Thought Leadership
Kennen Sie das, eine neue Softwarelösung wird den hohen Erwartungen nicht gerecht, obwohl ihr ein umfangreiches Projekt vorausgeht? Die Antwort liegt oft in der Art und Weise, wie sie entwickelt wird.
Es wird sich auf Funktionalitäten konzentriert, ohne die Business-Prozesse End-to-End zu berücksichtigen. Was passiert also, wenn in Software-Projekten die fachlichen Abläufe nur oberflächlich betrachtet und Business-Prozesse nicht wirklich erfasst werden? Genau hier setzt PoRE, das prozessorientierte Requirements Engineering an.
Stellen Sie sich vor, Ihre HR-Abteilung steht vor der Herausforderung, täglich hunderte Bewerbungen zu koordinieren – doch mit dem eingesetzten System können die für Sie so wichtigen Daten und Informationen nur zum Teil erfasst und verarbeitet werden. Es fühlt sich an, als würde man einen wertvollen Schatz nur in groben Umrissen sehen, ohne die feinen Details und unternehmensindividuellen Bedürfnisse, die den Rekrutierungsprozess erst lebendig machen, heben zu können. Was wäre, wenn Ihre IT-Lösung nicht nur den Bewerbungsprozess abbildet, sondern ihn lebt? Ein System, das den Herzschlag Ihrer Personalgewinnung kennt – und alle Perspektiven und Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden aktiv in den Mittelpunkt stellt.
Wir glauben daran, der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, Prozesse in ihrer vollen Ausprägung in den Fokus zu rücken und darüber Anforderungen prozessorientiert zu entwickeln. Während bei traditionellen Vorgehensweisen viele Details und viel Wissen der Fachexperten, oft auch wichtige Schnittstellen unberührt bleiben, heben wir diese Schätze mit einem ganzheitlichen, prozessorientierten Ansatz im Requirements Engineering. Wir werfen den Blick hinter den Vorhang und machen so aus einem Tool die Grundlage für ein Gesamtpaket, das nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die menschliche Komponente in den Mittelpunkt stellt.
Authentische Dynamik für Ihre Geschäftsprozesse
In vielen Unternehmen dominiert noch immer die projekt- oder funktionsbezogene Sicht auf Anforderungen. Wie im obigen Beispiel, werden insbesondere in IT-Projekten Anforderungen oft auf Projekt- oder Bereichsebene definiert – mit begrenztem Blick auf das Gesamtunternehmen. Entscheidungen, Ziele und Verantwortlichkeiten orientieren sich an Projekt- oder Bereichsstrukturen, während Prozesse eher als Nebenprodukt betrachtet werden. Trotz wachsendem Wunsch nach prozessualem Denken bleibt die Prozessentwicklung in solchen Strukturen oft zweitrangig.
Die Steuerung von Prozessanforderungen ist der Schlüssel für eine nachhaltige Digitalisierung.
Danijela Bagaric, BPM&O GmbH
Perspektivwechsel: Prozessorientierte Organisation
In der prozessorientierten Organisation werden Anforderungen ganzheitlich und unternehmensweit betrachtet. Grundlage bildet ein unternehmensweit getragenes Prozessmodell mit:
➤ Systematisch und vollständig dokumentierten Prozessen bis auf Arbeitsebene,
➤ eindeutig zugewiesenen Verantwortlichkeiten,
➤ strategisch getroffenen Entscheidungen mit klarem Prozessbezug,
➤ konkreten Zielgrößen zu den Prozessen, ausgerichtet an der Unternehmensstrategie.
Das Prozessmodell ist nicht nur Referenz, sondern Ausgangspunkt aller Anforderungen im PoRE.
Anforderungen der Unternehmen – die neue Realität
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, steigende Komplexität und Dynamik zu bewältigen. Dafür braucht es ein durchgängiges, prozessorientiertes Anforderungsmanagement, das:
➤ Anforderungen integriert steuert,
➤ Schnittstellen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten eindeutig definiert,
➤ Nachvollziehbarkeit (Traceability) sicherstellt,
➤ Transparenz und Steuerbarkeit über alle Ebenen hinweg gewährleistet.
Ein zentrales Prozessmodell ist der Schlüssel zur Konsistenz und Stabilität in Organisation und IT.
Leitidee der prozessorientierten Organisation
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, folgt die prozessorientierte Organisation einer klaren Leitidee, in der das prozessorientierte Requirements Engineering einen wichtigen Knotenpunkt bildet (Bild 1).
Die Leitidee zeigt, IT und Prozesse sind heute untrennbar verbunden – ohne Prozesse keine sinnvolle IT-Unterstützung, ohne IT keine skalierbaren Prozesse.
Schnittstelle und Steuerungsinstrument
PoRE verbindet Strategie, Struktur, Prozess und IT. Es greift auf bewährte Methoden zurück, zum Beispiel:
➤ Strategisches und operatives Prozessmanagement,
➤ klassisches und agiles Projektmanagement,
➤ Software- und Testmanagement,
➤ Anforderungs- und Change Management (Bild 2).
Von der Strategie zur Umsetzung
Dieser Ansatz fördert eine durchgängige Top-Down-Ausrichtung – von der Unternehmensstrategie bis zu jeder einzelnen an den Unternehmenszielen ausgerichteten und mit Kennzahlen gemessenen Aufgabe im Prozess. Werden diese Aufgaben mit Hilfe oder durch eine IT-Anwendung ausgeführt, besteht wiederum ein direkter Bezug der eingesetzten IT-Anwendung zur Unternehmensstrategie.
