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E-Mail Security

Software as a Service (SaaS) erleichtert Unternehmen in vielerlei Hinsicht das Leben: Die Provider stellen nicht nur sicher, dass ausreichend Rechenleistung verfügbar ist. Sie spielen auch Updates und Patches für Anwendungen wie Office oder E-Mail-Dienste ein und schließen Sicherheitslücken so schnell.

Besonders nach den kritischen Schwachstellen im Microsoft Exchange Server Anfang März erhöht dieser Aspekt die Attraktivität von Microsoft 365 (M365) als SaaS-Lösung.

Allerdings dürfen sich Unternehmen nicht darauf verlassen, dass sie damit rundum geschützt sind. Bis ein Patch bereitsteht, vergehen mitunter einige Tage, in denen Angreifer auf dem Server gespeicherte E-Mails abgreifen könnten. Sind sie unverschlüsselt, können alle Informationen kopiert und gelesen werden. Das ist aber nicht alles. Folgende fünf Herausforderungen cloud-basierter E-Mail-Infrastrukturen müssen Unternehmen berücksichtigen.

1. Der Datenschutz muss sichergestellt sein

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU schreibt den Schutz personenbezogener Daten vor – auch in E-Mails. Unternehmen sollten diese immer verschlüsselt versenden. So stellen sie die Compliance sicher und schützen persönliche Daten oder Geschäftsgeheimnisse.

Es wäre zu einseitig, On-Premise als per se sicher und die Cloud als grundsätzlich unsicher zu betrachten. Verschlüsselung ist deshalb sowohl bei E-Mails, die in der Cloud liegen, als auch bei On-Premise-Infrastrukturen essenziell. Ist die Cloud alleiniger Speicher aller E-Mails, werden zusätzliche Maßnahmen für den Datenschutz umso wichtiger. Die bestehenden Sicherheitskontrollen für den physisch abgegrenzten Zugriffsbereich des Unternehmens greifen dann nicht mehr.

2. Unternehmen brauchen die Hoheit über ihre Daten

M365 hat eine eigene Verschlüsselungstechnologie integriert. Damit schützen Unternehmen zwar E-Mails und Dokumente zunächst, geben mittel- bis langfristig aber die Hoheit über ihre Daten ab. Das ist so, als würde man jemandem eine verschlossene Geldkassette anvertrauen und den Schlüssel mit Klebestreifen an der Unterseite befestigen.

Microsoft wird für sich selbst diesen Schlüssel vermutlich nicht nutzen. Doch der „Cloud Act“ von 2018 erlaubt US-Behörden Zugriff auf Daten, die auf Servern von US-Unternehmen gespeichert sind – auch im Ausland und rückwirkend. Sicherer ist es darum, wenn die Kontrolle über die Schlüssel im eigenen Unternehmen bleibt.

3. Die Verschlüsselung muss nutzerfreundlich sein

Verschlüsselung ist kein einfaches Thema. Diese zum Beispiel mit S/MIME-Zertifikaten selbst in die Hand zu nehmen, setzt technisch sehr versierte Mitarbeiter voraus und ist oft keine gute Vorgehensweise.

Damit eine Verschlüsselung nicht am Widerstand der Mitarbeiter scheitert, muss sie also nutzerfreundlich sein. Idealerweise läuft die Verschlüsselung automatisiert und im Hintergrund ab. Die Anwender müssen sich dann nicht um die Verwaltung von Schlüsseln und Zertifikaten sowie die Registrierung der Nutzer kümmern – sie können sich ihren eigentlichen Aufgaben widmen.

4. Die E-Mails müssen für den Empfänger lesbar sein

Wenn Unternehmen E-Mails verschlüsseln, müssen Kommunikationspartner einbezogen werden. Es gibt verschiedene Verschlüsselungsstandards wie S/MIME und (Open)PGP, die untereinander nicht kompatibel sind. Viele KMU und die meisten Privatnutzer haben außerdem weder die Technologie noch das Know-how, um Nachrichten zu entschlüsseln. 

Unternehmen müssen sich auf die Vielfalt der Verschlüsselungsstandards einstellen und sich flexibel an den Standard der Partner anpassen können. Das bedeutet auch, eine Alternative anzubieten, falls diese keine Verschlüsselung einsetzen, damit verschlüsselte Mails nicht ungelesen bleiben. 

5. Was passiert mit alten, unverschlüsselten E-Mails?

Wenn Unternehmen mit ihrer E-Mail-Infrastruktur zu M365 migrieren, gilt die Verschlüsselung nur für neue Nachrichten. Was passiert mit den unverschlüsselten E-Mails, die vom On-Premise-Server in die Cloud umziehen? Sie sollten nicht im Klartext erhalten bleiben, denn damit können sie von Angreifern gelesen werden.

Wie Unternehmen den Herausforderungen begegnen

Unternehmen sollten einerseits mit einer Verschlüsselung ihrer E-Mails für mehr Sicherheit und Datenschutz sorgen. Andererseits möchten sie die Hoheit über ihre Daten behalten, Altlasten schützen und eine nutzerfreundliche Lösung sowohl für Kommunikationspartner als auch für Mitarbeiter bieten.

Unabhängige E-Mail-Verschlüsselungslösungen sind dafür notwendig. Diese automatisieren das Schlüssel- und Zertifikatsmanagement und verschlüsseln bestehende Postfächer vor der Migration. Bei der Auswahl können serviceorientierte Unternehmen darauf achten, dass die Lösung möglichst viele Verschlüsselungsstandards unterstützt und eine alternative Methode für E-Mail-Empfänger ohne passende Ausstattung bietet. Das erst macht Microsoft 365 zum sicheren E-Mail-Speicher in der Cloud.

Marcel Mock, CTO und Mitbegründer
Marcel Mock
CTO und Mitbegründer, totemo

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