Vom Excel-Chaos zur automatisierten Personalplanung

Präzisionssensoren brauchen präzise Planung: VEGA Grieshaber aus dem Schwarzwald digitalisiert seine Personaleinsatzplanung. Mit Interflex IF-6040 werden aus Excel-Tabellen smarte Workflows – inklusive automatischer Urlaubsberechnung.

VEGA Grieshaber entwickelt und produziert seit 1959 Sensoren zur Füllstand-, Grenzstand- und Druckmessung, die unabdingbar für die Steuerung und Überwachung immer komplexer werdender Produktionsprozesse sind. Die Lösungen des Familienunternehmens werden vor allem bei anspruchsvollen Messaufgaben in kritischen Infrastrukturen angewandt, beispielsweise in der Lebensmittelindustrie oder Wasserwirtschaft.

Nicht nur die Herstellung der Sensoren erfordert absolute Präzision, sondern auch die Personaleinsatzplanung in der Produktion. „Um hier eine hohe Qualität sicherzustellen, müssen auch die internen Abläufe im Unternehmen hocheffizient und perfekt aufeinander abgestimmt sein – besonders in den Bereichen der Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und Personaleinsatzplanung“, betont Georg Boser, HR Business Partner bei VEGA Grieshaber.

Aus diesem Grund setzt das Unternehmen seit 2022 auf Lösungen von Interflex. Dabei kristallisierte sich schnell heraus, dass eine optimierte Personaleinsatzplanung auch zu einer positiven Arbeitskultur beitragen kann – beispielsweise, indem den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Unternehmenszentrale administrative und organisatorische Aufwände abgenommen werden.

(Arbeits-)Zeitumstellung über Nacht

Den Grundstein in punkto Modernisierung legte VEGA mit der modularen Softwarelösung IF-6040, deren systemseitiger Rollout für die Beschäftigten von VEGA „über Nacht“ erfolgte. Über die zentrale Plattform wird außer der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung beispielsweise auch die Zutrittskontrolle am Standort gesteuert. Wichtiger Bestandteil der Lösung ist der benutzerfreundliche Employee Self-Service. Über das Portal kann die Belegschaft jederzeit Arbeitszeiten selbst erfassen, Krankmeldungen vornehmen und Salden abfragen. Ergänzend können Arbeitszeiten an stationären Terminals der Baureihe IF-5735 erfasst werden. Die Beschäftigten profitieren besonders von der Effizienz, Genauigkeit und Transparenz bei den geleisteten Arbeitszeiten. Für die Personalabteilung hingegen erschließen sich neue Möglichkeiten für datengestützte Analysen. So lassen sich beispielsweise aus einer ermittelten Krankheitsquote verbesserte Maßnahmen zur Gesundheitsvorsorge entwickeln, was wiederum die Mitarbeiterzufriedenheit stärkt.

Employee Self-Service

Auf die Arbeit folgt der Urlaub – und diesen kann die Belegschaft von VEGA ebenfalls komfortabel über den Employee Self-Service vollständig digital erfassen. Wird dieser digital genehmigt, überträgt die Lösung von Interflex die Abwesenheiten automatisiert in den jeweiligen Outlook-Kalender des Beschäftigten. Eine deutliche Effizienzsteigerung, denn dieser Antragsprozess erfolgte bis dahin noch über einen selbstprogrammierten Workflow in Outlook.

Der Produktionsbereich profitiert am Standort ebenfalls vom hohen Automatisierungsgrad. Wo früher Excel-Listen noch Personal- und Urlaubsplanung regelten, können heute Planerinnen und Planer die An- bzw. Abwesenheiten für produktionsbeteiligte Beschäftigte schnell abrufen. Das vereinfacht die Kapazitätsplanung der etwa 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Produktionsbereich erheblich – besonders dann, wenn mögliche Über- und Unterkapazitäten frühzeitig erkannt und schnell nivelliert werden müssen.

Alles in einem System

Für die datengestützte Planung nutzt VEGA das Modul „Personaleinsatzplanung“ der IF-6040, über das Planerinnen und Planer sowie Vorgesetzte die planungsrelevanten Arbeits- und Fehlzeiten der Belegschaft einsehen. „Die neue Lösung erleichtert uns die Arbeit, indem sie jetzt alle Daten in einem System und einer Oberfläche zusammenführt“, resümiert Pirmin Bonath, Personalsachbearbeiter bei VEGA Grieshaber.

Die Beschäftigten sind in der Lage, ihre Dienste eigenverantwortlich über den Employee Self-Service untereinander zu tauschen und sich damit an der Einsatzplanung aktiv zu beteiligen. Dieser einfache und effiziente Schritt erhöht nicht nur die generelle Zufriedenheit, sondern stärkt auch die interne Kommunikation.

Automatisierte Urlaubsberechnung

Das passt auch zum Selbstverständnis von VEGA Grieshaber als Arbeitgeber: Das Unternehmen setzt auf langfristigen Unternehmenserfolg – und priorisiert dabei die Zufriedenheit der gesamten Belegschaft. Kein Wunder also, dass bereits 23 Beschäftigte seit mindestens vierzig Jahren zum Unternehmen gehören. Und die Treue zahlt sich aus: Ab einer Betriebszugehörigkeit von 25 Jahren berechnet beispielsweise die Lösung IF-6040 automatisiert einen zusätzlichen Urlaubstag.

„Die Lösung deckt sich perfekt mit unseren spezifischen Anforderungen, wie wir unsere Unternehmenskultur leben wollen“, so Boser. Auch bei künftigen Anpassungen dahingehender Regelungen ist die Lösung schnell und ohne großen Aufwand konfigurierbar.

Maßgeschneidert statt von der Stange

„Ich glaube nicht, dass wir eine Anforderung seitens der Führungskräfte, des Rechnungswesens oder der IT hatten, die von Interflex nicht erfüllt oder abgedeckt werden konnte“, lautet die positive Bilanz von Georg Boser. Ferner unterstreiche der reibungslose Umstieg auf die neue Zeitwirtschaftslösung die Zuverlässigkeit des neuen Partners: „Uns wurde keine Lösung von der Stange, sondern eine maßgeschneiderte Lösung geliefert – und diese ist aus unserem Unternehmen nicht mehr wegzudenken.“