fehleranfälligkeit gegen null. Somit dient RPA also dazu, die sich wiederholende Arbeitsabfolge an sich zu optimieren, sprich: einen oder auch mehrere Ausschnitte des übergreifenden Gesamtprozesses. Indem Anwender den virtuellen Kollegen so programmieren, dass er tagtäglich einen bestimmten Part der anfallenden Prozesse übernimmt, schlagen sie eine Brücke zwischen manueller Bearbeitung und automatisierten Abläufen.

Automatisierung vs. Prozessoptimierung

RPA als reine Frontend-Automatisierung zu betrachten, greift meiner Meinung nach zu kurz. Bei erweitertem Verständnis des Begriffs können über den Desktop und die darauf installierten Apps hinaus auch Prozessschritte Bestandteil von RPA sein, die eine direkte Interaktion mit Backendsystemen verlangen. Während für die Software-Bots der Fokus auf der gleichartigen Prozessbearbeitung liegt, geht es beim Business Process Management in erster Linie um die Neubewertung von Geschäftsprozessen und darum, diese mit anderen (eher IT-typischen) Mitteln neu zu modellieren sowie zu optimieren.

Auf eine Manuellbearbeitung soll in diesem Zusammenhang verzichtet werden. So lassen sich mithilfe von BPM langfristig Prozessoptimierungen erzielen. Die hierfür eingesetzten softwaregestützten Techniken bilden die Schnittmenge zwischen BPM und RPA. Als entscheidender Unterschied zur Dunkelverarbeitung lässt sich festhalten, dass bei RPA die Software-Bots Geschäftsprozesse eins zu eins wie ihr menschliches Vorbild ausführen – sowohl bezogen auf die Abläufe selbst als auch auf das hierfür verwendete Werkzeug sowie die notwendigen Zugänge. Bei der Modifizierung dieser Prozesse darf nicht am Frontend vorbei agiert werden. Aktuell gibt es bereits Bestrebungen, BPM und RPA zu einem hybriden Produkt zu verschmelzen, um Anwendern das Beste aus zwei Welten zur Verfügung zu stellen.

Benutzerfreundliche Aufbereitung

Harmonisierte Prozesse bilden die Voraussetzung für die kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsabläufen, die wiederum für Konsistenz in der Leistungserbringung sowie die Vermeidung von Redundanzen sorgen. Diese Optimierungen schlagen konkret und messbar in Bezug auf variable und fixe Kosten, Qualitätsaspekte, Prozessgeschwindigkeiten und auch Rentabilität zu Buche. Um jedoch ganz im Sinne der digitalen Transformation zu agieren, genügt es nicht, die eigenen Prozesse zu kennen und zu optimieren. Sie müssen auch entsprechend übersetzt und allen Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt werden, damit ein fließender Ablauf gewährleistet werden kann.

Für einen zielführenden und sicheren Umgang mit der Anwendung sorgt eine ansprechende und intuitive Benutzeroberfläche. Nach Bedarf soll die App zudem auf diversen Endgeräten – vom Webbrowser über das Tablet bis zum Smartphone – laufen, und das im Idealfall so schnell und professionell wie möglich. Denn: Viele Unternehmen stehen im Zuge der Digitalisierung vor dem Problem, dass die Nachfrage nach technischen Anwendungen schneller wächst als die IT liefern kann. Hinzu kommt, dass es im Rahmen des Fachkräftemangels häufig an entsprechend qualifiziertem Personal mangelt, um die Lösungen umzusetzen.

Low Code, high Efficiency

Neue Entwicklungsplattformen auf Low-Code-Basis dienen zum Beispiel dazu, die komplexe Robotic Process Automation zu vereinfachen. Solche visuell basierten, integrierten Plattformen umfassen viele der Werkzeuge und Funktionen, die Entwickler und IT-Teams zum Entwerfen, Programmieren, Bereitstellen und Verwalten ihres Applikationsportfolios benötigen. Im Gegensatz zu herkömmlicher Codierung gelingt es Entwicklern, mit Low-Code ihren Output bei gleichbleibender Qualität um das Drei- bis Vierfache zu steigern. So lassen sich Anwendungen schnell bereitstellen, ändern und verwalten. Für Unternehmen bietet sich die Möglichkeit, das Potenzial von RPA zum einen besser auszuschöpfen und es zum anderen auch für neue Arbeitsmodelle zu nutzen.

