Thought Leadership
Wie Unternehmen ihre Projekte besser in den Griff bekommen. Ein Beitrag von Alexander Springer, Mitbegründer und CEO der prevero AG in München.
Investitionsprojekte, IT-Projekte, Kundenprojekte, Strategieprojekte, Produktentwicklungen – das effiziente Management von Projekten ist ein zentraler Bestandteil in der Steuerung jedes Unternehmens. Schon in mittelständischen Betrieben können sich Jahr für Jahr mehrere hundert Projekte ansammeln. Projektleiter, Verantwortliche und Management kommen dabei immer wieder auf zwei grundlegende Fragen zurück: „Werden einerseits die richtigen Projekte und Investitionen verfolgt und andererseits die ausgewählten Projekte auch richtig durchgeführt?“
Eine systematische Erfassung, Bewertung und Priorisierung der zahllosen Vorhaben wird daher fast schon zum Muss. Deshalb erwägen viele Unternehmen die Einführung eines Projektcontrollings in Verbindung mit professionellen Software-Tools. Spätestens wenn die Excel-Sheets zu wuchern beginnen und deren Aktualisierung mit immer größerem Aufwand verbunden ist, nur um beispielsweise einen aktuellen Status zu einem laufenden Projekt zu erhalten, ist bei vielen die Schmerzgrenze erreicht. Denn auch das Reporting über die Projekte und das Projektportfolio ist ohne geeignete Software mit zunehmend hohem Aufwand verbunden. An dieser Stelle setzt die Idee eines professionellen Projektcontrollings an.
Projektcontrolling in der Praxis
Unternehmen wie die Schweizer Swisscom AG haben durch die Einführung eines Projektcontrollings 25 Prozent an Zeitgewinn und eine Einsparung von 240.000 Schweizer Franken pro Jahr realisiert. Mehr als 800 Projekte mit einer durchschnittlichen Laufzeit von rund einem Jahr wurden dabei mit der klassischen Planung verknüpft. Die Pflege der Finanzdaten in SAP BW und einer überdimensionierten sowie schwer wartbaren Excel-Lösung gehören seitdem der Vergangenheit an. Das „Projektcontrolling“ wird in Fachkreisen gerne mit dem Fahren eines Autos verglichen, dessen komplexer Bordcomputer ständig eine Vielzahl von Parametern abfragt, überwacht und bewertet. Dem Fahrer selbst werden aber nur die wichtigsten Daten übermittelt, wie etwa Geschwindigkeit, Drehzahl oder Tankanzeige. Würden alle erfassten Daten immer zur Verfügung gestellt, müsste anstelle des Beifahrersitzes ein großer Bildschirm installiert werden und der Fahrer wäre mit den vielen Informationen vollkommen überfordert.
Damit ist es die wichtigste Aufgabe des Projektcontrollings, vor dem Hintergrund sich ständig ändernder Anforderungen und Bedingungen, die Chancen und Risiken für das gesamte Projektportfolio und gleichzeitig eine optimale Projektabwicklung darzustellen. Damit wirkt es unterstützend für das Projektmanagement, um die Planung, die Realisierung und den Abschluss des Projekts zu begleiten. Ziel ist es, die begrenzt zur Verfügung stehenden Mittel an Zeit und Ressourcen zu optimieren, die Zielvorgaben mit dem jeweiligen Ist-Zustand zu vergleichen sowie etwaige Abweichungen zu ergründen und Gegenmaßnahmen zu entwickeln. Planung, Steuerung und Kontrolle sowie Bericht und Dokumentation auf Ebene des Projektportfolios beziehungsweise der Einzelprojekte bilden damit die wichtigsten Teilaspekte des Projektcontrolling.
Die Phasen im Projektcontrolling – von der Projektidee bis zum Reporting und der Nachkalkulation
Mit der Entscheidung für die Einführung eines Projektcontrollings ist in den ersten Phasen eines Projektes zunächst mit einem höheren Aufwand zu rechnen. Die Kombination aus genauerer Planung und der Unterstützung durch eine professionelle Softwarelösung wird sich aber schnell bezahlt machen, eine bessere Zielerfüllung und geringere Kosten sind das Ergebnis.
Projektidee, Antrag und Nutzwertanalyse
Ist eine Projektidee einmal eingereicht, erfolgt eine ausführliche Bewertung des Antrages. Dabei sollten quantitative und aualitative Aspekte in Betracht gezogen werden, wie beispielsweise die mit dem Projekt einhergehenden Risiken, aber auch die strategische Bedeutung der Vorschläge.
Planung und Steuerung
Die ausgewählten Projekte werden als nächstes in einer strukturierten Projektplanung konkretisiert und die Termine, Kosten, Ressourcen sowie wichtigen Meilensteine definiert. Diese einmal festgelegten Parameter werden in der Steuerungsphase regelmäßig überwacht, bei Planabweichungen werden entsprechende Korrekturmaßnahmen eingeleitet. Damit ist das Projektcontrolling nicht nur als Instrument zur Planerfüllung anzusehen, sondern es dient der frühen Erkennung von Chancen und Risiken für den gesamten Projektverlauf.
Reporting und Nachkalkulation
Bei der letzten Phase eines Projekts werden die Soll-Werte allen Ist-Werten gegenübergestellt und analysiert. Weiterhin wird der Ablauf des Projekts bewertet, um für noch folgende Projekte aus den Fehlern lernen zu können. Schließlich sollten die Ergebnisse in einen umfassenden Projektabschlussbericht fließen und dokumentiert werden, um die „lessons learned“ für Folgeprojekte berücksichtigen zu können.
Was sollte bei der Einführung eines Projektcontrolling-Tools beachtet werden?
Gängige operative Projektmanagementtools bieten oft nur Ansätze zum kaufmännischen Monitoring und Controlling einzelner Projekte. Der Überblick über Projektgruppen und Einzelprojekte bleibt dabei auf der Strecke, wodurch Risiken und Fehlentwicklungen auf übergeordneter Ebene nicht oder zu spät erkannt werden. Mit den richtigen Werkzeugen sind die Verantwortlichen in der Lage, einzelne oder mehrere Projekte sowie das gesamte Projektportfolio zu steuern. Wichtig ist dabei, dass die Lösung das Unternehmen über die gesamte Projektwertschöpfungskette hinweg unterstützt, von der Projektidee bis hin zum Reporting und der Nachkalkulation. Durch den so vermiedenen Medienbruch wird das gesamte Management der Projekte nicht nur effizienter, zeit- und kostensparender, sondern vor allem auch weniger fehleranfällig. Wichtig bei der Auswahl der richtigen Tools ist darüber hinaus die Integration in die Unternehmenssteuerung. Die ausgewählte Software sollte eine nahtlose Anbindung zu allen gängigen Vorsystemen, wie beispielsweise SAP, sowie zu Konzerncontrolling und -planung ermöglichen.
