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Die Geschäftsprozessautomatisierung soll die tägliche Arbeit von Unternehmen erleichtern, indem sie eine möglichst breite Palette sich wiederholender Tätigkeiten und Aufgaben automatisiert, die bisher von Menschen ausgeführt werden mussten. Sie können auch den Workflow von Aufgaben, Dokumenten und Informationen erfolgreich automatisieren. 

Die modernen IT-Technologien, die sich dem Business widmen, ermöglichen eine effektive Ersetzung, Verbesserung und Beschleunigung der Arbeit, was den Unternehmen zahlreiche messbare und spürbare Vorteile bringt, die ihnen unter anderem Zeit- und Geldeinsparungen, die Eliminierung so genannter menschlicher Fehler und die Verbesserung des gesamten Funktionierens der gesamten Organisation bieten.

Geschäftsprozesse und ihre grundsätzliche Aufteilung

Das Schlüsselkonzept der Geschäftsprozessautomatisierung ist natürlich der Prozess. Sie ist definiert als eine Reihe von messbaren Aktionen und eine streng festgelegte Reihenfolge der Umsetzung, die darauf abzielen, ein bestimmtes, vorher festgelegtes Ergebnis zu erreichen. Die von Unternehmen durchgeführten Prozesse sind im Wesentlichen in zwei Gruppen unterteilt. Die erste umfasst die sogenannten Schlüsselprozesse (Kernprozesse), die notwendig sind, um das ordnungsgemäße Funktionieren des Unternehmens und der Organisation zu gewährleisten. Schlüsselprozesse erzeugen direkt einen Mehrwert und umfassen Aktivitäten in den Bereichen Marketing, Verkauf, Visions- und Strategieentwicklung, Design neuer Produkte und Vertrieb. Die Kernprozesse sind auch aus der Kundenperspektive am besten sichtbar und ermöglichen eine externe Bewertung der Qualität und Effizienz des gesamten Unternehmens.

Die zweite Gruppe besteht aus den so genannten Back-Office-Prozessen, die an sich keinen Mehrwert schaffen, sondern die Umsetzung von Schlüsselprozessen unterstützen sollen. Dazu gehören u.a. Lagerhaltung, Finanz- und Buchhaltungsdienstleistungen für das Unternehmen, Personalrekrutierung und -bewertung und viele andere Aktivitäten innerhalb der Organisation, deren Hemmung die Arbeit des Unternehmens nicht aufhält, die aber den Betrieb erheblich behindern und die Umsetzung von Schlüsselprozessen beeinträchtigen können. Unterstützende Prozesse haben einen relativ geringen Einfluss auf die Gestaltung des äußeren Erscheinungsbildes der Organisation, da sie hauptsächlich die interne Betriebswirtschaft betreffen, aber sie dürfen nicht unterschätzt werden.

Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Firma

Die Geschäftsprozessautomatisierung wird sowohl für Schlüssel- als auch für unterstützende Prozesse eingesetzt, wodurch sowohl einzelne Aktivitäten als auch der gesamte Aufgaben-, Dokumenten- und Informationsfluss zwischen allen Teilnehmern eines bestimmten Prozesses automatisiert werden können. Der Begriff Geschäftsprozessautomatisierung (Business Process Automation, BPA) wird verwendet, um Aktivitäten zu beschreiben, die unternommen werden, um die bisher von Menschen geleistete Arbeit zu ersetzen, zu verbessern oder zu beschleunigen. Ermöglicht wird dies durch moderne Technologien und spezielle IT-Systeme für Unternehmen, die es ermöglichen, routinemäßige, sich wiederholende und zeitraubende Tätigkeiten zu automatisieren. Dank der Automatisierung ist es also möglich, einerseits die menschliche Arbeit durch Informationssysteme und innovative Mechanismen zu ersetzen und andererseits die Ausführung der noch von den Mitarbeitern ausgeführten Aufgaben erheblich zu erleichtern und zu rationalisieren.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet zahlreiche Vorteile, die jedes innovative und wettbewerbsfähige Unternehmen zu schätzen wissen wird, das bestrebt ist, sein Geschäft systematisch weiterzuentwickeln und die Qualität der täglichen Arbeit zu verbessern. BPA bringt erhebliche Zeit- und Energieeinsparungen für die Mitarbeiter und ermöglicht es ihnen, sich verstärkt Aktivitäten zu widmen, die Spezialwissen, Erfahrung, einzigartige Fähigkeiten oder Kreativität erfordern. Gleichzeitig erlaubt es, die so genannten menschlichen Fehler zu beseitigen, die meist aus Konzentrationsmangel, Müdigkeit oder Erschöpfung infolge der Ausübung monotoner Tätigkeiten resultieren. All dies sorgt für mehr Seelenfrieden, Komfort, Vertrauen und Zufriedenheit mit der geleisteten Arbeit, was sich direkt auf die Effektivität, das Engagement und die Entschlossenheit der Mitarbeiter auswirkt. Das Unternehmen wiederum profitiert von Geldeinsparungen, einer Verbesserung der gesamten Arbeitseffizienz und der Chance, die so genannte Prozess-Exzellenz zu erreichen.

Systeme zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und ihre Funktionalität

Die erfolgreiche Implementierung der Geschäftsprozessautomatisierung in einem Unternehmen hängt nicht nur vom Wissen, der Wahl der richtigen Implementierungsstrategie und der richtigen Planung der einzelnen Aktivitäten ab. Es ist auch notwendig, die richtige Software zu wählen, von deren Qualität, Flexibilität und Funktionalität der Erfolg des gesamten Projekts direkt abhängt. Zur Automatisierung von Geschäftsprozessen werden moderne IT-Systeme der BPA-Klasse eingesetzt, mit deren Hilfe praktisch alle in der Organisation durchgeführten Geschäftsprozesse effektiv, intuitiv und komfortabel verwaltet und optimiert werden können.

Die dynamisch wachsende Popularität im Geschäftsumfeld erfreuen sich derzeit hochfunktionale, flexible und technologisch fortschrittliche Low-Code-Plattformen, die eine effiziente, schnelle und bequeme Erstellung von Geschäftsanwendungen ohne Programmierung ermöglichen. Die Anwendungen werden mit der Drag&Drop-Methode in einem speziellen Assistenten erstellt, und ihre Erstellung erfordert keine Kenntnisse von Programmiersprachen und keine Programmierkenntnisse. Die besten Low-Code-IT-Lösungen, die derzeit auf dem Markt für die geschäftliche Nutzung verfügbar sind, verwenden auch proprietäre Technologien, die ein effizientes Änderungsmanagement in Echtzeit ermöglichen, was die Einführung notwendiger Änderungen und Modifikationen mit sofortigen Ergebnissen ermöglicht - sowohl bei neu entwickelten als auch bei bereits in der Produktionsumgebung implementierten Anwendungen, entsprechend dem Rhythmus.
  


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