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Virtuelle TeamsDie Arbeitswelt erfährt gerade einen fundamentalen Wandel. Neue Arbeitsmodelle etablieren sich und digitale Arbeitsplätze entstehen. Moderne Medientechnik sowie Collaboration-Tools und –Methoden halten Einzug und machen die Kommunikation effizienter. Das Zusammenspiel aller Faktoren schiebt die notwendigen Veränderungen in der Zusammenarbeit an – hin zu interdisziplinären Teams.

Die Digitalisierung krempelt die Wirtschaft um. Unternehmen verschiedenster Branchen preschen vor und treiben digitale Projekte voran. Überall findet die digitale Transformation jedoch noch nicht statt, denn lange Entscheidungswege in Konzernen fördern „Status quo“-Mentalität bei Innovationen. Kommt noch eine komfortable Marktsituation dazu, baut sich kein Veränderungsdruck auf. Unter den Umständen fällt das Verteidigen bestehender Strukturen im Unternehmen leicht. Das ist für die Digitalberatung Etventure der Hauptgrund, welcher den digitalen Fortschritt vielerorts bremst. Die Digitalexperten führen in ihrer Studie zudem auf, dass Firmen oft Zeit und Erfahrung für den digitalen Wandel fehlt. Viele Führungskräfte scheuen sich, radikale Entscheidungen zu fällen. Diese sind jedoch notwendig, um die Zusammenarbeit in der Firma neu zu organisieren. 

Willkommen im virtuellen Team

Firmenmitarbeiter verbringen ein Drittel ihrer Arbeitszeit mit Kommunikation und Zusammenarbeit, schätzt die PAC-Studie „Zusammenarbeit in virtuellen Teams in deutschen Unternehmen“. Bis vor einigen Jahren dienten E-Mails und Telefonkonferenzen als wichtigste Kommunikationsmittel. Allenfalls Großunternehmen leisteten sich darüber hinaus die Technik, um Videokonferenzen abzuhalten. Laut einer aktuellen Bitkom-Umfrage setzen mittlerweile 40 Prozent der deutschen Unternehmen ab 20 Mitarbeitern Videokonferenzen und Online-Meetings ein, um sich mit Geschäftspartnern und Mitarbeitern auszutauschen. Heute stehen Firmen zudem Collaboration-Plattformen wie Cisco Spark oder SharePoint und Skype for Business von Microsoft sowie Social Business Tools wie Yammer von Microsoft oder Jive zur Verfügung. Diese wirken auf großformatigen Trägermedien wie dem Microsoft Surface Hub am besten. Ohne solche Werkzeuge und moderne Medientechnik lassen sich kaum virtuelle Teams bilden, die über große Entfernungen hinweg effizient zusammenarbeiten. 

Arbeitet ein Team ineffizient, nehmen Unternehmen gravierende Folgen in Kauf, warnt PAC in ihrer Studie. Die Beschäftigten leiden unter Konzentrationsmangel, Frustration macht sich breit und das Burnout-Risiko steigt. All das wirkt sich negativ auf den Kundenservice aus. Das bedeutet im Umkehrschluss: Eine effiziente Teamarbeit ist jedoch ein zentraler Faktor in der digitalen Transformation. Unternehmen können den Teamgedanken digital nur leben, wenn sie eine digitale Mentalität entwickeln. Dann sind sie fähig, agil Geschäftsprozesse zu verbessern sowie schnell und flexibel Innovationen umzusetzen.

Der digitale Arbeitsplatz als Grundlage

Die technischen Voraussetzungen für eine perfekte Teamarbeit schafft der Digital Workplace, den die Analysten von Crisp Research zum Objekt einer Studie machten. Fast 40 Prozent der befragten Firmenentscheider sehen im Digital Workplace die Grundlage aller Digitalisierungsaktivitäten des Unternehmens.

Zum digitalen Arbeitsplatz gehören mindestens Laptop, Smartphone und Tablet. Services lassen sich über die Cloud von überall nutzen, denn die Mitarbeiter sollen sich mobil oder im Homeoffice ins Team einbringen. Für das angestrebte digitale und ortsunabhängige Arbeiten sind erst wenige Arbeitsplätze ausgestattet, legt eine Studie von Host Europe offen. Beispielsweise fehlt einem Fünftel der deutschen Unternehmen das Equipment für Videokonferenzen. 

Als Videokonferenzlösung eignet sich besonders ein Großbild-Device wie das Microsoft Surface Hub. Es vereint zudem Multitouch-Funktionalität, großformatige Präsentation und normale PC-Features in einem Gerät. Die Windows-10-Umgebung liefert Tools, um eigene Apps zu entwickeln. 