Ein Beispiel: Unterstützen entsprechende Algorithmen Finanzdienstleister dabei, Handelsgeschäfte schneller abzuwickeln, bedeutet das noch nicht, dass sie darüber hinaus auch sämtliche Regularien der Branche einhalten. Diese Konformität händisch sicherzustellen, verlangsamt die zuvor gestrafften Geschäfte jedoch wieder. Standard-Software bringt hierbei oft nicht den gewünschten Effekt, da sie die Bedürfnisse des schnelllebigen Finanzsektors nicht adäquat abbilden kann. Mit Low-Code-Plattformen ließe sich etwa der Aktienhandel beschleunigen.

Bis zur Produktivität und weiter Low-Code

lässt sich dabei längst nicht mehr als Nischentrend bezeichnen. Laut Gartner werden bis 2024 mehr als 65 Prozent aller App-Entwicklungen über Low-Code und No-Code ablaufen.1 Diese Tendenz liegt vor allem darin begründet, dass die klassisch programmierten Anwendungen vor allem aufgrund vergleichsweise langer Entwicklungszyklen häufig nicht in der Lage sind, unterschiedliche Erwartungen zu erfüllen. Benötigt eine App bis zur Einsatzreife beispielsweise zwei Jahre, verändert sich in dieser Zeit häufig das geplante Anwendungsfeld, was zu neuen Bedürfnissen der Nutzer führt.

Gilt es zusätzlich RPA oder KI in die App zu integrieren, sinkt die Agilität der Entwicklung erneut. Ohne passende Anwendung stagniert auch die Produktivität eines Unternehmens, denn nur sie ermöglicht es ihm, die Vorteile digitaler Innovationen technologisch umzusetzen und sich somit einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz zu verschaffen. So paradox es klingt, doch viele Geschäftsprozesse, die implementiert werden, um eine höhere Effizienz zu erreichen, wirken sich negativ auf die Produktivität aus. RPA und Low-Code miteinander zu verbinden stellt eine Möglichkeit dar, Betriebsabläufe zu vereinfachen.

Clever kombiniert

Durch die Automatisierung repetitiver und monotoner Aufgaben mithilfe eines Software-Bots sparen Unternehmen Zeit und Geld, gewinnen an Produktivität, Kapazität, Flexibilität und Mitarbeiterzufriedenheit – wichtige Parameter im Wettbewerb auf einem globalen Markt, der sich stetig verändert und weiterentwickelt. Mit der richtigen Strategie gelangen Unternehmer zu einer fortschrittlichen Workforce und sichern die eigene Konkurrenzfähigkeit.

Wer einmal angefangen hat zu automatisieren, kann nach ersten Erfolgen zudem einfach auf den bereits umgesetzten Projekten aufbauen und Schritt für Schritt weitere Abläufe optimieren. Allerdings handelt es sich hierbei noch nicht um einen durchgängig digitalisierten Prozess. Digitalisierung von Geschäftsabläufen lässt sich als Orchestrierung aller Teilprozesse der End-to-End-Organisation verstehen. In diesem Zuge darf auch nicht vergessen werden, die Übergabepunkte zwischen Mensch und Roboter, die in den meisten Fällen entstehen werden, in dieser Orchestrierungsschicht so reibungslos und mit möglichst geringen Medienbrüchen abzubilden und zu steuern.

Eventuelle Prozesslücken müssen dafür mit Bots sowie mit integrierten Daten aus anderen Anwendungen gefüllt werden. Zudem gilt es auch bereits automatisierte manuelle Abläufe miteinzubeziehen und das Produkt mit einer vielversprechenden User Experience zu garnieren. Wollen sich Unternehmen durchgängig digital aufstellen, benötigen sie neben diesen automatisierten Teilprozessen Fugenmasse, die sie zusammenhält. Low-Code-Plattformen stellen eine Möglichkeit dar, die Vorteile von RPA und BPM in Einklang zu bringen und einen Gesamtprozess aus einem Guss zu kreieren.

Alexander Steiner, Chief Solution Architect
Alexander Steiner
Chief Solution Architect, meta:proc GmbH

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