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Haus mit Wappen

Die EU-DSGVO ist längst gültig. Anders als manch‘ anderes Unternehmen war die Kern-Haus AG schon frühzeitig rechtskonform aufgestellt und meistert die DSGVO-Kür gerade auch hinsichtlich des Umgangs mit Vertriebsdaten.

Der erste Sturm hat sich gelegt: Der 25. Mai 2018 ist Geschichte und mit ihm der Tag der rechtsverbindlichen Gültigkeit der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Dabei zeigt ein Blick in die Praxis: Viele Unternehmen haben sich erst spät mit dem Thema auseinander gesetzt, manche arbeiten heute noch an der Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen. Nur wenige starteten hingegen früh in den Prozess, die gesetzlich geforderten Datenschutzbestimmungen auf den Weg zu bringen.

Sichere Vertriebsdaten im Fokus

Für den deutschen, inhabergeführten Massivhausanbieter Kern-Haus mit Sitz im rheinland-pfälzischen Ransbach-Baumbach spielt der Vertrieb eine zentrale Rolle. Das bedeutet auch, dass die rechtmäßige Nutzung von personenbezogenen Daten für E-Mails und unterschiedliche Newsletter an Interessenten und Kunden eine wesentliche Grundlage für den Verkauf darstellt. Von Anfang an DSGVO-konform zu sein, war für die Kern-Haus AG folglich selbstverständlich.

Zunächst erfolgte in diesem Kontext die korrekte Identifizierung der datenschutzrechtlichen Verantwortlichen im Konzern. Diese beschäftigten sich schließlich schon früh mit der Aktualisierung aller Einwilligungen und Formulare, etwa für potentielle Bauherren, die über die Webseite z. B. den Firmen-Newsletter oder den aktuellen Katalog bestellen, einen Beratungstermin wünschen oder ein Grundstücksgesuch stellen können. Ähnliches gilt für Bewerber, die sich über ein entsprechendes Portal bewerben und sich auf den vertrauensvollen Umgang mit ihren Daten verlassen können. Nicht zuletzt wurde die technisch sichere Verwendung der Daten im Vertrieb abgesichert. Hierfür kommt eine Sophos-VPN-Verschlüsselung zum Einsatz, die auch einen Zugriff aus der IT-Abteilung heraus verhindern kann.

Darüber hinaus implementierte das Unternehmen Prozesse zur Umsetzung der Betroffenenrechte, insbesondere beim Auskunfts- und Löschbegehren sowie ein Meldeverfahren bei Datenpannen. Wichtig für den Außendienst war, dass auch künftig personenbezogene Vertriebsdaten auf privaten Endgeräten wie Smartphones oder Tablet-PCs verarbeitet werden dürfen. Mangels einer Überwachung dieser Geräte wurde das entsprechende Risiko durch die eigene Konzern-IT auf vertraglicher Basis gelöst. Hierfür führte das Unternehmen eine „Bring-Your-Own-Device(BYOD)“-Richtlinie ein und hob durch eine entsprechende Verpflichtungserklärung auch die Verantwortung der Vertriebsmannschaft hervor.

Installation eines Pannenteams

Einen besonderer Kraftakt erforderte schließlich alle Bereiche auf Konzernebene sowie die Partnerbetriebe in die neuen Prozesse einzubinden. Dies gelang vor allem durch eine frühzeitige Kommunikation an und mit den jeweiligen Konzernbereichen sowie dank Mitarbeiterschulungen in den Partnerbetrieben.

Um die teilweise kurzen Fristen von 72 Stunden – und zwar auch an Wochenenden – zukünftig erfüllen zu können, wurde zudem ein Datenpannen-Team eingeführt. Das ist nicht nur schnell und zeitnah erreichbar, im Zweifel ist es vor allem auch in der Lage darüber zu entscheiden, ob zusätzlich eine forensische Untersuchung erfolgen muss. Die 72-Stunden-Regel gilt z. B. für den unautorisierten Verlust von Kundendaten durch einen sog. Innentäter, bei einem erfolgreichen Hackerangriff von außen oder bei einer unautorisierten Weitergabe durch einen Dienstleister im Auftrag des Verantwortlichen, wie z. B. der nicht genehmigter Kundenlistenhandel. Nicht zuletzt werden Anfang 2019 im Rahmen der DSGVO-Initiative Mitarbeiterschulungen stattfinden mit dem Ziel, die gesamte Belegschaft für das Thema Datenschutz zu sensibilisieren und mit den neuen Prozessen und Verantwortlichkeiten im Konzern vertraut zu machen.

Datenschutz als Selbstverständlichkeit

Die DSGVO hat längst nicht jedem geschmeckt. Das Beispiel der Kern Haus AG zeigt, warum sie für viele Unternehmen sowohl Pflicht als auch Kür war. Mit einer vorausschauenden, tiefgründigen Auseinandersetzung mit allen hiermit in Verbindung stehenden Themen, war das Unternehmen bereits mit Inkrafttreten der Verordnung rechtsicher aufgestellt und garantiert heute Interessenten, Kunden, Bewerbern und Mitarbeitern gleichermaßen den rechtskonformen, verantwortungsvollen Umgang mit ihren vertraulichen Daten.

Definitionen 

Auskunfts- und Löschbegehren: Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Das Auskunftsrecht ermöglicht einer betroffenen Person, weitere Rechte (z.B. Berichtigung, Löschung) geltend zu machen.

Löschbegehren (Art 17 DSGVO): Das Recht einer einzelnen Person, dass ihre personenbezogenen Daten unter den Voraussetzungen des Art. 17 Abs. 1 a) -f) vom Verantwortlichen gelöscht werden müssen.

Betroffenenrechte: Die Betroffenenrechte (Art. 12 ff DSGVO) sind erweitert worden und beinhalten: Informationspflichten, Auskunftsrecht der betroffenen Person, Recht auf Löschung (Recht auf Vergessen werden), Recht auf Datenübertragbarkeit, Widerspruchsrecht, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Recht auf Berichtigung.

Meldepflicht bei Datenpannen: Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (Art. 33 DSGVO) muss der Verantwortliche unverzüglich und binnen 72h der Aufsichtsbehörde die Datenpanne melden. Dies gilt, wenn es voraussichtlich zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten einer natürlichen Person kommt.

Anastasios Papadopoulos, Managing Director, expertplace compliance services GmbH

Laura Welling, Leiterin Marketing und Unternehmenskommunikation, Kern-Haus AG

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