Schneller Weg ins papierlose Office

Das Monatsende rückt näher. Zeit für die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter. Doch Moment – das gesamte Team arbeitet ja aktuell von zu Hause aus. Und jetzt?

Diese Frage wurde uns in den letzten Wochen sehr häufig gestellt. Gerade in der momentanen Situation, in der sich zahlreiche Arbeitnehmer im Home-Office befinden, wird vielen Unternehmen plötzlich klar, dass ein Großteil ihrer Arbeitsprozesse nicht zeitgemäß ist und umgestellt werden sollte. Sie suchen nach Möglichkeiten, die bisherigen Prozesse zu vereinfachen und ein papierloses Büro einzuführen, um sensible Personaldokumente wie Abrechnungen zukünftig auch elektronisch verschicken zu können. Dafür bedarf es der Unterstützung einer modernen File-Transfer-Lösung. Einige Firmen gehen nach wie vor davon aus, die Nutzung einer solchen Lösung sei mit einem großen Aufwand verbunden und habe intensive Mitarbeiterschulungen zur Folge. Doch genau das Gegenteil ist der Fall: Es gibt bereits Lösungen, die einfach, flexibel und vor allem sicher sind.

Digitale Alternativen

In vielen Unternehmen werden Entgeltabrechnungen noch immer in der Personalabteilung erstellt, ausgedruckt, in Kuverts gesteckt und im Anschluss an die Mitarbeiter verteilt. Dieser Prozess ist äußerst kosten- und zeitaufwendig. Hinzu kommen der immense Papierverbrauch sowie die Schwierigkeit, Arbeitnehmern auch dann ihre Abrechnungen auszuhändigen, wenn sie Urlaub haben oder im Home-Office arbeiten. Dabei lohnt es sich für kleine, mittlere und große Unternehmen, über digitale Alternativen nachzudenken. So lassen sich personenbezogene Dokumente etwa mittels anwenderfreundlicher Softwarelösungen verschlüsselt an die einzelnen Mitarbeiter verschicken. Damit können beispielsweise auch Dokumente, die die gesamte Abteilung betreffen, übergreifend an Gruppen versendet werden.

Kuvertiermaschinen haben ausgedient

Die Ära der Kuvertiermaschinen ist längst vorbei. Im Zuge der Digitalisierung lassen sich mit zukunftsfähigen Edge-Applikationen Arbeitsprozesse deutlich erleichtern und Entgeltabrechnungen auch digital versenden. Diese erlauben, Abrechnungen wie gewohnt über das ERP-System zu erstellen und anschließend den Mitarbeitern als Download-PDF zur Verfügung zu stellen. Hier ergibt sich der zusätzliche Vorteil, dass Änderungen an Abrechnungen kurzfristig mit wenigen Klicks möglich sind. Um einen Zugriff von Dritten auf die sensiblen Dokumente zu verhindern, verschlüsselt eine passende Lösung die Dateien zu jedem Zeitpunkt. Insgesamt wird so ein reibungsloser und sicherer Austausch zwischen dem eigenen sowie externen Unternehmen gewährleistet. Warum also noch länger Abrechnungen drucken und Papier verschwenden, wenn ein geschützter Datenaustausch auch per Knopfdruck funktioniert?

Markus Gringel, Mitglied der Geschäftsführung bei der SECUDOS GmbH, www.secudos.de