KI: Erfolgsfaktor für Compliance im Vertrags- und Mandantenmanagement

Auch wenn ständig von Bürokratieabbau gesprochen wird – Fakt ist, die regulatorischen Anforderungen an Unternehmen nehmen immer weiter zu. Egal, ob es um Datenschutz, Geldwäscheprävention, ESG-Kriterien oder branchenspezifische Normen geht, sie alle erzeugen einen hohen Dokumentations- und Prüfaufwand.

So kämpfen auch viele Kanzleien damit, dass ihre Verträge und das Mandantenmanagement den bestehenden Compliance-Anforderungen entsprechen, zumal in dieser Branche bei Verstößen die Reputationsverluste umso größer sind. 

KI im Vertragsmanagement

Kanzleien oder die Rechtsabteilungen von Unternehmen müssen heute nicht nur sicherstellen, dass Fristen, Laufzeiten und Inhalte ihrer Verträge korrekt sind, sondern auch dafür sorgen, dass gesetzliche Standards und interne Richtlinien eingehalten werden. Auch wenn die Entwicklung von KI noch in den Anfängen steckt, sorgt der Einsatz KI-basierter Tools , schon heute für massive Entlastung, gerade bei der Gewährleistung von Compliance.

1. Vertragserkennung und Klassifikation
KI-Systeme können auf Basis von Natural Language Processing (NLP) Verträge automatisch analysieren und klassifizieren. Sie erkennen Vertragsarten (z. B. Arbeits-, Liefer- oder Dienstleistungsverträge) und schaffen so die Grundlage für eine automatisierte Compliance-Prüfung.

2. Abweichungsanalysen und Korrekturhinweise
KI-Modelle sind in der Lage, spezifische Klauseln zu identifizieren, etwa zu Datenschutz, Haftung oder Kündigungsfristen. Durch Abgleich mit einem hinterlegten Compliance-Regelwerk werden Abweichungen sofort identifiziert und sichtbar gemacht; manche KI-Assistenten geben sogar konkrete Empfehlungen, wie sich entsprechende Compliance herstellen lässt.

3. Nie wieder Fristen verpassen
Durch das automatische Erkennen von Fristen, Zahlungszielen oder Eskalationsklauseln unterstützt die KI zudem das proaktive Management vertraglicher Verpflichtungen. Der Vorteil: Compliance-relevante Termine werden nicht mehr manuell gepflegt, sondern werden KI-unterstützt überwacht.

4. Aussagekräftige Reports auf Knopfdruck:
Kanzleimanagementlösungen, die KI-Funktionen beinhalten, können automatisch Reports nach festgelegten Vorgaben erzeugen, etwa zu Compliance-Verstößen oder hinsichtlich der Risikoverteilung. So hilft KI dabei, einerseits die Transparenz für interne Audits oder externe Prüfungen zu erhöhen und andererseits den manuellen Aufwand zu minimieren.

KI im Mandantenmanagement

Auch im Mandantenmanagement in der Rechtsberatung, spielt die Einhaltung von Compliance-Anforderungen eine große Rolle. Hier kommen Themen wie die Sorgfaltspflicht, der Datenschutz oder Interessenskonflikte zum Tragen.

1. Automatisierte Mandantenprüfung
KI-gestützte Systeme sind in der Lage, Mandanteninformationen mit Datenbanken wie beispielsweise Sanktionslisten innerhalb kürzester Zeit abzugleichen. So werden potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und automatisch dokumentiert, was ein wesentlicher Beitrag zur Einhaltung gesetzlicher Prüfpflichten ist.

2. Fortlaufendes Risiko-Scoring
Durch Analyse von Transaktionen, Kommunikationsmustern oder Verhaltensdaten kann KI dynamische Risikoprofile von Mandanten erstellen. Bei Abweichungen oder Auffälligkeiten gibt das System einen Hinweis und so wird Compliance zu einem sich kontinuierlich weiterentwickelnden Prozess.

3. Datenschutzkonforme Datenspeicherung
KI kann auch bei der Klassifizierung personenbezogener Daten unterstützen, etwa indem diese verschlüsselt, anonymisiert oder gelöscht werden. Reminder-Funktion können zudem dafür Sorge tragen,  dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden – sprich Daten rechtskonform gespeichert und dann gelöscht werden. 

Herausforderungen und Voraussetzungen

KI kann schon heute einen großen Anteil dazu beitragen, dass Kanzleien und Unternehmen compliant sind. Damit diese zukunftsweisende Technologie ihre Wirkung entfalten kann, bedarf ein einiger Vorrausetzungen, beispielsweise dass die Datenqualität sichergestellt wird. Denn die Effizienz und Validität von KI hängt maßgeblich von der Verfügbarkeit und Qualität strukturierter Daten ab. Und ohne Ganzheitlichkeit geht es auch nicht – die verschiedenen Bereiche  innerhalb von Unternehmen oder Kanzleien müssen zusammenarbeiten, damit die KI bei ihren Analysen und Vorschlägen die unterschiedlichen Aspekte berücksichtigen kann. 

Fazit

KI wird sukzessiv zu einem unverzichtbaren Instrument – auch hinsichtlich eines rechtskonformen Vertrags- und Mandantenmanagements. Sie hilft, komplexe Regularien anzuwenden, Risiken frühzeitig zu identifizieren und Dokumentationspflichten effizient zu erfüllen. Unternehmen und Kanzleien, die in KI-gestützte Lösungen investieren, sichern sich dadurch nicht nur regulatorische Sicherheit – sondern langfristig auch wirtschaftliche Vorteile.

(stp.one)