Thought Leadership
Gelegentlich müssen Unternehmen Altsysteme modernisieren. Bei SAP HCM für S/4HANA sollte dieser Schritt allerdings mit einer durchdachten Planung, einer Qualitätssteigerung der Daten und mit dem Einsatz KI-gestützter Transformations- Tools einhergehen.
Personalmanagementsysteme erfordern eine Transformation auf moderne Plattformen, wenn die Verwaltbarkeit verbessert, die Automation erhöht oder das Ende des System-Lebenszyklus erreicht wurde. Die Einführung von SAP HCM für S/4HANA (H4S4) ist ein solcher Fall. Die im Oktober 2022 eingeführte HCM-HANA-Version bietet Unternehmen vielfältige Möglichkeiten zur Verbesserung der HCMFunktionalität und der Betriebsabläufe. Allerdings ist die neue Plattform keine Nice-to-Have-Option. Sie gehört zur Strategie von SAP, alle alten Systeme auf die neue Plattform zu migrieren. Unternehmen, die für ihre HCM-Systeme bis dato noch kein Transformationsprojekt angestoßen haben, geraten unter Zeitdruck. Denn ältere SAP ERP-Lösungen wie SAP ERP HCM werden bis 2027 bzw. 2030 eingestellt.
Housekeeping erhöht die Erfolgsaussichten
Die IT-Transformation eines HCM-Systems ist keine Aufgabe, die nebenher erledigt werden kann. Dabei stellt das Personalmanagement und dessen IT-Transformation besondere Herausforderungen an die IT- und Transformationsteams. Dazu gehört beispielsweise die hoch sensible Geheimhaltung der Personalinformationen, wie Gehälter und Zahlungen. Eine weitere oft auftretende Herausforderung ist das Alter, der hohe Individualisierungsgrad der Bestandssysteme und die große Menge an Altdaten.
Der Erfolg einer HCM IT-Transformation hängt maßgeblich von der Qualität der Datenbasis ab. Daher müssen die Daten noch vor der eigentlichen Transformation aufgeräumt und in Ordnung gebracht werden (Data-Housekeeping). Dieser Schritt ist entscheidend für den gesamten Erfolg. In der Natuvion Transformationsstudie 2025 gaben 31 Prozent der Befragten an, ihre Ziele nicht oder nicht vollständig erreicht zu haben. Enttäuschungen bezüglich der Zielerreichung kommen meist von einer ungenügenden Vorbereitung. Werden die Daten nicht konsequent im Vorfeld der Transformation analysiert und optimiert, ist das Erreichen der Ziele grundsätzlich schwieriger.
Das Gelingen einer IT-Transformation von großen HCM-Umgebungen ist maßgeblich von den nötigsten Software-Tools und von erfahrenen Transformationsexperten abhängig.
Niels Northe, Natuvion GmbH
Grundsätzliche Überlegung zur Transformationsmethode
Das Standardvorgehen von SAP bei einer IT-Transformation ist die sogenannte Conversion oder Brownfield-Methode. Dabei werden alle Einstellungen, Daten und Entwicklungen (so S/4HANA-kompatibel) in die „Neue Welt“ übernommen. Im Wesentlichen erfolgt hierfür ein Upgrade auf SAP S/4HANA 2022 und im Nachgang die Aktivierung der SAP S/4HANAVersion des SAP HCM. Dieses Verfahren funktioniert prinzipiell, belässt allerdings „alles beim Alten“. Damit sind die Vorteile, die aus einer IT-Transformation gezogen werden könnten, weit weniger wahrscheinlich als bei anderen Migrationsmethoden.
Alternativ bieten sich neben der Brownfield-Methode weitaus gewinnversprechendere Möglichkeiten an. Die hiermit verbundenen Chancen beinhalten sowohl die Restandardisierung und das Redesign der Anwendung als auch eine Reduzierung der vorhandenen Daten. Die Nutzung dieser Chancen ist mit einer kompletten Neueinführung – der sogenannten Greenfield-Methode – und insbesondere mit einer teilweisen Neuausrichtung – der sogenannten Selective Data Transition (SDT) – möglich.
Fünf Gründe für die Selective Data Transition
Es gibt fünf Gründe, weshalb Unternehmen bei ihrer HCM-Transformation auf die Selective Data Transition setzen sollten:
#1 Eine selektive Transition kann den Wechsel beschleunigen.
#2 Das Verfahren reduziert das Projektrisiko im Vergleich zu einer Neuimplementierung.
#3 Die Auswirkungen auf die laufenden Prozesse und die IT-Organisation sind gering.
#4 Historische Systemausprägungen, Datenstrukturen und Datenbestände können bereinigt und reduziert werden.
#5 Veränderungen der IT-Landschaft wie Systemkonsolidierungen oder Prozessauslagerungen in Cloud-Lösungen können in einem Schritt erfolgen.
Experten und spezielle Tools machen den Unterschied
Das Gelingen einer IT-Transformation von großen HCM-Umgebungen ist maßgeblich von den nötigen Software-Tools und von erfahrenen Transformationsexperten abhängig. An dieser Stelle kommen hoch spezialisierte Unternehmen ins Spiel, die mit sehr viel Expertise und mit passenden Tools maßgeblich zum Erfolg der IT-Transformation beitragen.
Natuvion hat diese Expertise und verfügt mit seiner Data Conversion Suite (DCS) über eine voll integrierte Plattform, die alle Bereiche in allen Phasen einer IT-Transformation unter einem Dach unterstützt. Mit der Funktionsvielfalt lassen sich Transformationsprojekte skalieren und an den Lebenszyklus einer IT-Transformation anpassen – von der Analyse und Selektion über die Datenbereinigung bis zum finalen Load und einer möglichen Stilllegung nicht verwendeter Daten. Durch den gezielten Einsatz von KI werden viele Migrationsaufgaben automatisiert und damit einhergehend eine durchgängig hohe Qualität in der Transformation erreicht. Das Ergebnis ist eine sichere, nachhaltigere, kostengünstigere und vor allem schnellere Transformation auf IT-Plattformen wie SAP HCM für S/4HANA (H4S4).
