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Die Arbeitswelt und das Umfeld moderner Projektarbeit werden immer komplexer – oft auch anstrengender. Mit was müssen wir uns nicht alles auseinandersetzen: sich permanent ändernde Technologien, komplizierte globale Märkte, ergebnisorientierte Projekte mit engen Terminen und eine 24/7-Arbeitsmentalität. 

Wer das alles bewältigen möchte benötigt eine Software, die ihn unterstützt und nicht behindert. Schließlich geht es immer mehr darum in vernetzten Projekten und Teams, die über Zeitzonen und Länder verteilt sind, zu arbeiten. Hier können cloudbasierte Management-Lösungen, welche die Zusammenarbeit stärken, Dokumentation verwalten, Kommunikation verbessern sowie Planung und Ressourcen-Management erleichtern, helfen. 

Diese zehn Regeln sind Managern eine Guideline, um diejenigen Cloud-Services zu identifizieren, die ihnen in mobilen Zeitalter alle relevanten Aspekte der Projektabwicklung berücksichtigen. 

1. Projekt von hinten „aufzäumen“

Schlechte Planung führt zu einer ineffizienten Aufteilung von Zeit und Ressourcen und torpediert ein Projekt von Anfang an. Fangen Sie deshalb von hinten an! Arbeiten Sie sich vom finalen Ziel Stück für Stück zurück, setzen Sie Meilensteine und bilden sie diese auch auf einer Zeitachse ab. Wichtig ist, dass Sie dafür das richtige Tool einsetzen – eines, das es allen Projektteilnehmern erlaubt Zeitachsen und Pläne einzusehen. Es empfiehlt sich eine Lösung in der Cloud, die von jedem Endgerät angesteuert werden kann, damit sich alle Beteiligten auf dem Weg zum Projektziel einbringen und ihre Gedanken und Ideen mitteilen können – modern und unkompliziert. 

2. Visualisieren hilft

Endloslange Listen mit wichtigen Aufgaben sind nur schwer zu verarbeiten und stiften oft mehr Verwirrung als das sie helfen. Das Kanban-Prinzip, das von Toyota in den 1940er Jahren erfunden und etabliert wurde, kann hier Abhilfe schaffen. Es arbeitet mit sogenannten Boards, auf denen Notizen im „Post-it-Stil“ in verschiedenen Spalten platziert werden können, um den Workflow eines Projekts anzuzeigen. Projectplace, das All-in-One-Tool aus der Cloud, verfügt über ein solches Kanban-Board, auf das die verschiedenen Teammitglieder jederzeit zugreifen können. So sorgt Kanban für Klarheit über den Projektfortschritt, die Ressourcen sowie die individuellen Verantwortlichkeiten; außerdem erhalten auf diese Art und Weise die Teammitglieder alle für sie relevanten Informationen. 

3. Einfache Teamarbeit

Erfahrungslücken und mangelnde Fähigkeiten innerhalb eines Teams können zu Schwierigkeiten führen und sogar den Projekterfolg gefährden. Durch eine kooperative Arbeitsatmosphäre können diese Lücken geschlossen, Fertigkeiten ergänzt bzw. Schwächen minimiert werden. Für eine zentrale Planung sowie die offene Umsetzung eines Projekts sind soziale Funktionen daher unerlässlich. So haben alle Teammitglieder Einsicht in aktuelle und anstehende Aufgaben, können ihr Know-How einbringen und gemeinsam mit Kollegen Lösungen erarbeiten.

4. Termingerechte Ausführung

Ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements, ein Projekt pünktlich abzuschließen, ist oft ein nur schwer zu erreichendes Ziel, denn die zeitgerechte Ausführung erfordert den Umgang mit Timelines sowie die Einführung einer Messmethode, nach der der Projekterfolg beurteilt wird. Damit die Teams nicht die Kontrolle verlieren ist es hilfreich, Projektziele und Aufgaben in einzelne Aktivitäten zu überführen. 

5. Agil bleiben

Ein agiler Projektansatz erlaubt die kontinuierliche Verbesserung von Plänen und Methoden. Das bedeutet offen zu sein für Anmerkungen der Teammitglieder, und flexibel auf Unvorhersehbares zu reagieren. Offene Kommunikation ist die Voraussetzung für eine agile Planung überhaupt; es ist eine Frage der Projektkultur. Aber es erfordert zudem ein All-in-One-Tool, mit dem Pläne visualisiert werden können, so dass jeder darauf Zugriff hat, den Status kommentieren oder Feedback geben kann. 

