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Viele Unternehmen halten ihre Collaboration-Plattformen für ausreichend abgesichert, obwohl in der täglichen Praxis sensible Daten regelmäßig über ungeeignete Kommunikationskanäle ausgetauscht werden.
Das geht aus einer aktuellen Studie des Collaboration-Anbieters Wire hervor, die IT-, Sicherheits- und Compliance-Verantwortliche in mehreren europäischen Ländern befragt hat.
Laut der Untersuchung bewerten 84 Prozent der befragten Unternehmen ihre Collaboration-Umgebung als sicher. Gleichzeitig räumen jedoch 48 Prozent ein, sensible Informationen zumindest gelegentlich über Anwendungen zu teilen, die nicht für eine geschützte Kommunikation vorgesehen sind. Insgesamt fließen bei 88 Prozent der Unternehmen vertrauliche Daten zumindest hin und wieder über unsichere Kanäle.
Besonders häufig betrifft dies Finanzdaten, personenbezogene Informationen, Verträge und Rechtsdokumente sowie Strategie- und Unternehmenspläne. Auch operative Kommunikation zählt für viele Unternehmen zu den sensiblen Inhalten.
Collaboration-Landschaften bleiben stark fragmentiert
Unternehmen setzen längst nicht mehr auf ein einzelnes Kommunikationstool. Zwar ist Microsoft Teams mit einer Nutzung von 80 Prozent die am weitesten verbreitete Plattform, E-Mail spielt mit 63 Prozent aber weiterhin eine zentrale Rolle im Arbeitsalltag.
Hinzu kommen Videokonferenzlösungen, Cloud-Speicher und Messenger-Dienste. Auffällig ist, dass 42 Prozent der Unternehmen auch auf Apps wie WhatsApp oder Signal für die Zusammenarbeit zurückgreifen. Diese Anwendungen sind zwar praktisch und weit verbreitet, wurden jedoch nicht speziell für den Austausch sensibler Unternehmensdaten entwickelt.
Sicherheitsgefühl und Realität klaffen auseinander
Besonders deutlich wird die Diskrepanz zwischen Wahrnehmung und tatsächlicher Kontrolle bei der Bewertung der eingesetzten Werkzeuge. Während die große Mehrheit ihre Arbeitsumgebung als sicher einstuft, halten lediglich 29 Prozent ihre aktuellen Collaboration-Lösungen für vollständig geeignet, vertrauliche Informationen zu schützen.
Zudem geben 39 Prozent der Befragten an, dass Teile ihrer Arbeitsabläufe gar nicht über offizielle Unternehmenslösungen abgedeckt werden. Fast die Hälfte erwartet gleichzeitig erhebliche Folgen, sollte es zu einem Sicherheitsvorfall im Bereich der digitalen Zusammenarbeit kommen.
Auch bei der Verwaltung von Dateizugriffen bestehen Defizite. Rund ein Drittel der Unternehmen hat Schwierigkeiten nachzuvollziehen, wer Zugriff auf sensible Dateien besitzt. Bei 61 Prozent bleiben Berechtigungen nach Abschluss eines Projekts zumindest gelegentlich länger bestehen als vorgesehen.
Externe Zusammenarbeit erhöht die Risiken
Ein weiterer Schwerpunkt der Studie ist die Zusammenarbeit mit externen Partnern. Bei 81 Prozent der Unternehmen umfasst ein erheblicher Teil der sensiblen Kommunikation Kunden, Dienstleister, Lieferanten oder andere externe Beteiligte.
Trotzdem erfolgt dieser Austausch überwiegend über klassische E-Mail, File-Sharing-Links oder Messenger-Dienste. Speziell für sichere externe Zusammenarbeit entwickelte Plattformen nutzen lediglich 28 Prozent der befragten Unternehmen.
Ein Drittel der Befragten gibt zudem an, nach dem Teilen sensibler Dateien nicht sicher beurteilen zu können, ob die Kontrolle über diese Informationen erhalten bleibt.
Schatten-IT entsteht aus praktischen Gründen
Die Umgehung offizieller Collaboration-Lösungen geschieht laut Wire meist nicht bewusst aus Nachlässigkeit. Viele Beschäftigte greifen auf alternative Anwendungen zurück, weil sie diese in dringenden Situationen als schneller oder einfacher empfinden. Weitere Gründe sind unterschiedliche Systeme externer Geschäftspartner oder als zu kompliziert wahrgenommene Unternehmenslösungen.
Deutschland legt größeren Wert auf Datensouveränität
Im internationalen Vergleich messen Unternehmen in Deutschland dem Speicherort ihrer Daten eine höhere Bedeutung bei als Befragte in Frankreich oder Großbritannien. Dennoch zeigt die Studie auch hier Verbesserungspotenzial: Ein erheblicher Teil der Unternehmen weiß nicht genau, wo die eigenen Collaboration-Daten gespeichert werden.
Die Untersuchung zeigt außerdem, dass sich der Markt für Collaboration-Lösungen im Wandel befindet. Mehr als vier von fünf Unternehmen ersetzen bestehende Systeme, konsolidieren ihre Tool-Landschaft oder prüfen bereits Alternativen.
Die digitale Zusammenarbeit wird damit zunehmend von einem reinen Produktivitätsthema zu einer Frage der IT-Sicherheit, Compliance und Governance. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, benutzerfreundliche Werkzeuge bereitzustellen, ohne dabei die Kontrolle über sensible Informationen zu verlieren.
(red/Wire)
