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Immer mehr Unternehmen wickeln buchhalterische Prozesse online ab und vor allem Cloud-basierte Buchhaltungslösungen erfreuen sich einer großen Beliebtheit. Grund hierfür ist unter anderem eine deutlich höhere Effizienz.
Die Online-Buchhaltung stellt Unternehmen allerdings auch vor neue Herausforderungen, schließlich dürfen sensible Unternehmensdaten nicht an unbefugte Dritte gelangen. Dementsprechend ist es von großer Bedeutung, dass Firmen sich mit relevanten Sicherheitsaspekten auseinandersetzen und geeignete Maßnahmen ergreifen.
Diese Sicherheitsrisiken müssen beachtet werden
Es gibt einige Sicherheitsrisiken, die Unternehmen unbedingt beachten müssen, da die Nichtberücksichtigung schwerwiegende rechtliche sowie finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen kann. Zu den Sicherheitsrisiken einer Online-Buchhaltung gehören unter anderem:
- Malware
- Phishing
- Cyberangriffe
- Hardwareausfälle
- Datenverlust
Auch menschliches Versagen kann ein großes Sicherheitsrisiko darstellen, sodass Mitarbeiter hinreichend im sorgfältigen Umgang mit Buchhaltungsdaten geschult werden sollten.
Etablierung von grundlegenden Sicherheitsmaßnahmen
Um den Sicherheitsrisiken entgegenwirken zu können, müssen Unternehmen entsprechende Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, wobei die regelmäßige Änderung von Passwörtern eine wichtige Maßnahme darstellt. Zudem sollte darauf geachtet werden, dass es sich bei dem gewählten Passwort um ein sicheres Passwort handelt, welches nicht leicht erraten werden kann. Zu empfehlen ist in diesem Zusammenhang die Nutzung von Zahlen, Groß- und Kleinbuchstaben und Sonderzeichen. Eine weitere Sicherheitsmaßnahme, die implementiert werden sollte, ist die Verwendung von Zwei-Faktor-Authentifizierungen. Auf diese Weise wird ein unautorisierter Zugang erheblich erschwert, was die Sicherheit der Online-Buchhaltung entsprechend verbessert. Zusätzlich dazu gilt es, auf eine sichere Internetverbindung zu achten. Hier ist die Verwendung von sicheren Netzwerken und Firewalls zu empfehlen.
Einsatz erweiterter Sicherheitstechnologien
Neben den grundlegenden Sicherheitsmaßnahmen können Unternehmen auf erweiterte Sicherheitstechnologien setzen, um die Sicherheit ihrer Online-Buchhaltung zu verbessern. Hierzu zählt unter anderem die Verschlüsselung von Daten, die gewährleistet, dass Dritte bei Abgriff der Daten keine Möglichkeit haben, diese zu lesen, sodass sie nutzlos sind und nicht missbraucht werden können. Unternehmen können dank moderner Verschlüsselungstechnologien sicherstellen, dass sensible Daten sicher übertragen werden. Es ist empfehlenswert, regelmäßige Sicherheitsaudits durchzuführen, die verwendet werden, um Schwachstellen innerhalb des Systems zu identifizieren, sodass frühzeitig geeignete Gegenmaßnahmen ergriffen werden können. Um die Sicherheit der Online-Buchhaltung weiter zu verbessern, können sogenannte Virtual Private Networks (VPNs) eingesetzt werden. Diese tragen dazu bei, dass der Datenverkehr vor unbefugtem Zugriff geschützt wird, da dieser über die Server des VPN-Anbieters läuft.
Compliance und rechtliche Aspekte
Kommt es zur Implementierung einer Online-Buchhaltung, müssen Firmen neben gesetzlichen Vorgaben auch branchenspezifische Sicherheitsstandards berücksichtigen. Hier sollte primär die sogenannte Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachtet werden, welche für deutsche Unternehmen gilt und die bestimmt, wie Unternehmen mit personenbezogenen Daten umzugehen haben, sodass diese geschützt sind. Es ist wichtig, dass Unternehmen sich ausreichend mit den rechtlichen Aspekten der Online-Buchhaltung auseinandersetzen, damit es zu keinen juristischen Problemen kommt, die entsprechende finanzielle Strafen nach sich ziehen können.
Best Practices zur Stärkung der Sicherheit
Unternehmen können die Sicherheit ihrer Online-Buchhaltung verbessern, indem sie auf gängige Best Practices setzen. Hier ist primär die Schulung von Mitarbeitern zu nennen – schließlich arbeiten diese tagtäglich mit sensiblen Daten und müssen wissen, auf welche Weise diese bestmöglich geschützt werden können. Umfangreiche Schulungen sorgen dafür, dass Mitarbeiter bezüglich potenzieller Sicherheitsrisiken sensibilisiert sind und keine schwerwiegenden Fehler beim Umgang mit personenbezogenen Daten begehen. Da die Technik versagen und ein Datenverlust enorme Probleme verursachen kann, gilt es zudem, einen Notfallplan zur Rettung der Daten zu etablieren und diesen regelmäßig zu aktualisieren. Auf diese Weise kann gewährleistet werden, dass wichtige Daten nach einem Datenverlust wiederhergestellt werden können.
Welche Rolle vertrauenswürdige Lösungsanbieter spielen
Es gibt viele verschiedene Anbieter von Buchhaltungssoftwares und Dienstleistungen der Finanzbranche, welche genutzt werden können, um die Effizienz innerhalb der Buchhaltung zu erhöhen. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass es sich um einen renommierten und vertrauenswürdigen Anbieter handelt, denn in der jeweiligen Buchhaltungssoftware werden sensible Finanzdaten verwaltet, die nicht die Hände Dritter fallen dürfen. Dementsprechend sollte ein Anbieter mit viel Erfahrung und einem guten Ruf ausgewählt werden. Ein großer Vorteil von Buchhaltungssoftwares besteht darin, dass Unternehmen die Buchhaltung selber machen können und diese nicht an einen externen Anbieter outsourcen müssen.
Fazit – So sorgen Unternehmen für eine ausreichende Sicherheit
Es ist wichtig, dass Unternehmen die Sicherheit ihrer Online-Buchhaltung als einen laufenden Prozess verstehen, der nicht durch die einmalige Implementierung von geeigneten Sicherheitsmaßnahmen erledigt ist. Das bedeutet, dass Unternehmen, neben der Integration von gewissen Sicherheitsstandards auch Schulungen für die Mitarbeiter anbieten müssen, damit diese stets auf dem aktuellen Stand sind. Zudem gilt es, eine zuverlässige Buchhaltungssoftware auszuwählen und rechtliche Aspekte zu berücksichtigen. Es sollte regelmäßig überprüft werden, ob die ergriffenen Sicherheitsmaßnahmen ausreichen und den gegenwärtigen Möglichkeiten entsprechen.