6. Soziales Umfeld schaffen

Um ein Team über den Projektstatus auf dem Laufenden zu halten, sind massenhaft Emails, endlose Telefonate und zu viele unproduktive Meetings erforderlich. Das nimmt nicht nur Zeit in Anspruch und ist anstrengend – unklare Kommunikationsstrukturen können auch dazu führen, dass Teammitglieder, die unter Druck geraten, versuchen ihre Verantwortlichkeiten zu verstecken. Stattdessen sollte auf offene Kommunikation und Transparenz gesetzt werden, denn dadurch wird positives Verhalten unterstützt und die einzelnen Teammitglieder übernehmen wieder eigenständig Verantwortung. Beispielsweise geben Social Features und Kanban-Funktionen genaue Informationen darüber, wer was macht, welche Aufgabe noch beendet werden muss und wer was weiß. 

7. Set them free

Die moderne Art zu arbeiten bedeutet nicht mehr, dass jemand von 9 bis 17 Uhr an seinem Schreibtisch sitzen muss. Deshalb bietet es sich an, ein Collboration Tool einzusetzen, das dafür sorgt, dass alle erforderlichen Informationen – seien es Dokumente, Daten, Kontakte, Pläne, etc. – einfach und sicher verfügbar sind, egal von welchem Gerät ein Teammitglied darauf zugreifen möchte. Jeder sollte in der Lage sein, die Aktivitäten der anderen zu sehen und unmittelbar darauf reagieren zu können; Emails sollten nicht länger eine Belastung sein, viele soll jeder so arbeiten können, wie es ihm am besten passt. es empfiehlt sich daher, smarte Cloud Services, die nicht nur auf dem Desktop, sondern auch auf dem Smartphone verfügbar sind, einzusetzen. Am besten Sie testen potenzielle Cloudanbieter, bevor Sie sich entscheiden; eine Suche in Google-Play oder in den App –Stores der verschiedenen Anbieter kann hier helfen. 

8. Vertrauen

Der Ethos individueller Verantwortung sollte in Zeiten mobilen Arbeitens etabliert werden. Ein Tool, das Zusammenarbeit erleichtert, kann es sogar schaffen, dass sich Teams stärker engagieren und selbst organisieren – egal wo sie sich gerade befinden. Es geht darum, Mitarbeiter zu motivieren und eine offene Kommunikation sowie Transparenz fördern Verbindlichkeit und die Tatsache, dass sich die Mitglieder stärker verantwortlich fühlen.

9. Richtige Hardware-Auswahl

Nachhaltige Investitionen in Desktop-Umgebungen machen in Zeiten einer mobilen Arbeitswelt nur noch wenig Sinn. Deshalb sollten eher die Mitarbeiter der Fachabteilungen als die IT-Spezialisten eines Unternehmens entscheiden, welche Software eingesetzt werden sollte. Erlauben Sie ihnen die Nutzung mobiler Geräte und stellen Sie frei, so zu arbeiten, wie es ihnen gefällt. Cloud-Tools, die über jeden Browser angesteuert werden können, lassen sich leicht in bestehende IT-Systeme integrieren – ohne dass eine Installation erforderlich ist. Unterstützen Sie den BYOD-Trend, denn so sind keine großen Investitionen erforderlich und beide Seiten profitieren von den Vorteilen. 

10. Nicht verwalten, sondern machen

Konstante Meetings können ein Fluch für jeden Projektmanager sein. Mit einer offenen, transparenten Kommunikationskultur kann man dafür sorgen, dass nur noch die wirklich notwendigen Meetings stattfinden. Ein All-in-One-Cloud-Collaboration-Tool mit verschiedenen visuellen Features führt dazu, dass sich die Einzelnen bewusst mit ihren Verantwortlichkeiten und dem Projektfortschritt befassen. Das Tool sollte die Möglichkeiten zur Selbstorganisation bieten, unabhängig davon wie jemand arbeitet. So reduziert sich auch die Notwendigkeit vieler Meetings. Stattdessen können sie den Projektfortschritt verfolgen und den Planungsprozess beeinflussen, um die geplanten Ziele zu erreichen. 

Tobias Andersson, www.planview.com

www.projectplace.com

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