Medientechnik ist nicht bloß an klassische Arbeits- und Konferenzräume gebunden, weil sie Türen zu anderen Formen der Zusammenarbeit aufstößt. Überall dort, wo sich Menschen treffen und austauschen, können und wollen sie zusammen arbeiten. Dafür benötigen sie die passende technische Unterstützung. Per WLAN die Mails auf dem Smartphone oder Tablet zu checken, reicht nicht aus. Hängt ein Surface Hub in der Kaffeeküche, können die Mitarbeiter spontan Ideen und Lösungen nach Relevanz filtern. Wichtig für alle Unternehmerkreise ist, die neuen Trägermedien sauber in die Unternehmenskultur und die Prozesse einzubetten. Nur die Technologie bereitzustellen, kann einfache Abläufe sogar unnötig verkomplizieren. 

Kreative Teamarbeit

Moderne Medientechnik legt den Fokus auf die Teamarbeit. Beispielsweise wurde das Surface Hub für die Zusammenarbeit von zwei oder mehreren Personen konzipiert. Die Technologie steht daher längst bereit, um kreative Projektmethoden anzuwenden. Ein radikal nutzerzentrierter Ansatz kann Digitalprojekte zum Erfolg zu führen. In das schnelle Entwickeln von Lösungen sowie das Testen und Umsetzen von Prototypen sollte zudem das Feedback der potenziellen Anwender einfließen. Der Kunde steht immer im Mittelpunkt. Auf diesen Kern zielt die Design-Thinking-Methode. Nur eine Idee, die ein Kundenbedürfnis bedient, setzt sich durch. Das Produkt oder der Service sollten deshalb nur die Funktionen umfassen, die ein Anwender benötigt. 

In der Praxis setzen interdisziplinäre Teams das Design Thinking um. Der vielschichtige Blick auf eine Thematik, für den die Spezialisten aus verschiedenen Fachgebieten sorgen, ist entscheidend. Daraus resultieren mehrere Optionen, eine Aufgabenstellung anzugehen. Firmen sollten allerdings darauf achten, solche Mitglieder zu rekrutieren, die interdisziplinär denken. Verfolgt ein Team den Design-Thinking-Ansatz, wirkt sich das auch auf ihre Arbeitsstätte aus. Denn der Raum spielt bei dieser Methode eine wichtige Rolle. Arbeiten im Stehen, Schreiben auf Whiteboards und mobile Raumkonzepte zählen zu den auffälligen Kennzeichen dieser Arbeitsweise. Diese können Firmen beschleunigen, berücksichtigen sie in der Projektarbeit zusätzlich Lean-Startup-Grundsätze. Solch ein Vorgehen schlagen die Digitalexperten von Etventure vor, die auf das Motto „fail fast and cheap“ verweisen. Dadurch wird in einer frühen Phase deutlich, welches Geschäftsmodell Potenzial hat. Bis zum fertigen Produkt vergehen unter diesen Bedingungen nur wenige Wochen – und in der digitalen Transformation gibt der Schnelle die Richtung vor. 

Freiraum für Kreativität zahlt sich aus

Der digitale Arbeitsplatz stellt für Mitarbeiter das Tool für mehr Autonomie und Freiheit dar. Der Digital Workplace zahlt sich auch wirtschaftlich aus, wie Crisp Research in einem Modell vorrechnet. Demnach ließen sich durch Digital Workplace positive Effekte für die Volkswirtschaft in Höhe von etwa 77 Milliarden Euro heben. Ihre Prognose haben die Analysten sogar auf ein Modell-Unternehmen heruntergebrochen, das einen Jahresumsatz von 200 Millionen Euro erzielt. Mit digitalen Arbeitsplätzen würden dieses Unternehmen Kosten senken und die Produktivität steigern, was sich in der Bilanzsumme mit 5 Millionen Euro niederschlagen soll.

Unklar bleibt bei dieser Rechnung, in welchem Ausmaß gute Teamarbeit das Unternehmensergebnis beeinflusst. Fest steht, dass Teams den Erfolg erwirtschaften. Eine funktionierende Zusammenarbeit beruht auf definierten Werkzeugen und Prozessen sowie klaren Regeln in einem gesetzten Rahmen, der auch den Freiraum für viel Kreativität bietet.

www.gms-mediaservices.de

Tobias Enders 160

 

 

Tobias Enders, Geschäftsführer GMS Global Media Services 

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