Thought Leadership
Alle wünschen sich erfolgreiche Intranet- und Kollaborationsprojekte. Doch allzu oft driften die Vorstellungen der Projektleiter, der Anwender und der IT, die das Projekt umsetzt, auseinander.
Das ist kein böser Wille: Der Kunde ist kein IT-Experte, die IT kennt die Prozesse der Kunden nur unzureichend. Es fehlt ein gemeinsames Verständnis für das Projekt. Hier kann professionelles Requirements-Engineering große Hilfe leisten. :
Requirements Engineering (RE) oder Anforderungsmanagement entspricht dem Festlegen und Verwalten der Anforderungen an eine Software oder ein System vor der Implementierung. Dieses hat zum Ziel, die Anforderungen möglichst exakt und ganzheitlich zu ermitteln, zu dokumentieren und zu analysieren, um so eine hohe Qualität bei der Umsetzung sicherzustellen.
Unzureichendes Anforderungs-Management schafft unzufriedene Anwender
Die Praxis zeigt, dass die meisten Projekte in erster Linie aufgrund von mangelhaftem oder unvollständigem Anforderungs-Management scheitern.
So wird das Requirement Engineering in Projekten häufig vernachlässigt, indem nur wenig oder keine Zeit und Ressourcen in diesen entscheidenden Schritt gerade zu Beginn eines Projektes investiert werden. Folglich läuft das Projekt-Team Gefahr, dass Fehler bei der Umsetzung passieren und Endanwender schließlich mit der Lösung nicht zufrieden sind. Auch kann dadurch die Akzeptanz der Anwender gegenüber der neuen Plattform deutlich sinken. Durch eine unzureichende Abstimmung bei Projekt-Beginn bleiben zudem auch häufig die umfassenden Möglichkeiten einzelner Systeme, die doch interessant für die Teams wären, teilweise unentdeckt. Ein funktionierendes RE ist daher die Grundlage für den Projekterfolg.
4 Schritte für ein erfolgreiches Requirements Engineering
Wann ist ein Projekt eigentlich erfolgreich? Wir sind der Überzeugung: Wirklich erfolgreich ist ein Projekt erst dann, wenn die späteren Anwender mit dem Ergebnis vollumfänglich zufrieden sind und das System produktiv nutzen und nicht nur, wenn Budget und Zeitrahmen eingehalten werden. Um dies zu erreichen, sollten die folgenden vier Schritte eines erfolgreichen Requirements Engineering eingehalten werden.
1. Ermittlung von Anforderungen
Um das Projekt in die richtige Richtung zu steuern, ist es wichtig, ein möglichst exaktes Verständnis darüber zu gewinnen, was die Anwender genau von dem neuen System erwarten und was ihnen besonders wichtig ist. Diese Kundenwünsche gilt es in konkrete System-Anforderungen zu übersetzen.
Im ersten Schritt geht es darum, die Stakeholder des Projektes, also alle Personen die später mit dem System arbeiten werden, zu identifizieren und „mit in’s Boot zu holen“. Denn die Anforderungen unterschiedlicher Fachabteilungen oder Teams können sehr unterschiedlich sein. Daher ist es umso wichtiger, frühzeitig alle Betroffenen zu involvieren.
Für die Ermittlung der Anforderungen können unterschiedliche Ermittlungstechniken eingesetzt werden. In der Praxis finden am häufigsten einfache Befragungstechniken, wie Interviews, Anwendung. Daneben führt auch der Einsatz von Kreativitätstechniken (Brainstorming, Card Scoring), Beobachtungs- und Dokumentzentrierte-Techniken, oder Techniken zur Visualisierung zum gewünschten Ergebnis. Ein erfahrener Requirements Engineer ist mit den unterschiedlichen Befragungstechniken, deren Möglichkeiten, Grenzen und Einflussfaktoren bestens vertraut und kann Empfehlungen zur Wahl der geeigneten Methode in einem spezifischen Projekt aussprechen.
2. Dokumentation von Anforderungen
Nachdem die Anforderungen ermittelt wurden, gilt es diese im nächsten Schritt zu dokumentieren. Die Dokumentation der Anforderungen liefert eine wertvolle Grundlage für die genaue Projektplanung, einschließlich der Schätzung von Aufwand, Kosten und Zeit für Planung, Prototyping, Testing, Implementierung und Roll-out. Bei der Dokumentation ist es wichtig, eine leicht verständliche und übersichtliche Form zu wählen. Unterstützend können hier Tools, wie z.B. MS Word, Powerpoint, Excel oder FreeMind eingesetzt werden. Es ist vor allem bei größeren Projekten zu empfehlen, den dokumentierten Anforderungskatalog auch allen Stakeholdern zur Einsicht zukommen zu lassen.
3. Analyse von Anforderungen
Im nächsten Schritt der Analyse geht es darum, die definierten Anforderungen zunächst auf deren Möglichkeit der Umsetzung im gewählten System zu prüfen und entsprechende Lösungen für die konkrete Umsetzung zu entwickeln. Daraufhin erfolgt die genaue Abstimmung mit den Stakeholdern, ob die geplante Umsetzung deren Anforderungen entspricht. Im besten Fall kann dies mit einem ersten Prototyp (Show Case) erfolgen. So kann der Anwender ein erstes Verständnis für die geplante Lösung gewinnen, eventuell vorhandene Fehler können frühzeitig erkannt und behoben, Anforderungen gegebenenfalls angepasst oder ergänzt und Unklarheiten gelöst werden.
4. Go Live und Feedback zum Projekterfolg
Im letzten Schritt wird das System schließlich umgesetzt und im Rahmen eines „Go Lives“ den Anwendern zur Nutzung zur Verfügung gestellt. Damit die Anwender das System schnellst möglich produktiv nutzen können ist es wichtig ausreichend Zeit in die Einführung und das Training der Anwender zu investieren. Um schließlich die Akzeptanz der Nutzer sicherzustellen, ist ein Follow-up Meeting für das Einholen von Feedback unumgänglich.
Auf den ersten Blick wirkt es ganz so, als wäre Requirements Engineering eher ein Mittel für Projekte nach dem typischen Wasserfall-Modell: Vor der Entwicklung werden alle Anforderungen aufgenommen, dann geht es an die Umsetzung. Das ist aber nicht so. Requirements-Engineering kann auch in Projekten mit agilen Entwicklungsmethoden eingesetzt werden. Die Phasen des RE sind darin den Phasen der eigentlichen Entwicklung, dem Sprint, vorangeschaltet. Beide Modelle haben Vor- und Nachteile: Beim Wasserfall-Projekt sind manche Anforderungen zum Zeitpunkt des Requirements Engineering noch nicht klar, bei agilen Projektmethoden besteht die Herausforderung darin, auch die Abhängigkeiten späterer Sprints im Blick zu behalten.
Experten-Unterstützung
Findet in Projekten ein richtiges, professionelles Requirements Engineering statt, bei welchem Anforderungen richtig und vollumfänglich ermittelt, dokumentiert, analysiert und umgesetzt werden, führt dieses mit großer Gewissheit zum Erfolg. Wenn unternehmensintern die Ressourcen oder das Know How für ein effektives Requirements Engineering nicht zur Verfügung stehen, ist stets eine Beratung und Übernahme durch externe Experten zu empfehlen, die individuell auf den Kunden abgestimmt eine intelligente Lösung bieten können.
Martin Weinhardt, Geschäftsführer, Concept-EU GmbH
