Projektplanung: Schritt für Schritt zu planbarem Projekterfolg

Zahlreiche Studien der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) zeigen über die letzten zwanzig Jahre bis heute: Mangelnde Projektplanung ist einer der wesentlichen Gründe, aus denen Projekte scheitern. Dabei gehört diese zu den wichtigsten Aufgaben eines jeden Projektmanagers.

Wie Projektplanung professionell und effizient in der Praxis gelingt, erläutert Prof. Dr. Jörg Friedrich, Chefdesigner der Projektmanagementsoftware Allegra.

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Die Erstellung eines Projektplans ist in der Theorie simpel. Kompliziert wird die Angelegenheit dadurch, dass sich in der Praxis die Umstände und Einflussfaktoren auf das Projekt über dessen Verlauf verändern. Dennoch ist die Entwicklung eines belastbaren Projektplans möglich, wenn Projektmanager einige wichtige Aspekte beachten.

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Wer nicht weiß, wohin die Reise geht, kommt niemals an: Das gilt auch für Projekte. Entsprechend wichtig ist die Definition des Projektziels sowie der Erwartungen, die die Stakeholder an das Vorhaben stellen. Jede Unklarheit erhöht das Risiko, Erwartungen zu enttäuschen – sei es inhaltlich, zeitlich oder in Bezug auf das Budget.

Steht das Ziel fest, folgt die inhaltliche Ausgestaltung. Dabei hat es sich bewährt, das klassische, anforderungsbetonte Lasten- und Pflichtenheft durch ein „Systemkonzept“ zu ersetzen bzw. zu ergänzen. Dies wird gemeinsam von Auftraggeber und Auftragnehmer erstellt und beschreibt das Projektziel so detailliert wie möglich. Die Projektrealität wird dabei gut durch das Twin-Peaks-Modell abgebildet: Die Verantwortlichen werfen bei der Definition der Anforderungen bereits einen Blick in den Lösungsraum, da sich durch Kundenwünsche häufig Anforderungen ergeben, die mit dem reinen Fokus auf mögliche Probleme nicht erkennbar wären. Durch die Kombination von Problem- und Lösungsraum entsteht ein transparentes Gesamtbild, das vom Projektteam z. B. in Form von Tabellen, Texten oder Diagrammen visualisiert werden kann.

 

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(Das Twin-Peaks-Modell bringt Problem- und Lösungsraum zusammen. Quelle: Allegra)

 

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Mit dem Projektstrukturplan einzelne Bausteine definieren

Ist das Systemkonzept erstellt, folgt im nächsten Schritt der Projektplanung der Projektstrukturplan. Dieser unterteilt das Projekt in Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete. Teilprojekte ermöglichen als erste Gliederungsebene die Anwendung unterschiedlicher Prozessmodelle innerhalb eines Projekts. So kann es bspw. sinnvoll sein, für die Entwicklung von Elektronik in einem Teilprojekt die klassische Wasserfall-Methode zu verwenden und für die dazugehörige Softwareentwicklung in einem separaten Teilprojekt mit agilen Methoden zu arbeiten.

Jedes Teilprojekt enthält Teilaufgaben, die in Arbeitspakete untergliedert werden. Als unterste Ebene des Projektstrukturplans können diese in einzelne Vorgänge oder Aufgaben aufgegliedert werden. So erhöht sich mit jeder Gliederungsstufe der Detailgrad und das Projekt wird überschaubarer sowie kalkulierbarer.

 

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(Der Projektstrukturplan gliedert das Projekt in Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete. Quelle: Allegra)

Prof. Dr. Jörg Friedrich

Allegra -

Chefdesigner der Projektmanagementsoftware

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