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Digital OpinionDer digitale Wandel erfordert von Unternehmen zunehmend angepasste Arbeitsweisen. Es geht um Schnelligkeit, Agilität und einen hohen Vernetzungsgrad. Das gilt für die IT wie für die Menschen, die sie einsetzen.

Social Collaboration lautet das Stichwort, um Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen den neuen Anforderungen anzupassen. Soziale Netzwerke sind mittlerweile fester Bestandteil der Medienwelt. Sie verändern die Art und Weise wie Informationen verbreitet und konsumiert werden. Was im privaten Umfeld heute bereits Usus ist, rückt auch im Unternehmen in den Fokus. Social Collaboration (SC) lautet das Schlagwort, unter dem soziale Netzwerke Eingang in Business-Strukturen finden. Das Ziel: Die Zusammenarbeit in regional verteilten Teams und mobil zu verbessern, Informationen einfacher zur Verfügung zu stellen und den Wissensaustausch zu fördern.

Dreh- und Angelpunkt sind interne Plattformen, die als eigenes Social Network funktionieren sowie den Dialog zwischen Mitarbeitern unterschiedlicher Hierarchien und Fachbereiche komplett neu gestalten. So hat der Volkswagen Konzern 2014, ausgehend von den IT-Mitarbeitern der Group IT, eine eigene Social-Collaboration-Plattform eingeführt: Group Connect. Aus einem Tool für einen Fachbereich wurde im Lauf der letzten zwei Jahre ein konzernweites Netzwerk über alle Marken und Kontinente hinweg. Stand Juli 2016 nutzen rund 28.000 Mitarbeiter Group Connect aktiv. Die Erfahrung zeigt, dass SC im Unternehmen nicht automatisch ein Selbstläufer ist und vor allem aktiv (vor)gelebt werden muss.

Anforderungen an ein eigenes Social Network definieren

Entschließen sich Unternehmen auf Social Collaboration zu setzen, steht am Anfang die Wahl des passenden Tools, um die zentrale Plattform aufzubauen. Dazu ist heute keine eigene oder kostenintensive externe Entwicklungsleistung mehr notwendig: Es gibt bereits eine Vielzahl von Herstellern auf dem Markt, die standardisierte Applikationen mit verschiedenen Funktionalitäten anbieten. Wichtig ist, genau abzuwägen, welche am besten zu den Strukturen im eigenen Unternehmen passen. So evaluierte die Volkswagen Group IT im Vorfeld verschiedene Anwendungen und entschied sich für die Software von Jive. Hier stimmten Anforderungen und Funktionsumfang maximal überein. Zudem stellt Jive eine entsprechende Schnittstelle für den Representational State Transfer (REST) bereit. Konnektoren vereinfachen das Einbinden des Tools in die bestehende Systemlandschaft.

Die meisten Lösungen für SC orientieren sich am „Look and Feel“ von Social-Media-Netzwerken, daher wird ein Großteil der Mitarbeiter bereits mit den grundlegendsten Funktionen vertraut sein. Dennoch ist die Bedienbarkeit ein wichtiges Kriterium für die Tool-Auswahl. Ist die Anwendung zu unübersichtlich und wenig intuitiv gestaltet, sind die Akzeptanzchancen bei den Mitarbeitern sehr gering. Die Usability ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für Social Collaboration: Wenn Zugangshürden und Nutzerführung zu komplex ausfallen, bleiben die User fern und das Projekt ist zum Scheitern verurteilt.

Deshalb führte die Group IT im Vorfeld verschiedene Anwendertests durch. Die Testpersonen kamen aus den unterschiedlichsten Fachbereichen des Konzerns und gehörten verschiedenen Hierarchiestufen an. Nach kleineren Anpassungen beispielsweise an der Nutzeroberfläche fügte sich das Tool anschließend in die internen Strukturen ein.

Werte des digitalen Wandels leben

Die Deutsche Social Collaboration Studie 2016 der TU Darmstadt belegt den Zusammenhang zwischen dem Einsatz von Social Collaboration Tools und einer höheren Arbeitseffizienz in Unternehmen. Gleichzeitig bestätigt die Studie die von der Volkswagen Group IT gemachten Erfahrungen: Der Erfolg von SC hängt wesentlich mit der gelebten Kultur im Unternehmen zusammen. Mit dem Aufbau von SC geht daher häufig ein kultureller Wandel einher, der unter Umständen im Kontext der Digitalisierungsanforderungen auch konkret anvisiert ist. Social Collaboration sorgt durch die direktere Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungskräften für ein Aufbrechen von Gedanken-Silos einzelner Fachbereiche und bis dahin starrer Hierarchien. In diesem Rahmen zeigen sich auf einer gemeinsam genutzten Plattform schneller neue Synergie- und Innovationspotenziale. Daraus ergeben sich zusätzliche Möglichkeiten, Prozesse nach agilen Arbeitsweisen und Verfahren neu zu gestalten. Regionale, zeitliche und hierarchische Grenzen, die einem übergreifenden Austausch bisher im Wege standen, bauen sich mit dem zunehmenden Nutzungsgrad der SC-Lösung nach und nach ab.

