Anzeige

Dokumente

Das Monatsende rückt näher. Zeit für die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter. Doch Moment – das gesamte Team arbeitet ja aktuell von zu Hause aus. Und jetzt?

Diese Frage wurde uns in den letzten Wochen sehr häufig gestellt. Gerade in der momentanen Situation, in der sich zahlreiche Arbeitnehmer im Home-Office befinden, wird vielen Unternehmen plötzlich klar, dass ein Großteil ihrer Arbeitsprozesse nicht zeitgemäß ist und umgestellt werden sollte. Sie suchen nach Möglichkeiten, die bisherigen Prozesse zu vereinfachen und ein papierloses Büro einzuführen, um sensible Personaldokumente wie Abrechnungen zukünftig auch elektronisch verschicken zu können. Dafür bedarf es der Unterstützung einer modernen File-Transfer-Lösung. Einige Firmen gehen nach wie vor davon aus, die Nutzung einer solchen Lösung sei mit einem großen Aufwand verbunden und habe intensive Mitarbeiterschulungen zur Folge. Doch genau das Gegenteil ist der Fall: Es gibt bereits Lösungen, die einfach, flexibel und vor allem sicher sind.

Digitale Alternativen

In vielen Unternehmen werden Entgeltabrechnungen noch immer in der Personalabteilung erstellt, ausgedruckt, in Kuverts gesteckt und im Anschluss an die Mitarbeiter verteilt. Dieser Prozess ist äußerst kosten- und zeitaufwendig. Hinzu kommen der immense Papierverbrauch sowie die Schwierigkeit, Arbeitnehmern auch dann ihre Abrechnungen auszuhändigen, wenn sie Urlaub haben oder im Home-Office arbeiten. Dabei lohnt es sich für kleine, mittlere und große Unternehmen, über digitale Alternativen nachzudenken. So lassen sich personenbezogene Dokumente etwa mittels anwenderfreundlicher Softwarelösungen verschlüsselt an die einzelnen Mitarbeiter verschicken. Damit können beispielsweise auch Dokumente, die die gesamte Abteilung betreffen, übergreifend an Gruppen versendet werden.

Kuvertiermaschinen haben ausgedient

Die Ära der Kuvertiermaschinen ist längst vorbei. Im Zuge der Digitalisierung lassen sich mit zukunftsfähigen Edge-Applikationen Arbeitsprozesse deutlich erleichtern und Entgeltabrechnungen auch digital versenden. Diese erlauben, Abrechnungen wie gewohnt über das ERP-System zu erstellen und anschließend den Mitarbeitern als Download-PDF zur Verfügung zu stellen. Hier ergibt sich der zusätzliche Vorteil, dass Änderungen an Abrechnungen kurzfristig mit wenigen Klicks möglich sind. Um einen Zugriff von Dritten auf die sensiblen Dokumente zu verhindern, verschlüsselt eine passende Lösung die Dateien zu jedem Zeitpunkt. Insgesamt wird so ein reibungsloser und sicherer Austausch zwischen dem eigenen sowie externen Unternehmen gewährleistet. Warum also noch länger Abrechnungen drucken und Papier verschwenden, wenn ein geschützter Datenaustausch auch per Knopfdruck funktioniert?

Markus Gringel, Mitglied der Geschäftsführung bei der SECUDOS GmbH, www.secudos.de


Artikel zu diesem Thema

Hardware Digital
Jun 02, 2020

Zurück aus dem Lockdown: Jetzt schlägt die Stunde der IT-Optimierer

Der Lockdown hat viele Technikexperten vor enorme Herausforderungen gestellt: Von heute…
Security im Home Office
Mai 09, 2020

Home Office: Sicheres Arbeiten aus der Ferne

Um die Verbreitung von COVID-19 einzudämmen, müssen derzeit viele Arbeitnehmer, wenn…

Weitere Artikel

Klimaschutz

Bitkom zur Novelle des Bundes-Klimaschutzgesetzes

Das Bundeskabinett hat an diesem Mittwoch den Entwurf für das neue Klimaschutzgesetz beschlossen. Dazu erklärt Bitkom-Präsident Achim Berg:
Amazon

Amazon: EU-Gericht urteilt zu strittigen Steuervergünstigungen

Update 12.05.21, 12:23 Der Online-Händler Amazon hat nach einem Urteil des EU-Gerichts nicht von unerlaubten Steuervorteilen in Luxemburg profitiert.
Hacker

Hackerangriff auf Radiosenderkette Energy

Die private Radiosenderkette Energy ist Opfer eines Hackerangriffs geworden. Seit Dienstagabend kann deshalb das lokale Radioprogramm Energy Hamburg nicht ausgestrahlt werden, wie ein Sprecher der Radio NRJ GmbH mit Hauptsitz in Berlin am Mittwoch sagte.
Wirtschaftswachstum

CEOs rechnen in den nächsten zwei Jahren überwiegend mit Wirtschaftsboom

Laut einer aktuellen Studie des Research- und Beratungsunternehmens Gartner erwarten 60 % der CEOs und leitenden Angestellten in den Jahren 2021 und 2022 einen Wirtschaftsboom, 40 % eine Stagnation.
Cybercrime

7,9 Prozent mehr Cybercrime-Delikte im Jahr 2020

Das Bundeskriminalamt (BKA) hat 2020 7,9 Prozent mehr Fälle von Internetkriminalität registriert als im Vorjahr.
Appstore

Apple: Eine Million problematischer Apps abgelehnt oder entfernt

Apple hat mitten in der Auseinandersetzung um sein App-Store-System neue Zahlen zur Wichtigkeit seiner Kontrolle über die Plattform vorgelegt.

Anzeige

Jetzt die smarten News aus der IT-Welt abonnieren! 💌

Mit Klick auf den Button "Zum Newsletter anmelden" stimme ich der Datenschutzerklärung zu.