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Projektmanagement

Projekte sichern die Zukunft von Unternehmen, vom Mittelstand bis zum Konzern. Der Bedarf an professionellem Projektmanagement ist damit größenunabhängig vorhanden. Die Fähigkeit Projekte erfolgreich und effizient durchzuführen muss auf Basis des eigenen Umfeldes entwickelt und etabliert werden. 

Unternehmensgerechtes Projektmanagement

Die Betrachtung, ob und in welcher Ausprägung professionelles Projektmanagement eingesetzt wird und individuell sinnvoll ist, entscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Die Frage der vorhandenen und benötigten Ressourcen ist präsent bei der Betrachtung der Entscheidungsträger und diese Entscheidungskomponente überschattet das Verhältnis von Einsatz- und Renditepotenzial nicht selten. Das Potenzial von Rendite und Benefits ist bei einer richtigen Auswahl und Ausprägung für alle Größen von Unternehmen vorhanden. Die Bereitschaft für eine Auseinandersetzung damit muss aber im Management vorhanden sein.

Mittelstand ist nicht Mittelstand und Großunternehmen ist nicht Großunternehmen, weder gefühlt noch real. Mittelständler wollen teilweise in dem Bereich von Großunternehmen gesehen werden und umgekehrt. Neben den offiziellen nationalen und internationalen Kennzahlen hierfür ist es natürlich auch ein individuelles Empfinden und Marketinginstrument. Genauso individuell kann das jeweilige Unternehmen den Projektmanagementansatz an dem eigenen Bedarf ausrichten. Hierfür sollte eine Rationalität Nutzen vs. Aufwand in den Vordergrund treten. Große Ziele und Visionen im Kontext der Firmengröße und des Portfoliobedarfs werden durch Projekte und entsprechende Professionalität in der Durchführung erreicht. Diese beiden Seiten – Bedarf/Notwendigkeit von Projekten zu der professionellen Durchführung – wirken direkt aufeinander ein. Vor der Ernte kommt die Saat. Dies sollte man nicht vergessen und in die eigene Strategie einbauen.

Gerade im Mittelstand finden sich die Aufgaben darin, eine geeignete Projektmanagement-Strategie zu finden, mit der die Zukunft gesichert und die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert wird. Das geht nur mit erfolgreichen Projekten. Diese Zukunft nicht qualitativ und quantitativ mit den geeigneten Ressourcen anzugehen, wäre fahrlässig. Dazu gehört bestehende und benötigte Ressourcen richtig einzuschätzen, zu budgetieren und zu besetzen.

Projekte entwickeln

Chancen für alle Unternehmensgrößen

Professionelles Projektmanagement ist nicht nur für Großkonzerne, denen man vielleicht eher ausreichende und qualifizierte Ressourcen zutraut, sondern auch im Mittelstand ein sinnvolles Element zur Erreichung der Ziele und Visionen. Projekte sind unabhängig von der Unternehmensgröße der Motor der Veränderung. Damit sind sie für alle Unternehmen entsprechend wichtig. Diesem Umstand Tribut zollend sollten sie auch so professionell wie möglich angegangen werden. Wenn ein Unternehmen diese Chance auslässt kann es zu einer Gefährdung der Unternehmenszukunft führen.

Ein projektorientiertes Mindset und die entsprechende Unternehmensstrategie schafft die Grundlage für eine Organisation, die in der Lage ist schnell auf Marktanforderungen zu reagieren und Wettbewerbsvorteile zu generieren. Die Herausforderungen bestehen im Mittelstand, gleich wie auch bei größeren Unternehmen bis zu Weltkonzernen. Auch ein Mittelständler muss sich im Wettbewerb durchsetzen und damit über eine entsprechende Schlagkraft im Projektmanagement verfügen. Vielmehr noch dann, wenn ein überschaubares Marktsegment bearbeitet wird und der Verlust von Marktanteilen schwer oder gar nicht kompensiert werden kann. An dieser Stelle könnte man die Verlagerung von Geschäften durch die Digitale Transformation strapazieren, aber auch klassische Portfolioentwicklung und Prozessoptimierungen sind nicht zu vergessen. 

Der Einsatz von Elementen, die im Projektmanagement zum Tragen kommen, kann auch im Tagesgeschäft von großem Nutzen sein. Das könnten das Stakeholdermanagement und das Risikomanagement sein, um nur zwei Beispiele zu  nennen. Die Beteiligten und Betroffenen bei Betriebsaufgaben zu kennen und aktiv zu betrachten ist gleich wie die Risiken in Betriebsaufgaben aktiv zu managen ein deutlicher Vorteil. Viele weitere Beispiele, wie die Möglichkeit zu planen und strukturiert komplexe Aufgaben abzuarbeiten, Veränderungen zu beherrschen oder auch Agilität sinnvoll in den Tagesbetrieb zu integrieren können diese These ergänzen. Eine entsprechende Qualifizierungder Mitarbeiter bringt also auch an anderen Stellen Vorteile.

PM „machbar halten“

Das „richtige Maß“ an Professionalität für die eigene Organisation zu finden ist eine sehr subjektive Betrachtung und wird auch im Unternehmen nicht unbedingt zu einem Konsens führen. Welche Variante ist die richtige? Welcher Ressourceneinsatz? Welche Ausbildung? Viele weitere Fragen könnten hier noch Anschluss finden. Die Organisation zu überfordern ist, wie auch eine Vernachlässigung, der falsche Weg.

Das Gestalten eines PM Umfeldes im Unternehmen muss sich an den Aufgaben ausrichten. Das Verhältnis muss stimmen. Wenn die Ressourcen nicht ausreichen, muss auf Projekte verzichtet werden, bevor sie unprofessionell aufgestellt nur Probleme und Kosten erzeugen.

Eine Projektmanagementorganisation sollte im Unternehmen auf jeden Fall vorhanden sein. Dies beginnt im Projektportfoliomanagement bei der Übersicht und Gewichtung der Projekte. Steuerungskreise, um den Kontakt zum Management zu haben und entsprechend kurzfristige Unterstützung bekommen zu können, sind ein weiteres Beispiel. Ein PMO kann projektübergreifende Aufgaben erledigen und aggregiert berichten, Vorgaben ausarbeiten und Spezialisten im Projekt entlasten. Im agilen Umfeld sollte man sich mit der Herausforderung der Skalierung befassen und aufstellen. 

Die unüberlegte Wahl einer Projektmanagementvariante, sei sie agil, hybrid oder traditionell, ist kontraproduktiv. Das Umfeld, das Management, die Stakeholder, vor allem die im Projekt aktiven Personen müssen dazu passen. Das bedeutet, dass man sich damit vor der Entscheidung seriös beschäftigen muss.

Martin Besemann, Berater und zertifizierter Projektmanager
Martin Besemann
Berater und zertifizierter Projektmanager, CONPROMAS Consulting
PMP, Senior Project Manager IPMA Level B, Prince2 Practitioner/Agile

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