E-Rechnung: Ab 2027 gilt die Ausstellungspflicht

Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland geht in die nächste Phase. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen auch ausstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen. Als E-Rechnung gelten nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die sich maschinell auswerten lassen. Eine PDF-Datei allein erfüllt die Anforderungen nicht.

Technische Fehler und steuerliche Bewertung

Mit einem Schreiben vom 15. Oktober 2026 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) laut Esker weitere Detailfragen konkretisiert. Es behandelt unter anderem Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnungen, die Zuordnung von Rechnungsinformationen und Anforderungen an Leistungsbeschreibungen. Zudem unterscheidet es zwischen technischen Fehlern bei der Prüfung von Geschäftsregeln und der umsatzsteuerlichen Beurteilung. Verstößt eine Rechnung gegen eine technische Geschäftsregel, verliert sie demnach nicht automatisch ihren Status als E-Rechnung im steuerlichen Sinne.

Für die Praxis bedeutet das: Werden Rechnungen allein wegen technischer Prüffehler zurückgewiesen, obwohl sie steuerlich anerkannt werden könnten, entstehen unnötige Rückfragen und Korrekturschleifen. Umgekehrt ersetzt eine technische Validierung keine steuerliche Prüfung. Unternehmen sollten deshalb ihre Prüf- und Freigabeprozesse daraufhin überprüfen, wie sie unterschiedliche Fehlerarten behandeln und wann eine fachliche Prüfung nötig ist.

EU-Meldepflicht ab 2030

Für international tätige Unternehmen kommen weitere Anforderungen hinzu. Viele europäische Länder haben eigene Pflichten zur E-Rechnung und zu digitalen Meldungen eingeführt oder geplant, die sich bei Übermittlungswegen und Kommunikation mit den Steuerbehörden unterscheiden. Das EU-Reformpaket VAT in the Digital Age (ViDA), das der Rat im März 2025 verabschiedet hat, sieht ab Juli 2030 digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU vor. Grundlage dafür sind strukturierte Rechnungsdaten.

Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich zudem automatisiert mit Bestellungen abgleichen und an ERP-Systeme übergeben. Voraussetzung für eine weitgehend automatisierte Verarbeitung ist allerdings, dass Rechnungsdaten, Bestellungen, Lieferantenstammdaten und Freigaben zusammenpassen. Fehlen etwa Bestellinformationen oder stimmen Stammdaten nicht überein, bleibt trotz E-Rechnung manuelle Arbeit nötig.

(red/Esker)