Thought Leadership
Für viele Unternehmen klingt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wie ein Rückschritt zur Stechuhr. Was initial nur die Beschäftigten besser schützen sollte, ist heute eine Frage der Beweisbarkeit gegenüber Dritten.
Moderne Arbeitsmodelle wie Homeoffice, mobiles Arbeiten und Vertrauensarbeitszeit bleiben möglich, solange die Arbeitszeiten transparent dokumentiert werden und bei einer Überprüfung (auch von außen) Bestand haben. Es geht also nicht mehr darum, ob Vertrauen doch ausreicht, sondern wie sich Unternehmen schlank und effizient an die Rechtslage anpassen.
Persönliche Anekdote: Arbeitszeiterfassung im Supermarkt
Meine erste persönliche Erfahrung mit Arbeitszeiterfassung machte ich als Schülerin bei einem Nebenjob im Supermarkt. Nach mündlicher Anweisung sollte ich samstags bereits um 6:30 Uhr starten, obwohl meine Schicht offiziell erst um 7:00 Uhr begann. Denn wenn der Laden um 7:00 Uhr öffnete, sollte bereits alles eingeräumt und präsentabel sein. Die zusätzliche halbe Stunde trug ich selbstverständlich (wie angeordnet) mit Bleistift im Klemmbrett im Pausenraum ein. Dort hatte jeder Mitarbeiter Zugang.
Trotzdem erhielt ich am Monatsende selten zweimal dasselbe Gehalt. Mal schwankte es um rund 50 Euro, mal sogar um 100 Euro, obwohl ich jede Woche dieselbe Stundenanzahl arbeitete. Ob es an Rechenfehlern, nachträglichen Änderungen oder schlicht aus Versehen passierte, ließ sich nicht mehr nachvollziehen. Nachfragen verursachten leider nur persönliche Kränkungen der Verantwortlichen und weiter ging ich damals nicht.
Vom EuGH 2019 bis zum BAG 2022
Liebend gerne hätte ich damals einfach auf meine Stempelkarte oder die Zeiterfassungs-App gezeigt, um Objektivität in die Sache zu bringen. Wenig überraschend kam für mich daher das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019. Für europäische Arbeitgeber wurde die Einführung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zur Arbeitszeiterfassung Pflicht. Mit seinem Beschluss vom September 2022 schuf das Bundesarbeitsgericht (BAG) dann auch für Deutschland mehr Klarheit. Arbeitgeber sind bereits jetzt dazu angehalten, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Offen ist lediglich noch die konkrete Ausgestaltung, zu der im Herbst 2026 eine Entscheidung der Politik erwartet wird. 2027 wird diese vermutlich in Kraft treten. Unternehmen sollten jetzt schon vorsorgen, um nicht von Umsetzungsfristen unter Druck gesetzt zu werden und aufgrund einer hastigen Entscheidung plötzlich in einer überteuerten, ineffizienten Lösung festzuhängen.
Was sich voraussichtlich 2027 ändern wird
Die Bundesregierung arbeitet seit geraumer Zeit an einer Reform des Arbeitszeitgesetzes. Mehrere Entwürfe und politische Ankündigungen weisen in dieselbe Richtung: Die digitale oder elektronische Arbeitszeiterfassung soll künftig zum Regelfall werden. Wobei es Ausnahmen für bestimmte Beschäftigungsgruppen und längere Übergangsfristen für kleinere Unternehmen geben soll.
Auch wenn der endgültige Gesetzestext noch nicht verabschiedet wurde, zeichnet sich bereits ab, welche Anforderungen künftig besonders wichtig werden:
- elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit,
- zeitnahe Dokumentation der Arbeitszeiten,
- nachvollziehbare Korrekturen und Änderungen,
- sichere Aufbewahrung der Daten,
- Nachweisfähigkeit gegenüber Behörden und Prüfern.
Wer heute noch – wortwörtlich – Zettelwirtschaft betreibt oder eine sorglos herumgereichte Excel-Datei verwendet, wird bald rechtliche Konsequenzen riskieren.
Achtung bei Kapselmaschinen und HR-Software
Viele HR-Lösungen werben zunächst mit günstigen Einstiegspreisen. Wie bei preiswerten Kapselmaschinen, die später über teure Kapseln ihr Geld verdienen, werden zusätzliche Kosten für Module zur Zeiterfassung, Compliance-Funktionen oder revisionssichere Dokumentation erforderlich. Jede Anpassung aufgrund einer Gesetzesänderung lassen sich HR-Systeme häufig gut bezahlen, denn viele Unternehmen hängen in ihrer Software fest und sind unter Druck, schnell rechtskonform zu handeln. Dadurch entstehen nicht selten laufende Zusatzkosten, die ursprünglich bei der Auswahl der Software nicht einkalkuliert wurden.
Worauf Sie bei Zeiterfassungs- und HR-Software achten sollten
Prüfen Sie, ob das HR-Tool neben der eigentlichen Arbeitszeiterfassung auch vollständige Audit-Trails bietet. Audit-Trails beinhalten eine objektive Änderungshistorie, die für Mitarbeiter oder Prüfer herangezogen werden kann. Bei prokai beispielsweise wird jede Änderung revisionssicher dokumentiert (ähnlich einer Change History, die man aus anderen IT-Systemen kennt). Auditoren und Verantwortliche können so jederzeit nachvollziehen, wer welche Anpassung vorgenommen hat und wann diese erfolgte.
Unabhängig von der Rechtssicherheit bringt eine solche Funktionalität auch Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Sollten Mitarbeiter oder Führungskräfte Fragen zur Arbeitszeit haben, schafft die Zeiterfassung mit Audit-Trail eine objektive Grundlage für Gespräche geschaffen. Dadurch können verletzte Gefühle und negative Arbeitgeberbewertungen vermieden werden.
