Zahlreiche Studien der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) zeigen über die letzten zwanzig Jahre bis heute: Mangelnde Projektplanung ist einer der wesentlichen Gründe, aus denen Projekte scheitern. Dabei gehört diese zu den wichtigsten Aufgaben eines jeden Projektmanagers.
Wie Projektplanung professionell und effizient in der Praxis gelingt, erläutert Prof. Dr. Jörg Friedrich, Chefdesigner der Projektmanagementsoftware Allegra.
Die Erstellung eines Projektplans ist in der Theorie simpel. Kompliziert wird die Angelegenheit dadurch, dass sich in der Praxis die Umstände und Einflussfaktoren auf das Projekt über dessen Verlauf verändern. Dennoch ist die Entwicklung eines belastbaren Projektplans möglich, wenn Projektmanager einige wichtige Aspekte beachten.
Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete
Wer nicht weiß, wohin die Reise geht, kommt niemals an: Das gilt auch für Projekte. Entsprechend wichtig ist die Definition des Projektziels sowie der Erwartungen, die die Stakeholder an das Vorhaben stellen. Jede Unklarheit erhöht das Risiko, Erwartungen zu enttäuschen – sei es inhaltlich, zeitlich oder in Bezug auf das Budget.
Steht das Ziel fest, folgt die inhaltliche Ausgestaltung. Dabei hat es sich bewährt, das klassische, anforderungsbetonte Lasten- und Pflichtenheft durch ein „Systemkonzept“ zu ersetzen bzw. zu ergänzen. Dies wird gemeinsam von Auftraggeber und Auftragnehmer erstellt und beschreibt das Projektziel so detailliert wie möglich. Die Projektrealität wird dabei gut durch das Twin-Peaks-Modell abgebildet: Die Verantwortlichen werfen bei der Definition der Anforderungen bereits einen Blick in den Lösungsraum, da sich durch Kundenwünsche häufig Anforderungen ergeben, die mit dem reinen Fokus auf mögliche Probleme nicht erkennbar wären. Durch die Kombination von Problem- und Lösungsraum entsteht ein transparentes Gesamtbild, das vom Projektteam z. B. in Form von Tabellen, Texten oder Diagrammen visualisiert werden kann.
(Das Twin-Peaks-Modell bringt Problem- und Lösungsraum zusammen. Quelle: Allegra)
Mit dem Projektstrukturplan einzelne Bausteine definieren
Ist das Systemkonzept erstellt, folgt im nächsten Schritt der Projektplanung der Projektstrukturplan. Dieser unterteilt das Projekt in Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete. Teilprojekte ermöglichen als erste Gliederungsebene die Anwendung unterschiedlicher Prozessmodelle innerhalb eines Projekts. So kann es bspw. sinnvoll sein, für die Entwicklung von Elektronik in einem Teilprojekt die klassische Wasserfall-Methode zu verwenden und für die dazugehörige Softwareentwicklung in einem separaten Teilprojekt mit agilen Methoden zu arbeiten.
Jedes Teilprojekt enthält Teilaufgaben, die in Arbeitspakete untergliedert werden. Als unterste Ebene des Projektstrukturplans können diese in einzelne Vorgänge oder Aufgaben aufgegliedert werden. So erhöht sich mit jeder Gliederungsstufe der Detailgrad und das Projekt wird überschaubarer sowie kalkulierbarer.
(Der Projektstrukturplan gliedert das Projekt in Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete. Quelle: Allegra)
Aufwände einschätzen, aber richtig
Mit dem Projektstrukturplan als Basis kann die Aufwandseinschätzung starten. Dazu gibt es diverse Methoden und Ansätze, die in Kombination mit entsprechender Praxiserfahrung zu realistischen Einschätzungen führen. Je mehr ähnliche Vorgängerprojekte es gibt, umso zuverlässiger gelingen Projektplanung und Aufwandseinschätzung. Dabei gilt die Faustregel: Allgemeine technische Fortschritte halbieren nicht automatisch die Aufwände im neuen Projekt.
Ein Grundsatz fordert, dass die Aufwandseinschätzung durch die Personen erstellt werden sollte, die für die Projektumsetzung verantwortlich sind. So wird die Performance der beteiligten Teammitglieder automatisch berücksichtigt und entsprechenden Abweichungen vorgebeugt. Dies gelingt allerdings nur dann, wenn Aufwandseinschätzungen von Projektbeteiligten nicht heruntergehandelt werden. Der Aufwand wird in der Regel ohnehin eher unterschätzt, sodass eine weitere Korrektur nach unten unweigerlich zu einer Fehleinschätzung führen wird.
Aufwandskategorien können dabei helfen, sich dem konkreten Aufwand zu nähern. Diese können bspw. im agilen Umfeld in Form von Story Points mit relativen Aufwänden definiert werden.
Aufwand und Dauer – Achtung: Verwechslungsgefahr!
Die Begriffe Aufwand und Dauer geraten bei weniger erfahrenen Projektteilnehmern häufig durcheinander, weshalb sich hier ein genauerer Blick lohnt. Die Dauer ist die Länge des Zeitintervalls zwischen dem Beginn eines Vorgangs und dessen Ende – abzüglich der arbeitsfreien Zeit. Der Aufwand hingegen beschreibt die Arbeitszeit, die insgesamt für den Vorgang von seinem Beginn bis zum Ende aufgewendet werden muss. Deutlich wird der Unterschied an einem einfachen Praxisbeispiel: Eine Betondecke braucht einige Tage zum Trocknen (Dauer), doch in dieser Zeit muss niemand aktiv daran arbeiten (Aufwand).
Ablaufplanung: Schritt für Schritt zum Ziel
Sind die Arbeitspakete mit Aufwand und Dauer versehen, können sie im Rahmen einer Ablaufplanung in eine logische Reihenfolge gebracht werden. Dabei ist es zwingend erforderlich, Abhängigkeiten zu erkennen und zu berücksichtigen. Einige Arbeitspakete müssen abgeschlossen sein, bevor andere starten können. Eine Vorgangsliste hilft dabei, die Reihenfolge der Arbeitspakete festzulegen und dabei Arbeitspaketnummer, den zugeordneten Namen des Vorgangs, die geschätzte Dauer sowie die verantwortliche Person (Ressource) zu notieren.
(Eine Ablaufplanung bringt die Arbeitspakete in die richtige Reihenfolge. Quelle: Allegra)
Ressourcen, Termine und Budgets sinnvoll planen
Mit der fertigen Ablaufplanung kann nun auch die Termin- und Ressourcenplanung in Angriff genommen werden. Der Bearbeiter eines Aufgabenpakets muss zwischen dem Anfangs- und Endtermin eines Vorgangs verfügbar sein – Urlaube sind also im Vorfeld zu berücksichtigen und Krankheiten oder sonstige ungeplante Ausfälle können zu Verzögerungen führen, wenn kein zuverlässiges Vertretungskonzept existiert. Steht der Liefertermin für das Projektergebnis – bspw. ein Messetermin – bereits zu Beginn des Projekts fest, kann eine Rückwärtsplanung anhand von Meilensteinen eine gute Methode sein, die Terminplanung zu erstellen. Um die finanziellen Ressourcen planen und überwachen zu können, müssen sämtliche anfallenden Aufwände und Kosten bekannt sein.
