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Büro ZukunftMittelständler wollen das Papier aus ihren Büros verbannen und setzen verstärkt auf Lösungen für die digitale Dokumentenverwaltung. Fast jedes fünfte mittelständische Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern (18 Prozent) gibt aktuell an, in nächster Zeit Investitionen in eine entsprechende umfassende Softwarelösung tätigen zu wollen. 

Weitere 8 Prozent planen Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen für sogenannte Enterprise-Content-Management- (ECM) bzw. Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage unter 755 Unternehmen in Deutschland im Auftrag des Digitalverbands Bitkom. „Das digitale Büro ist die Steuerzentrale der digitalen Transformation. Neue, digitale Geschäftsmodelle einerseits, ein analoges Management und Dokumente auf Papier andererseits, das passt nicht zusammen“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom.

Aktuell herrscht im Mittelstand allerdings noch das analoge Büro vor. So nutzt gerade einmal jeder dritte Mittelständler (33 Prozent) eine digitale Dokumentenverwaltung etwa für die Archivierung, den Posteingang oder das Teilen von Informationen im Unternehmen. Bei den Großunternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern sind es dagegen 90 Prozent. Und während von den Nutzern einer solchen Software im Mittelstand gerade einmal 34 Prozent ein unternehmensweites System eingeführt haben, setzen bei den Großen 9 von 10 (90 Prozent) auf eine einheitliche Lösung für das Unternehmen. „Im Mittelstand nutzen nur 11 Prozent der Unternehmen ein unternehmensweites ECM- oder DMS-System, bei den Großunternehmen sind es 81 Prozent“, sagt Biffar. „Man könnte auch sagen: Der Mittelstand hat einen hausgemachten Wettbewerbsnachteil gegenüber den Großen wenn es um die digitale Transformation geht. ,Digital first‘ muss nicht nur für das Angebot des Unternehmens auf dem Markt gelten, es muss das Leitmotiv des gesamten Unternehmens sein.“

Im Mittelstand dominieren derzeit Insellösungen für einzelne Abteilungen. So nutzen 49 Prozent eine digitale Dokumentenverwaltung in der Buchhaltung, 44 Prozent im Vertrieb und 38 Prozent im Einkauf. Aber nur 27 Prozent setzen eine solche Software in der Personalabteilung ein, lediglich 17 Prozent in der Logistik und 15 Prozent in der Produktion. Die Folge ist, dass Großunternehmen, die ECM- oder DMS-Systeme nutzen, einen sehr viel höheren Nutzen daraus ziehen als die Mittelständler. So sagen 39 Prozent der Mittelständler, dass Software sie bei der Rechnungsbearbeitung unterstützt, bei den Großunternehmen sind es 70 Prozent. Im Mittelstand loben 34 Prozent Vorteile im Dokumentenmanagement und 32 Prozent bei der Archivierung, bei den Großen sind es 78 bzw. 71 Prozent. Deutliche Unterschiede gibt es auch bei den Funktionen eines ECM- oder DMS-Systems, die über die klassischen Verwaltungs-Funktionen hinausgehen. Nur 17 Prozent der Mittelständler ziehen Nutzen aus Funktionen für die Teamarbeit, gerade einmal 4 Prozent profitieren beim Wissensmanagement. Bei den Großunternehmen liegen die Anteile mit 49 bzw. 17 Prozent deutlich darüber.

Bitkom ECM

Ein Grund für diese deutlichen Unterschiede liegt in der Entscheidungsstruktur der Unternehmen. Während in 86 Prozent der mittelständischen Unternehmen die Geschäftsleitung maßgeblichen Einfluss auf die Investitionsentscheidungen rund um das Digital Office nimmt, bindet nicht einmal jeder Zweite (45 Prozent) die IT-Verantwortlichen ein und nur in dem jedem achten (12 Prozent) können die Anwender in den Abteilungen an der Entscheidung mitwirken. In den Großunternehmen sieht das Bild anders aus. Hier liegt die maßgebliche Entscheidung in nur 57 Prozent der Fälle bei der Geschäftsleitung, die IT-Experten werden aber in 77 Prozent der Unternehmen einbezogen. Und auch die Anwender haben in jedem dritten Großunternehmen (33 Prozent) ein maßgebliches Wort mitzureden. „So richtig es ist, eine zentrale Strategie für das Digital Office zu haben und so wichtig es ist, dass diese Strategie von der Geschäftsleitung getragen wird, so entscheidend ist aber auch auf die Fachkompetenz der Mitarbeiter“, sagte Biffar. „Nur so können Lösungen ausgewählt werden, mit denen am Ende alle Beteiligten gut und gerne arbeiten und die Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen verbessern.“

Nach Ansicht des Bitkom führt auch die technologische Entwicklung dazu, dass die Einstiegshürden für eine Digitalisierung des Büros im Mittelstand sinken. Wurden vor vier Jahren bei den mittelständischen Anwendern von ECM- oder DMS-Systemen noch in 95 Prozent der Fälle die Lösungen auf eigenen Rechnern mit entsprechendem Investitions- und Wartungsaufwand betrieben, so setzen heute nur noch 59 Prozent der Mittelständler auf diese Variante. 44 Prozent nutzen externes Hosting, etwa eine Private-Cloud-Lösung, 5 Prozent setzen auf eine Public-Cloud-Lösung – 2013 waren Cloud-Systeme mit gerade einmal 5 Prozent noch die absolute Ausnahme. „Cloud Computing hat im Mittelstand den Durchbruch geschafft. Für die Anbieter von ECM- und DMS-Lösungen ist das eine riesige Chance, weil so die Einstiegshürden für die mittelständischen Kunden deutlichen sinken“, so Biffar. „Gleichzeitig ist es eine unternehmerische Herausforderung für die Anbieter, denn statt dem Lizenzverkauf, der gut kalkulierbare und höhere Einnahmen brachte, geht der Trend zu Mietmodellen und Software-as-a-Service.“

Die höchste Relevanz für den Einsatz einer digitalen Dokumentenverwaltung haben für mittelständische Unternehmen aktuell die Themen IT- und Datensicherheit (92 Prozent), Connectivity (86 Prozent) – also die Integration der Systeme mit bestehenden Anwendungen – und die Usability (81 Prozent), also die Nutzerfreundlichkeit. Deutlich seltener genannt werden die Themen Teamarbeit (49 Prozent), Cloud Computing (40 Prozent) und Big Data bzw. Smart Data (39 Prozent).

Die vollständige Studie „ECM im Mittelstand 2017 - Status Quo und Perspektiven auf dem Weg zum Digital Office“ sollte hier zum kostenlosen Download stehen. 

Hinweis zur Methodik

Grundlage der Angaben ist eine Umfrage, die Bitkom Research im Auftrag des Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden 755 Geschäftsführer und IT-Leiter aus deutschen Unternehmen ab 20 Mitarbeitern befragt, darunter 608 mittelständische Unternehmen (20 bis 499 Mitarbeiter). 

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