Thought Leadership
Cédric Suchet, Head of Treasury & Risk Management, Swiss International Air Lines über Zeichnungsberechtigung auf Bankkonten und die damit einhergehenden Schwierigkeiten.
250 Beschäftigte haben bei der Swiss International Air Lines Ltd. (SWISS) Zeichnungsberechtigung auf Bankkonten – weltweit verteilt, überall dort, wo das Unternehmen Konten führt. Solche Berechtigungen ändern sich permanent. Dies bedeutete bisher jedes Mal einen aufwändigen Antrags- und Genehmigungsprozess. Deshalb hat das Unternehmen vor kurzem die TIS Cloud Plattform eingeführt. Der Bank Account Manager (BAM) dient als gemeinsame Basis zur effizienten Verwaltung von Bankkonten und zum Austausch kontenbezogener Informationen und Dokumente. Die Kommunikation über Bankkontenzugriffsrechte vereinfacht sich mit der Lösung deutlich.
Die SWISS ist die führende Schweizer Fluggesellschaft und verbindet Destinationen in der Schweiz und Europa mit der ganzen Welt. Als Teil der Lufthansa Gruppe beschäftigt der SWISS Konzern mehr als 7.500 Mitarbeiter/innen. Mit ihrer Flotte von 85 Flugzeugen bedient SWISS ab ihrem Hub Zürich und den Landesflughäfen Basel und Genf weltweit 73 Destinationen in 39 Ländern.
Ihren Zahlungsverkehr hat SWISS schon 2009 weitgehend zentralisiert, als man die Zahlprozesse auf jene zwei Institute konzentrierte, mit denen auch die Lufthansa seit geraumer Zeit gearbeitet hatte. Über die Plattformen der beiden Banken laufen seitdem 85 Prozent des weltweiten Zahlungsverkehrs. Gleichwohl gibt es nach wie vor eine Reihe lokaler Banken, so dass SWISS weltweit derzeit ca. 130 Konten unterhält. Lokale Bankbeziehungen sind dabei für die Abwicklung von Lohnzahlungen oder als Kontoverbindung für Bareinzahlungen an Flughäfen unabdingbar.
Zeichnungsberechtigungen wechseln fast im Wochenrhythmus
Während für die Hauptbanken im Wesentlichen nur die Treasury-Abteilung zeichnungsberechtigt ist, benötigt das Personal vor Ort Zugriff auf die lokalen Kontoverbindungen. Knapp 100 solcher Berechtigter gibt es weltweit – eine volatile Zahl jedoch, denn das Personal in den Außenstellen wechselt regelmäßig, was eine Anpassung der Zeichnungsberechtigungen erfordert. 30 – 40 Änderungen pro Jahr zählt Henrik Schindler, Administrator Treasury Back Office bei der SWISS, und er weiß: “Da ist schnell der Überblick verloren. Was geschieht, wenn jemand nicht mehr bei uns arbeitet und trotzdem Kontenzugriff hat?“
Compliance-Grundsätze erfordern deshalb, dass jederzeit bekannt ist, wer wo zeichnungsberechtigt ist und dass Zugriffsrechte zeitnah entzogen und vergeben werden. Bislang gab es bei SWISS keine zentrale Plattform, welche ein einheitliches Datenmanagement und eine klare Aufgabenverteilung zur Pflege wichtiger Informationen zu den weltweiten Bankkonten des Unternehmens ermöglicht hätte.
„Die Informationen mussten wir permanent aktiv bei den Außenstellen einholen“, so Henrik Schindler. So waren die Übersichten der weltweit Zeichnungsberechtigten oft unvollständig und veraltet, wie der 33jährige berichtet. Der Genehmigungsprozess für das Ändern von Berechtigungen funktionierte über das Versenden unverlinkter Excel-Tabellen und war entsprechend ineffizient. Langwierig wurden Antragspapiere über die interne Hauspost verschickt, eine Übersicht des aktuellen Bearbeitungsstatus gab es nicht.
Zugänge sind nicht an das SAP-Berechtigungskonzept geknüpft
Deshalb benötigte SWISS eine Lösung zur schnellen und sicheren Verwaltung aller Zeichnungsberechtigungen ihrer Bankkonten. Auf der Suche nach einem geeigneten System kamen zwei vergleichbare Lösungen in Frage: Die TIS Cloud-Plattform sowie ein client- basiertes System. Die Wahl fiel auf die TIS Cloud-Plattform, weil sich das Anlegen neuer Datenfelder und das Verwalten von Dokumenten gegenüber der alternativen Lösung wesentlich einfacher realisieren ließen. “Es stellte sich für unsere Zwecke als Vorteil heraus, von einer nutzerfreundlichen Cloud-Lösung zu profitieren, die nicht in direkter Verbindung zu bereits bei uns im Einsatz befindlichen System stand“ erklärt Cédric Suchet, Head of Treasury & Risk Management bei SWISS.
