Digitales Logbuch für transparente Prozesse

Bei der Gestaltung transparenter Unternehmensabläufe ergänzen sich bei dem Kunststoffspezialisten Reinert-Ritz GmbH zwei zentrale Komponenten: ams.erp und ams.taskmanager.

Das Anfang 2023 implementierte ERP-System ams.erp sorgt für die durchgängige Datenbasis, während das nahtlos integrierte Collaboration-Tool ams.taskmanager die Prozessbeteiligten über die reinen ERP-Zahlen hinaus mit sämtlichen Zusatz- und Zwischeninformationen versorgt, die für die Abwicklung der Projekte relevant sind. Diese Informationen, die zuvor mündlich, per Mail und in Papiermappen abteilungsweise weitergegeben wurden, stehen nun zentral zur Verfügung. Damit übernimmt die Collaboration-Software die Rolle eines digitalen Logbuchs, das stets den Überblick über den aktuellen Status der Erledigung aller Aufgaben und Vorgänge liefert.

Dem Prozessverantwortlichen bei Reinert-Ritz, Niklas Pietruschka, war klar, dass im Rahmen der Auftrags- oder Projektabwicklung jede Menge Informationen anfallen, die abteilungsübergreifend ausgetauscht werden müssen. Dies können kundenindividuelle Absprachen zu den Produkten sein, es kann die Verpackungs- und Versandkonditionen betreffen oder auch die Abwicklung von Reklamationen. Für die Übermittlung dieser Informationen hält er ERP-Systeme generell nicht für prädestiniert, weil sie notwendigerweise einer vorab definierten Logik folgen, die angrenzende oder sich spontan ergebende Aspekte außer Acht lassen müsse. Am nützlichsten sei diese logische Abfolge in der Fertigung, wo das ERP-System über die Stücklisten und die Arbeitspläne das alleinige Kommando übernehme. An vielen anderen Stellen hingegen sei vielfach ein Eingreifen erforderlich, zumindest aber die Aufnahme weiterführender Auskünfte.

Einbindung sämtlicher Zwischeninformationen

Für die strukturierte Einbindung dieser Zusatz- und Zwischeninformationen in den Gesamtprozess kommt die Collaboration-Software ams.taskmanager zum Einsatz, über die sich unternehmensweite alle typischen Dokumentations- und Freigabeprozesse sowie auch Änderungs- und Service-Anfragen von Kunden digital verwalten lassen. Der Hauptnutzen liegt darin, den Bearbeitungsstatus der jeweiligen Aufgaben und Anfragen vom Eingang bis zu ihrer Erledigung an zentraler Stelle bereitzustellen. Dies sorgt für Nachvollziehbarkeit und digitale Prozesssicherheit, die bei eher formloser Kommunikation per Telefon, Mail oder Arbeitsmappe nicht möglich ist.

An ams.erp ist das frei konfigurierbare Software-Modul über eine Standardschnittstelle angebunden, so dass beide Systeme jederzeit miteinander korrespondieren. Das Zusammenspiel erfolgt über Referenzen: Sobald im ERP eine Angebotsnummer existiert, wird eine Referenz im entsprechenden Task hinterlegt. ams.taskmanager öffnet sich als Website und zeigt die Referenzen ins ERP-System an. Klickt nun eine bearbeitende Person auf eine Referenz, wird sie ins ERP-System weitergeleitet und weiß von vornherein, auf welches Angebot oder welchen Kunden sich der jeweilige Task bezieht.

Der Nutzen der Collaboration-Software liegt vor allem darin, Prozessengpässe aufzudecken, wenn Aufgaben nicht erledigt werden konnten oder Entscheidungen nicht getroffen wurden. Früher wurden solche Problemstellungen im Rahmen von Koordinationsrunden aufzudecken versucht, heute erfolgt die Analyse anhand der in der Task-Software gesammelten Informationen.

Die Notwendigkeit von Transparenz und die Erkenntnis, dass in einem durchgängigen Prozess alle relevanten Informationen zentral verknüpft und jederzeit verfügbar sein müssen, sieht Niklas Pietruschka im deutschen Mittelstand als noch unterrepräsentiert an. Dabei biete die Task-Software sogar die Option für die Umsetzung der von der DIN EN ISO 9001:2015-11 geforderten Prozessorientierung.

Guido Piech | Ams.Solution AG