HR 2026: Mehr Transparenz, mehr Pflichten – und deutlich höhere Kosten

2026 bringt für HR-Abteilungen mehr Transparenz, höhere Lohnkosten und strengere Berichtspflichten. Besonders die Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie erfordert gute Vorbereitung: Vergütungssysteme müssen überprüft, Dokumentationen aufgebaut und HR-Teams geschult werden.

Gleichzeitig bieten digitale Tools und automatisierte Payroll-Prozesse Chancen für effizienteres Arbeiten.

Neue Arbeitsgesetze 2026 – von Equal Pay bis Minijob

Bis zum 7. Juni 2026 muss die EU-Entgelttransparenzrichtlinie in deutsches Recht umgesetzt werden. Auf HR kommt damit ein erheblicher Aufwand zu:

• Berichtspflichten für Unternehmen ab 100 Beschäftigten: Entgeltberichte müssen den geschlechtsspezifischen Gehaltsunterschied offenlegen. Alle Vergütungsbestandteile wie Grundgehalt, Boni oder Sachleistungen fließen ein. Grundlage dafür ist ESRS S1-16.
• Transparenz vor dem Bewerbungsgespräch: Unternehmen müssen Bewerbenden künftig vorab Informationen zu Einstiegsgehalt oder Gehaltsspannen bereitstellen.
• Auskunftsrechte für Mitarbeitende: Beschäftigte dürfen Auskunft über Vergleichsgehälter einfordern.
• Systematische Analyse der Gehälter: Unterschiede zwischen gleichen und gleichwertigen Tätigkeiten müssen dokumentiert werden.
• Nachzahlungspflicht bis zu drei Jahre rückwirkend: Werden Lohnunterschiede festgestellt, können Mitarbeitende Differenzen rückwirkend geltend machen.

Weitere wichtige Änderungen im Überblick

Mindestlohn 2026 und neue Minijob-Grenze: Zudem steigt ab 1. Januar 2026 der Mindestlohn auf 13,90 Euro, ab 2027 auf 14,60 Euro. Die Minijob-Grenze erhöht sich auf 603 Euro pro Monat.

Aktivrente 2026: Ab 2026 können Unternehmen befristete Verträge mit Mitarbeitenden über der Regelaltersgrenze ohne sachlichen Grund schließen. Wer weiterarbeitet, kann bis zu 2000 Euro monatlich steuerfrei verdienen.

Pendlerpauschale: Die Entfernungspauschale steigt zum 1. Januar 2026 auf 0,38 Euro ab dem ersten Kilometer.

Betriebliche Altersversorgung: 2026 steigen voraussichtlich die Fördergrenzen für Geringverdienende. Unternehmen müssen die neuen Förderbeträge berücksichtigen und den verpflichtenden Arbeitgeberzuschuss nach § 1a BetrAVG überprüfen.

Beitragsbemessungsgrenzen der Sozialversicherungen 2026: In der gesetzlichen Krankenversicherung soll sich die Beitragsbemessungsgrenze auf jährlich 69.750 Euro erhöhen. Die Versicherungspflichtgrenze liegt 2026 bei 77.400 Euro. Die Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung soll auf 8.450 Euro im Monat steigen.

2026 als Wendepunkt für HR – was jetzt auf Personaler zukommt

Digitale Zeiterfassung: Obwohl die gesetzliche Ausgestaltung noch aussteht, ist klar: Die verpflichtende elektronische Zeiterfassung kommt. Arbeitszeiten müssen künftig vollständig, manipulationssicher und elektronisch dokumentiert werden. HR kann schon jetzt entsprechende Lösungen einführen. Gleichzeitig bietet die digitale Zeiterfassung die Chance, Auslastung, Überstunden und Abwesenheiten zu analysieren und die Informationen für die Personalplanungen zu nutzen. Tool-Tipp: Mit ADP Payroll- & Zeiterfassungslösungen lassen sich Arbeitszeiten automatisiert erfassen, rechtssicher dokumentieren und direkt in die Entgeltabrechnung integrieren.

Steuerfreie Überstundenzuschläge (geplante Änderung im EStG): Überstundenzuschläge sollen steuerfrei werden, wenn sie maximal 25 Prozent des Grundlohns betragen. Die Steuerfreiheit gilt nur für Überstunden, die über die vereinbarte Wochenarbeitszeit von mindestens 34 Stunden (tarifgebunden) oder über 40 Stunden (ohne Tarifbindung) hinausgehen.

Flexiblere Arbeitszeitgestaltung: Im Koalitionsvertrag der Bundesregierung ist die Modernisierung des Arbeitszeitgesetzes vorgesehen. Unter anderem soll im Einklang mit der europäischen Arbeitszeitrichtlinie die Möglichkeit einer wöchentlichen statt einer täglichen Höchstarbeitszeit geschaffen werden. Kommt das Gesetz, könnte an einzelnen Tagen länger als acht Stunden gearbeitet werden, bei Wahrung von Arbeitsschutz und täglichen Ruhezeiten. Bei der elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten soll es für kleine und mittlere Unternehmen Übergangsregelungen geben. Vertrauensarbeitszeit soll auch ohne Zeiterfassung möglich sein. Tool-Tipp: Mit ADP Zeiterfassungslösungen können wöchentliche Arbeitszeitkontrollen automatisiert werden, inklusive Berechnung von Überstunden und Zuschlägen.

Fazit

2026 markiert einen klaren Einschnitt für HR: Mehr Transparenz, neue Berichtspflichten und steigende Lohnkosten erhöhen den organisatorischen und finanziellen Druck auf Arbeitgeber deutlich. Für Unternehmen bedeutet das: Wer sich jetzt vorbereitet, verschafft sich Handlungssicherheit und vermeidet hohe Folgekosten. Frühzeitige Investitionen in digitale HR-, Payroll- und Zeiterfassungssysteme sowie klare Prozesse und Schulungen sind entscheidend, um die neuen Anforderungen effizient zu erfüllen und HR strategisch zukunftsfähig aufzustellen.

(pd/ADP)