Ferner ist ein Cloud-basiertes System zumeist weit günstiger als eine Software, die auf den eigenen Servern installiert ist – bei einem weltweit aufgestellten Luftfahrtunternehmen wäre der Aufwand, einen Client in den PCs aller Außenstellen zu installieren, viel zu hoch gewesen, gemessen an dem, was SWISS mit dem Einsatz der Software erreichen wollte. „Als webbasierte Anwendung ist der BAM sehr einfach überall in unserem Unternehmen an jedem Standort einzusetzen. Dies ist eine wichtige Voraussetzung für eine Fluggesellschaft. Zudem ist er ohne die Last der typischen Client-Lösungen nutzbar“, so Cédric Suchet.
Datensicherheitspflichten vorab definiert
Da Bankkontendaten für ein Unternehmen stets sensibel sind und vor unbefugten Zugriffen geschützt werden müssen, wurde im Projekt von Beginn an die IT Security des Luftfahrtunternehmens hinzugezogen. Sie überprüfte die Standards für eine Datenvereinbarung mit TIS. In dieser sind Rechte und Informations- sowie Datensicherungspflichten des Datenexporteurs (SWISS) und -importeurs (TIS) festgehalten. Mitte 2012 begann die Testphase. Henrik Schindler: „Die TIS hat uns einen Web-Zugang auf den BAM zur Verfügung gestellt. Dort war eine Auswahl an Bankdaten, die wir zuvor übermittelt hatten, bereits aufbereitet enthalten. Damit konnten wir dann schon einmal arbeiten und damit beginnen, die restlichen Daten nachzuliefern.“ Zuvor musste das Treasury die Bankdaten zunächst für ihre Übertragung in den BAM aufbereiten. Denn die Lösung der TIS bietet viele verschiedene Möglichkeiten, Clearing Codes, Adressen oder Kundendaten individuell anzulegen. Bevor der BAM mit Inhalten gefüllt wird, gilt es also, sich Gedanken darüber zu machen, welche Informationen für die internen Stellen wichtig sind und daher für den Import aufbereitet werden müssen.
Die Einführung der SWISS-Berechtigungen in das System übernahm der Treasury-Experte dann ohne weiteren Support von TIS. Per Web Conferencing und Telefon war jede Außenstelle in gut einer Stunde mit der neuen Lösung vertraut. Wie finde ich mein Konto? Welche Informationen sind im Datensatz enthalten? Wie beantragt man einen neuen Berechtigten? Diese Fragen wurden im Verlauf der Kurzschulung geklärt.
Seit Ende desselben Jahres nun nutzt SWISS den BAM als zentrale Plattform zum Austausch von Informationen und Dokumenten rund um das Management ihrer Bankkonten. Die Treasury-Abteilung hat damit eine sofortige Übersicht aller Bankkontostammdaten und kann die weltweiten Bankbeziehungen über ein Multilevel-Benutzerkonzept verwalten. Die Cloud-Lösung der TIS bietet zudem einen integrierten Workflow, um den Status der Änderungsanfragen für Zeichnungsberechtigte der weltweiten Bankkonten zu empfangen – damit hält SWISS alle internen und externen Auditvorgaben zur Rechteverwaltung ein.
Informationen zu den Konten strukturiert untereinander teilen
Nicht nur das Treasury von SWISS nutzt die Cloud-Plattform, sondern auch alle 37 Außenstellen in den von SWISS angeflogenen Städten, außerdem die Buchhaltungszentren in drei verschiedenen Kontinenten – insgesamt 60 Personen interagieren. Werden nun zum Beispiel Kontoinformationen benötigt, kann die Buchhaltung einfach ein Worddokument aus dem BAM generieren und hat die aktuellen Daten zum Konto sofort zur weiteren Verwendung vorliegen. Welche Person in welchem Land auf welchem Konto Zeichnungsberechtigung hat, ist per Knopfdruck recherchierbar. Und die Beteiligten können über den Workflow Unterlagen zu den einzelnen Banken, also Unterschriftenkarten, wichtige Verträge etc. viel leichter untereinander teilen, ohne die Unterlagen erst mühsam zu scannen und anschließend per E-Mail zu versenden.
Inzwischen wurde die Lösung bereits funktional für SWISS erweitert. So hat die TIS Dropdown-Befehle für die Datenfelder im BAM eingerichtet. Damit können Nutzer Daten nur aus einer durch den Administrator vordefinierten Liste auswählen, was eine strukturierte Pflege der Daten und die Abfrage bestimmter Merkmale wesentlich erleichtert.
