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Die neuste IT-Technologie ist implementiert – doch die Mitarbeiter blocken ab. Laut einer Studie von John P. Kotter scheitern 70 Prozent aller Veränderungsprozesse, weil die Kollegen nicht mitziehen. Dr. Ulrich Müller, Sprecher der Geschäftsführung der operational services GmbH & Co. KG, zeigt auf, wie wichtig Kommunikation für den Erfolg von Projekten im Bereich der Informationstechnologie ist.

Veränderungen verunsichern die meisten Menschen und lösen oft eine spontane Abwehrhaltung aus. Kein Wunder, denn wird eine neue Software ausgerollt, gibt es in vielen Fällen vorab kaum Informationen. Oder die Mitarbeiter werden mit zu vielen komplexen Fakten konfrontiert, die sie in ihrem ohnehin angespannten Arbeitsalltag überfordern. Ein Teufelskreis, denn der Sinn von IT-Neuerungen ist ja eigentlich, die Kollegen bei ihrer Arbeit zu entlasten. Doch das wird oft nicht richtig vermittelt. Die IT-Abteilung trifft keine Schuld. Ihr liegt die Technik am Herzen, die kommunikative Vermittlung ist nicht ihre Aufgabe.

Es braucht einen „Übersetzer“, der den Adressaten erklärt, was auf sie zukommt, sie informiert, motiviert und von Betroffenen zu Beteiligten macht. Doch auch die Kommunikationsabteilung samt externer Dienstleister stoßen mit dieser Aufgabe häufig an ihre Grenzen: Das tiefe technische Verständnis fehlt und die Kernaufgaben wollen vorrangig erledigt werden. So entsteht ein kommunikatives Vakuum zwischen IT und Belegschaft. Viele Beobachter gehen davon aus, dass ITTransformationen an mangelndem Technik-Knowhow scheitern. Dabei liegt der Misserfolg häufig daran, dass die Menschen nicht hinreichend vorbereitet werden, die Optimierungen nicht richtig nutzen und Prozesse verzögern. 

Das Projekt kontinuierlich begleiten

„Projektkommunikation verfügt über keine ausreichend dedizierten Ressourcen im Hinblick auf Personal, Zeit und Budget“, stellt die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. fest: „Projektkommunikation wird zu selten von Kommunikationsprofis unterstützt und erfolgt meist ad-hoc durch die Projektverantwortlichen bzw. Führungskräfte.“ Um diese Lücke zu schließen, ist ein spezielles Kommunikationsteam für Change-Projekte gefragt – entweder inhouse oder von extern. Die Mitarbeiter müssen verstehen, was auf sie zukommt und welche Vorteile sie von den Neuerungen haben. Erfolgsentscheidend dabei ist es, ihnen jederzeit die Informationen bereitzustellen, die sie benötigen. Zudem gilt es, verständliche Botschaften auf Wegen zu vermitteln, die gut angenommen werden. Ansprechende Handouts, Broschüren und digitale Formate können unterstützend wirken und zur Auseinandersetzung mit der IT-Thematik motivieren. Projektlogos oder -maskottchen schaffen eine Projektidentität und fördern eine positive Einstellung der Betroffenen. Auch in Sachen IT-Trainings sollte die Kommunikation hinzugezogen werden, um die Lerninhalte sowie Schulungsunterlagen und die Trainingsart ansprechend zu gestalten. Steht zum Roll-out eine Kick-off-Veranstaltung an oder plant ein Unternehmen eine Roadshow, sollte auch dieser Part mit professionellen Kommunikationsmaßnahmen sowie durch ein Eventmanagement begleitet werden.

Kräfte bündeln

Die Kombination von IT und Kommunikation ist der beste Weg, um Reibungsverluste in Change-Prozessen zu vermeiden. Liegen beide Aufgaben gebündelt bei einem ICT Service Provider, kann dieser mit seiner technischen Kompetenz die kommunikativen Prozesse punktgenau steuern. Die Mitarbeiter, der Projekterfolg und die Businesszahlen werden von einer professionellen Projektkommunikation profitieren.

Dr. Ulrich Müller

 

 

Autor: Dr. Ulrich Müller, Sprecher der Geschäftsführung der operational services GmbH & Co. KG

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