Thought Leadership
Wer den ganzen Tag von einem Meeting zum nächsten hetzt, hat keine Zeit für tiefes, strategisches Nachdenken. Studien zu Arbeitszeit und Aufmerksamkeit zeigen, warum bewusst eingeplanter Leerlauf im Kalender zur Aufgabe von Führungskräften wird.
Wie stark der Arbeitsalltag von Wissensarbeitern inzwischen fragmentiert ist, zeigt der Work Trend Index von Microsoft. Für den zugehörigen Sonderbericht „Breaking down the infinite workday“ wertete das Unternehmen Milliarden anonymisierter Produktivitätssignale aus Microsoft 365 aus und befragte zusätzlich 31.000 Wissensarbeitende in 31 Ländern.
Das Ergebnis: Beschäftigte werden im Schnitt alle zwei Minuten unterbrochen, umgerechnet 275 Mal am Tag, durch Meetings, E-Mails oder Chat-Nachrichten. Pro Tag erhalten sie dabei im Durchschnitt 117 E-Mails und 153 Nachrichten über Microsoft Teams. Besonders gravierend: Die Hälfte aller Meetings findet in den eigentlich produktivsten Tagesstunden zwischen 9 und 11 Uhr sowie zwischen 13 und 15 Uhr statt, also genau dann, wenn eigentlich Raum für konzentrierte Arbeit wäre. 57 Prozent der Meetings werden zudem spontan angesetzt, ohne vorherige Kalendereinladung.
Der reguläre Work Trend Index 2025 von Microsoft kommt zu einem ähnlich deutlichen Befund: Wissensarbeitende nutzen demnach nur noch 37 Prozent ihrer Arbeitszeit für tatsächliche inhaltliche Arbeit. Der überwiegende Rest fließt in Kommunikation, Abstimmung und die Suche nach Informationen. Zusätzlich zeigt der Sonderbericht, dass sich die klassischen Arbeitszeitgrenzen zunehmend auflösen: 40 Prozent der Beschäftigten rufen ihre E-Mails bereits vor 6 Uhr morgens ab, die Zahl der Meetings nach 20 Uhr stieg im Jahresvergleich um 16 Prozent.
Was Unterbrechungen mit der Konzentration machen
Wie teuer einzelne Unterbrechungen tatsächlich sind, hat die Informatikprofessorin Gloria Mark von der University of California, Irvine, in einer über zwei Jahrzehnte angelegten Forschungsreihe untersucht. Ihre zentrale Erkenntnis: Nach einer Unterbrechung dauert es im Durchschnitt 23 Minuten und 15 Sekunden, bis die ursprüngliche Konzentration auf eine Aufgabe wieder vollständig hergestellt ist. Dabei kehren Beschäftigte typischerweise nicht direkt zur unterbrochenen Aufgabe zurück, sondern bearbeiten zunächst noch zwei weitere Zwischenaufgaben.
Marks Langzeitmessungen zeigen zudem, dass die durchschnittliche Zeit, die Menschen ohne Wechsel auf einem einzelnen Bildschirminhalt verbringen, von rund zweieinhalb Minuten im Jahr 2004 auf nur noch etwa 47 Sekunden gesunken ist. Bemerkenswert ist dabei, dass nach Marks Untersuchungen rund 44 Prozent aller Unterbrechungen selbst verursacht sind, Beschäftigte unterbrechen sich also einen erheblichen Teil der Zeit selbst. Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Kennzahlen der zitierten Untersuchungen zusammen:
| Quelle | Kernbefund |
|---|---|
| Microsoft Work Trend Index Special Report | 275 Unterbrechungen pro Tag, 117 E-Mails, 153 Teams-Nachrichten |
| Microsoft Work Trend Index 2025 | Nur 37 Prozent der Arbeitszeit für inhaltliche Arbeit |
| Gloria Mark, UC Irvine | 23 Minuten und 15 Sekunden Wiederanlaufzeit nach einer Unterbrechung |
| Gloria Mark, Langzeitmessung | Aufmerksamkeitsspanne pro Bildschirminhalt von 2,5 Minuten (2004) auf 47 Sekunden gesunken |
| Reclaim.ai Deep Work Trends Report 2026 | Engagement im mittleren Management von 30 auf 27 Prozent gesunken |
Von reaktiver zu verteidigter Kalenderzeit
Als Reaktion auf diese Entwicklung setzt sich in der Fachliteratur zunehmend das Konzept des sogenannten Defensive Scheduling durch, bei dem Zeitblöcke für konzentrierte Arbeit aktiv und im Voraus im Kalender reserviert werden, statt zu hoffen, dass sich solche Phasen von selbst ergeben. Der 2026 Deep Work Trends Report des Anbieters Reclaim.ai, für den 256 Fachkräfte auf der Microsoft-Ignite-Konferenz befragt wurden, kommt dabei zu einem zusätzlichen Befund:
Besonders betroffen von fehlender Fokuszeit ist das mittlere Management, dessen Engagement-Werte im Erhebungszeitraum von 30 auf 27 Prozent sanken. Sind Führungskräfte selbst überlastet und ständig abgelenkt, fehlt ihnen demnach auch die Kapazität, ihre eigenen Teams vor ähnlicher Fragmentierung zu schützen. Manche Unternehmen reagieren darauf inzwischen mit fest verankerten meetingfreien Tagen, die nicht als Empfehlung, sondern als verbindliche Regel gelten.
Ein bekanntes Beispiel für bewusst eingeplanten Leerlauf
Wie sich geplanter Leerlauf konkret auf strategische Entscheidungen auswirken kann, zeigt ein prominentes Beispiel aus der Technologiebranche. Microsoft-Mitgründer Bill Gates zieht sich seit den 1980er Jahren zweimal im Jahr für eine Woche in eine abgelegene Hütte zurück, um ohne Tagesgeschäft ausschließlich zu lesen, zu schreiben und über strategische Fragen nachzudenken. Diese von ihm selbst als Think Week bezeichnete Praxis führte nach eigener Aussage unter anderem 1995 zu der Entscheidung, dass Microsoft einen eigenen Internetbrowser entwickeln sollte, woraus später der Internet Explorer hervorging. Amazon-Gründer Jeff Bezos übernahm das Konzept später für sich und entwickelte während einer eigenen Think Week im Jahr 2002 sowohl eine neue Unternehmensstruktur als auch das inzwischen bekannte Zwei-Pizza-Prinzip für Teamgrößen.
Was das für die IT-Führungsebene bedeutet
Für IT-Verantwortliche, die selbst häufig zwischen Architekturentscheidungen, Budgetgesprächen und operativem Tagesgeschäft pendeln, liefern diese Befunde ein konkretes Argument gegen einen durchgetakteten Kalender. Wenn produktive Kernstunden systematisch mit Meetings gefüllt werden und jede Unterbrechung mehr als 20 Minuten Wiederanlaufzeit kostet, sinkt die realistisch verfügbare Zeit für strategisches Nachdenken über technologische Weichenstellungen erheblich, unabhängig davon, wie viele Stunden formal im Kalender als Arbeitszeit ausgewiesen sind. Bewusst geschützte, unverplante Zeitblöcke sind der vorliegenden Forschung zufolge damit kein Luxus, sondern eine Voraussetzung dafür, dass strategische Entscheidungen überhaupt mit der nötigen Tiefe getroffen werden können.
