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Dokumente Austauschen 453328774 700

Für den Mittelstand ist die Digitalisierung Herausforderung und Chance zugleich. Vor allem in der Optimierung von Geschäftsprozessen durch die Automatisierung von manuellen Tätigkeiten steckt großes Potential. Hier kommen moderne Verfahren zum Dokumentenaustausch wie Next Generation Dokument Exchange (NGDX) ins Spiel: Sie bieten die Möglichkeit, die Flut der in Unternehmen zirkulierenden Papierdokumente zu reduzieren. 

Werden elektronische Dokumente digital übermittelt, können Workflow-Management-Systeme mit Daten gespeist und die Dokumente dann weiterverarbeitet werden. Alltägliche Routineaufgaben, die bei Mitarbeitern wertvolle Kapazitäten binden, bis hin zu ganzen Geschäftsprozessen werden so automatisiert.

Das Leistungsspektrum von Verfahren zur Dokumentenverarbeitung umfasst die automatische Erfassung und Überprüfung von Dokumenten, die Extraktion und Bereitstellung von Daten aus unterschiedlichen Dokumenten sowie die Abbildung und Automatisierung von systemübergreifenden Prozessabläufen. Oft fehlt jedoch die verlustfreie, nachweisbare und direkte Übertragung der Dokumente an ein anderes Unternehmen oder einen anderen Standort. Diese Lücke schließt Next Generation Document Exchange.

Von der Theorie zur Praxis

Ein klassisches Beispiel im Bereich der Prozessautomatisierung ist die Erfassung und Überprüfung von Rechnungen. NGDX kann diese Aufgabe deutlich vereinfachen. Alle relevanten Rechnungsdaten werden vollständig digital und maschinenlesbar übermittelt, so dass keine manuelle Erfassung mehr nötig ist und Daten direkt an das Buchungssystem übergeben werden.

Mögliche Fehler, etwa durch manuelle Erfassung oder fehlerhafte Analyse der OCR-Systeme, können reduziert werden. Dieser Prozess funktioniert in Sekundenschnelle und erstreckt sich auf alle Dokumente, die erfasst und digital verarbeitet werden sollen. 

Unternehmen können noch einen Schritt weitergehen. Der Abgleich von Absenderdaten und Bankverbindungen kann z.B. automatisch mit dem CRM und die einzelnen Positionen mit dem Lieferschein und der Bestellung im ERP-System erfolgen. Ist alles korrekt, geht die Rechnung direkt zur Buchhaltung und kann ohne Skontoverlust rechtzeitig beglichen werden. Der Rechnungsbeleg wird revisionssicher abgelegt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus dem System gelöscht. 

Der Mensch kommt ins Spiel 

Nicht jeder Beleg oder jedes Dokument kann bis ins letzte Detail automatisch bearbeitet werden. Einige müssen von Menschen geprüft und freigegeben werden. Über Freigabe-Workflows können diese digital an die Personen weitergeleitet werden, die sie prüfen oder auch bearbeiten sollen. Digitale Workflows können wesentlich besser überwacht und gesteuert werden als Dokumente, die per E-Mail oder auf Papier durch das Unternehmen wandern. Freigaben und andere Aufgaben werden genau terminiert und der Workflow meldet automatisch, falls eine Aufgabe nicht rechtzeitig fertig werden sollte. 

Es bleibt nichts liegen. Fällt ein Mitarbeiter unvorhergesehen aus, greifen automatisch Stellvertreterregeln des hinterlegten Rechte- und Rollenkonzeptes. Die einzelnen Bearbeitungsschritte werden protokolliert und dokumentiert, sodass der Status der einzelnen Prozesse jederzeit ersichtlich ist. 

Ungeliebte Dokumentenablage einfach gemacht

Auch die meist ungeliebte und oft vernachlässigte Dokumentenablage gehört zur Prozessautomatisierung. Ein modernes System zum Dokumentenaustausch bietet vielfältige Möglichkeiten, um Mitarbeiter von dieser Tätigkeit so weit wie möglich zu befreien.

Alle Dokumente, die nach modernem Standard wie NGDX übertragen wurden, sind maschinenlesbar. Somit stehen die in dem Dokument enthaltenen Informationen digital zur Verfügung und können zur Weiterbearbeitung herangezogen werden. Dies ermöglicht die Sortierung von Dokumenten anhand von Kunden- oder Versicherungsnummern. Dokumente, auf denen eine Projektnummer steht, wandern automatisch in den passenden Projektordner.

Dabei müssen die Mitarbeiter so wenig wie möglich selbst machen: Erhalten Sie eine Rechnung von einem neuen Lieferanten, legen sie für diese eine neue Lieferantenakte an; die Daten aus der Rechnung werden dem Dokumenten-Management-System zur Verfügung gestellt. Zukünftige Rechnungen des Lieferanten archiviert das System automatisch in der entsprechenden Lieferantenakte. 

Wenn für eingehende Dokumente Verfahren wie NGDX genutzt werden, wird Mitarbeitern die aufwendige Digitalisierung der Akten erspart. Liegen alle Dokumente digital vor, führt das zu einheitlichen und vollständigen elektronischen, lückenlosen Akten.

Vertrauen ist gut, Blockchain ist besser

Viele Unternehmen stellen sich die Frage, wie es um die Sicherheit der digitalen Dokumente bestellt ist. Mit der Blockchain-Technologie können sämtliche Datentransaktionen, wie der Austausch von Dokumenten, transparent und unveränderbar nachvollzogen werden. Wann wurde was bei wem bestellt? Welche Absprachen wurden zu den Zahlungszielen der Rechnung vereinbart und von wem? 

Anhand von eineindeutigen Hashwerten kann jede Transaktion belegt und genau nachvollzogen werden. Wird ein Wert in einer Blockchain gespeichert, ist dieser unveränderbar und kann nicht gelöscht werden.

Die Ablage hochsensibler Daten erfolgt dabei nicht in der Cloud. Dort werden lediglich die Prüfsummen bzw. Hashwerte der Daten abgelegt. 

Setzt man die Blockchain-Technologie zusammen mit Next Generation Document Exchange ein, kann die Echtheit von übermittelten Dokumenten bewiesen werden und es lassen sich sogar “digitale Einschreiben mit Rückschein“ erstellen.

Fazit

In vielen Unternehmen schlummern Optimierungspotentiale, die sich durch Digitalisierung und Prozessautomation ausnutzen lassen. Verfahren wie Next Generation Dokument Exchange bilden die Basis für eine optimal funktionierende Automatisierung der Geschäftsprozesse. Am Endes dieses Umstellungsprozesses werden zeitraubende manuelle Tätigkeiten bis hin zu komplexen Abläufen automatisiert, die Arbeitsgeschwindigkeit erhöht und Fehler reduziert. Und der Einsatz der Blockchain-Technologie sorgt für Vertrauen und höchste Sicherheit.

Stephan LeschkeStephan Leschke, Vorstandsvorsitzender Ferrari electronic AG

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