Verlässliche Kostenstruktur und transparente Lizenzvergabe: SAP Lizenzen maßgeschneidert

Wenn man ein halbes Brot benötigt, dann bezahlt man auch nur ein halbes Brot. Bei Nutzung der SAP-Standardlizenzen ist dies nicht so.

Unternehmen nutzen in der Regel nur einen geringen Anteil der durch diese Software zur Verfügung gestellten Funktionalitäten. Die reale Softwarenutzung vor Augen, lassen sich Sonderlizenztypen mit gemindertem Funktionsumfang definieren. Im Ergebnis hat man ein auf das Unternehmen angepasstes Lizenzmodell und zahlt das, was man benötigt – wie beim Brot!

Komplexe Lösungen sind heute die Regel – maßgeschneiderte Lösungen sind selten. Ein modernes Mobiltelefon enthält mittlerweile einen Großteil der für das Überleben in einen Informationsgesellschaft notwendigen Funktionen – Taschenrechner, Navigationshilfe, Kalender, Radio usw. Auch wenn man nur telefonieren will – die überflüssigen Zusatzfunktionen sind im Kaufpreis enthalten. Ähnlich ist es mit Microsoft Excel – auch bei diesem Produkt wird vom durchschnittlichen Nutzer der Funktionsumfang nur zu etwa 10% eingesetzt. Aber hier kommt man um eine Volllizenz nicht herum.

Umso überraschender ist die Möglichkeit der Maßschneiderei bei der Definition von SAP- Lizenzen. Das Fazit lautet: Wenn man die unternehmenseigenen Prozesse kennt, können Lizenztypen mit gemindertem funktionalem Umfang definiert werden. Diese unterscheiden sich dann auch preislich deutlich von den allumfassenden Standardlizenzen.

Nutzungsstatistiken als Startpunkt

Die von uns analysierten Nutzungsstatistiken diverser Unternehmen stützen die Vermutung, dass in der Regel nur ein geringer Teil der möglichen SAP-Transaktionen und Reports im Tagesgeschäft benötigt werden. Hierbei gibt es verschiedene Möglichkeiten sich der Optimierung zu nähern. Aus Sicht der Modulnutzung (gleichbedeutend zu Geschäftsbereichen) zeigt sich häufig eine Verteilung wie in Bild 1 dargestellt. Die Mehrzahl der Anwender bewegt sich in einem begrenzten Modulpool (etwa FI, CO, MM, SD). In einigen Fällen reduziert sich die Nutzung auf einzelne Module (etwa Sonderlösungen wie IS-U oder IS-H). Dies dient als erster Ansatzpunkt für Optimierungsbemühungen.

Weitere Analysen beziehen sich auf die Anzahl verschiedener Transaktionen die durch die SAP-Anwender gestartet werden. Wie aus Bild 2 abzulesen ist, befindet sich im dargestellten Fall das Maximum bei etwa 7-10 Transaktionen. Dieser Wert schwankt und ist stark mit der Unternehmensgröße verbunden. Bei Unternehmen mit mehr als 2000 SAP Anwendern liegt dieser Wert bei 30-40 Transaktionen. Andererseits gibt es auch Unternehmen, in denen die Mehrzahl der Mitarbeiter weniger als 10 unterschiedliche Transaktionen ausführt. Dies ist ein weiterer Ansatzpunkt bei der Entwicklung eines optimierten Lizenzmodells.

Der letzte in diesem Artikel beschriebene Parameter ist die Nutzungsdauer. Statistische Berechnungen erlauben es, darzustellen, wie lange ein Anwender in der SAP Software aktiv war. Dabei geht es nicht um die reine „Login"-Zeit, sondern um die aktive Nutzung von Transaktionen. Auch hier schwankt die Bandbreite von einigen wenigen Minuten pro Tag bis zu mehreren Stunden (Bild 3). Geringe SAP-Nutzungszeiten können aus Unternehmenssicht auch sinnvoll sein, wenn es sich etwa um reine Rückmeldungen handelt. Das bedeutet aber auch, dass hiermit eine Möglichkeit besteht, spezielle Lizenztypen zu kreieren, die diesem Nutzungsverhalten Rechnung tragen.
 

Weitere, hier nicht beschriebene Betrachtungen runden das Bild der Realnutzung ab und bilden somit eine faktenbasierte Grundlage zur Definition eines angepassten SAP- Lizenzmodells.

Fazit

Mit überschaubaren Aufwand lassen sich die mehrheitlich in SAP gespeicherten Daten zu einem Gesamtbild zusammenfügen und bilden eine plausible Basis für umstrukturierte Lizenztypen und eine faktenorientierte Verhandlungsführung mit dem jeweiligen Lizenzgeber. In jedem Fall lohnt es sich, Analysen dieser Art vor der nächsten Systemvermessung durchführen zu lassen, um unternehmensorientierte Lösungen abzuleiten und vor Überraschungen durch SAP-Standards gefeit zu sein. Durch maßgeschneiderte Lösungen sind in größeren Unternehmen bis zu 30 % Lizenzkosten einzusparen.

Dr. Alexander Stendal, Web-Tipp: www.stendal-partners.com

Diesen Artikel finden Sie auch in der it management Ausgabe 6-2011.