Damit der Stein ins Rollen kommt, braucht es für einen wirklichen Wandel ein klares Bekenntnis des Managements. Also Führungskräfte, die als Vorbild vorangehen. So bloggt in Group Connect unter anderem der Volkswagen Konzern-CIO zweisprachig über verschiedene Themen und steht mit der Community im Dialog. Zudem sollten den Mitarbeitern die direkten Vorteile von Social Collaboration für ihren individuellen Arbeitsalltag aufgezeigt werden. Deshalb ging dem Start des Tools eine Informationskampagne voraus. Das Ziel: Group Connect und seine Vorzüge bei den Mitarbeitern bekannt zu machen, beispielsweise in bestehenden internen Kanälen wie Mitarbeiterzeitungen, Intranet, Präsentationen oder Newslettern.

Direkte Kommunikation führt zu schnelleren Entscheidungen

Social Collaboration verbessert durch verschiedene Funktionen die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und fördert so die aktive Zusammenarbeit. In Foren sind Diskussionen leichter zu verfolgen und führen durch den direkten Austausch zu schnelleren Entscheidungen. Eine solche „Unterhaltung“ via E-Mail zu verfolgen, wird bei mehreren Teilnehmern – allein durch die Vielzahl einzelner Nachrichten – schon nach wenigen Antworten unübersichtlich. Außerdem kostet das Heraussuchen und Öffnen einzelner E-Mails zusätzlich Zeit. In Foren-Threads innerhalb des Social Collaboration Tools erhalten sämtliche Mitarbeiter die Möglichkeit, eigenes Wissen zu einem Thema einzubringen und durch andere Blickwinkel neue Impulse zu erlangen. Social Collaboration vereinfacht das Suchen und Finden von Experten sowie ihre Vernetzung. Es ergeben sich neue Möglichkeiten, Wissen und Informationen bereitzustellen und andere daran teilhaben zu lassen. Um Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern, standen mit dem Start von Group Connect bereits erste Gruppen und Themen bereit. Sie veranschaulichten zu relevanten Szenarien und Anwendungsfällen exemplarisch, welche Nutzungsmöglichkeiten die Plattform dazu bietet. Offene und transparente Kommunikation ist das große Ziel von Social Collaboration. Dennoch ist es gleichzeitig wichtig, Mitarbeitern auf der Plattform einen geschützten Raum zur Verfügung zu stellen, in dem nur ein bestimmter Personenkreis kommuniziert. So erhalten nur eingeladene Mitarbeiter Zugang zu dieser Gruppe.

Vom Netzwerk zum Arbeitsplatz

Social Collaboration birgt ein enormes Potenzial, die Effizienz der Kommunikation und Zusammenarbeit, nachhaltig zu steigern. Unternehmen erhalten die Chance, ihre Prozesse auf diese Weise neu zu gestalten und den Anforderungen der Digitalisierung anzupassen. Dabei zählt weniger der technische Aspekt, als vielmehr der kulturelle. Social Networks leben vor allem von einem aktiven, direkten Austausch. Beschränkungen durch Hierarchien, unterschiedliche Standorte oder Abteilungszugehörigkeiten haben hier keinen Platz. Mit steigenden Nutzungszahlen und einem zunehmenden Reifegrad der SC-Lösung im Unternehmen verändern sich häufig auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Deshalb unterliegt SC ständiger Anpassung. Im Zusammenspiel mit anderen Systemen im Unternehmen ist es beispielsweise möglich, ganze Fachprozesse über die Plattform abzubilden. Die Social-Collaboration-Lösung wird so langfristig zum virtuellen, zentralen Arbeitsplatz.

Christina SchlichtingChristina Schlichting ist in der Volkswagen Konzern IT Leiterin des Fachkompetenzfelds Social Media. Sie verantwortet den konzernweiten Roll-out und die Weiterentwicklung von Group Connect.

www.group-it.volkswagenag.com

 

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