Praxisbeispiele: SAP S/4HANA-Einführung mit PoRE
Im Rahmen einer SAP S/4HANA-Transformation hat ein mittelständisches Unternehmen seine IT-Organisation neu strukturiert: Die IT-Abteilung wurde in zwei Verantwortungsbereiche unterteilt – „Design und Development“ sowie „Service und Betrieb“. Zusätzlich wurde ein drittes, unabhängiges SAP-Team etabliert, das ausschließlich SAP S/4HANA-Themen verantwortet.
Auf Basis des PoRE-Frameworks entwickelte das SAP-Team einen klar definierten Prozess zur Aufnahme, Spezifikation, Umsetzung, Test und Veröffentlichung von Anforderungen. Dadurch konnten von Beginn an folgende Prinzipien berücksichtigt werden:
➤ Entwicklung von SOLL-Prozessen, sofern erforderlich,
➤ Ableitung von Anforderungen auf Basis bestehender Geschäftsprozesse,
➤ enge Synchronisation zwischen Prozessdesign und SAP-Entwicklung, insbesondere bei Test und Einführung.
Eine Analyse zeigte, dass die ursprünglich separaten Prozesse der drei Teams methodisch ähnlich waren und aufeinander aufbauten. Daher war es naheliegend, die abgeglichenen Prozessschritte zu einem durchgängigen Prozess zusammenzuführen, sowie ein übergreifendes Testmanagement einzuführen.
Das Ergebnis war ein konsolidierter End-to-End-Prozess mit deutlich verbessertem, gegenseitigem Verständnis. Dieser trug wesentlich dazu bei:
➤ Nachbesserungsaufwände zu reduzieren,
➤ Anforderungen ganzheitlich und konsistent zu erfassen,
➤ Effektivität, Effizienz und Qualität in der IT-Bereitstellung nachhaltig zu steigern.
Dieses Beispiel verdeutlicht, wie PoRE in komplexen IT-Umgebungen zur strukturierten und nachhaltigen Umsetzung von Anforderungen beitragen kann.
Nur wer Anforderungen im Prozesszusammenhang versteht, kann Unternehmens- und IT-Strategien wirksam und zukunftssicher gestalten und damit zu einer nachhaltigen Digitalisierung beitragen.
Matthias Böhme, BPM&O GmbH
Wichtiger Baustein der Organisationsentwicklung
Ein deutschlandweit tätiges Bauunternehmen mit über 25 Standorten und mehr als 2.000 Mitarbeitenden entschied sich, seine Organisation grundlegend zu transformieren – weg von einer funktional ausgerichteten Struktur hin zu einer prozessorientierten Organisation. Ziel der Neuausrichtung war es Transparenz, Effizienz und Kundenorientierung nachhaltig zu steigern.
Im Zuge der Neugestaltung zentraler Geschäftsprozesse sowie der Einführung klar definierter Prozessrollen traten zahlreiche Verbesserungspotenziale innerhalb der Organisation zutage. Um diese strukturiert, bereichsübergreifend und zielgerichtet zu bearbeiten, wurde ergänzend zum Projekt- und Prozessmanagement PoRE etabliert.
Der entscheidende Mehrwert lag in der integrierten Ausgestaltung. Anders als in klassischen Anforderungsprozessen wurden hier:
➤ gezielt die Abhängigkeiten zwischen Prozessen analysiert und berücksichtigt,
➤ Prozessverantwortliche aktiv in den Anforderungsmanagementprozess eingebunden,
➤ eine direkte Verbindung operativer Anforderungen mit der übergeordneten Unternehmensstrategie ermöglicht.
Dieses ganzheitliche Anforderungsmanagement schaffte die Grundlage dafür, dass Veränderungen nicht isoliert, sondern im Gesamtzusammenhang bewertet und umgesetzt wurden – ein zentraler Erfolgsfaktor für die agile und nachhaltige Organisationsentwicklung.
Vorteile für Ihr Unternehmen
PoRE als Ansatz integriert verschiedene Management-Systeme und -Methoden:
➤ Der ganzheitliche Ansatz im strategischen Prozessmanagement richtet die IT systematisch auf die Unternehmensstrategie aus
➤ Das operative Prozessmanagement nutzt kontinuierliche Verbesserungsmethoden wie KVP, Kaizen und den PDCA-Zyklus
➤ Change Management berücksichtigt organisatorische und kulturelle Aspekte für einen nachhaltigen Wandel
➤ Testmanagement sichert die nachhaltige Implementierung und Expansion
➤ Requirements Engineering setzt strukturierten Umgang mit Anforderungen um
Die Integration des PoRE-Ansatzes steigert den Erfolg in der täglichen Arbeit erheblich. Ein einheitliches Prozessmodell ermöglicht die unternehmensweite Integration von Anforderungen, steuert Risiken und Qualität und reduziert so Komplexität. Die präzise Steuerung von Aufgaben und Datenflüssen sichert die Konsistenz zwischen Schnittstellen. Die zielorientierte Steuerung sorgt für ein transparentes Management, das auf Effektivität, Effizienz, Compliance und Stabilität ausgerichtet ist.
