Mut zur Innovation in der HR-Planung

Die neuen Möglichkeiten überzeugen zwar, viele treibt jedoch die Sorge wegen „Kinderkrankheiten“ um. Die RTL Group zeigt sich da anders: Nachdem SAP 2023 SAP Datasphere auf den Markt gebracht hatte, startete das Medienunternehmen Ende 2025 mit Unterstützung des SAP Partners Infocient Consulting mit dem Implementierungsprojekt: Mit SAP Datasphere und der SAP Analytics Cloud gestaltete die RTL Group die gesamte HR-Planung neu. Das Projekt zeigt, wie die Modernisierung der HR-Planung durch den Wechsel auf eine moderne Technologie und durch ein neues fachliches Zielbild erfolgreich umgesetzt werden kann.

Wie etliche andere Organisationen hatte auch die RTL Group jahrelang das SAP BW 7.5 im Einsatz. Das für Ende 2027 angekündigte Wartungsende zwang das Medienunternehmen schließlich zum Handeln; anstatt auf den direkten Nachfolger BW/4HANA zu setzen und damit den naheliegenden Weg zu gehen, entschied sich die RTL Group für die neueste Lösung der SAP: die SAP Datasphere, zusammen mit SAP Analytics Cloud (SAC). Damit ist das Unternehmen Vorreiter: Weltweit ist die RTL Group das erste Unternehmen, das die moderne Technologie implementiert hatte und produktiv nutzte. „Bertelsmann verfolgt eine Cloud-First-Strategie. Deshalb wollten wir direkt die Weichen für die Zukunft stellen und haben uns für die technische Neuheit und den Weg in die Cloud entschieden“, begründet Hans-Jörg Teich, SAP BI/BW Leiter bei der RTL Technology GmbH. Die RTL Technology GmbH stellt als zentraler IT-Partner für RTL Deutschland und damit für rund 8.000 Mitarbeitende die digitale Infrastruktur bereit und ist digitaler Enabler in der engen Zusammenarbeit mit den einzelnen Fachbereichen. RTL Deutschland gehört zur RTL Group, die wiederum zu den führenden europäischen Medienunternehmen zählt und für ein breites Portfolio aus TV-, Radio- und Digitalangeboten in mehreren Ländern steht.

Zukunftsfähige HR-Planungsumgebung aufbauen

Mit der Implementierung von SAP Datasphere und SAC wollte das Medienunternehmen eine neue, zukunftsfähige HR-Planungsumgebung aufbauen. Die bisher genutzte Planungslandschaft basierte auf dem auslaufenden SAP BW 7.5 mit InfoCubes und Multi-Providern sowie auf der Planungsanwendung WebDynpro ABAP mit einer weitläufigen ABAP-Klassenlandschaft. Stamm- und Bewegungsdaten sowie strukturelle Maßnahmen wurden bei Planungseingaben vermischt; das sorgte für Schwierigkeiten und hatte einen hohen Supportaufwand für Datenkorrekturen und Qualitätssicherung zur Folge. Ohnehin sollte die HR-Planung fachlich neu ausgerichtet werden – nämlich weg von einer mitarbeitergetriebenen hin zu einer planstellengetriebenen Planung. „Die Neuausrichtung in einem Greenfield Ansatz bei der HR-Planung und der perspektivische Wechsel zu SAP HCM for S/4HANA haben die Entscheidung zu den neuen Technologien beschleunigt“, so Teich.

Für die Implementierung der neuen Planungslandschaft holten sich Teich und sein Team Unterstützung beim SAP Partner Infocient. „Ich kannte Infocient Consulting bereits aus dem Unternehmen, in dem ich zuvor gearbeitet habe, der Kontakt ist nie abgerissen“, erzählt Teich. So begleitete Infocient die RTL Group bereits in anderen Themengebieten und bewarb sich auch bei der Ausschreibung zur Implementierung der SAP Datasphere und der SAC. „Die Ausschreibung haben wir dann gewonnen und sind im November 2025 mit dem Projekt gestartet“, beschreibt Dr. Armin Elbert, Geschäftsführer von Infocient, den Ablauf.

Strategiewechsel in der HR-Planung

Mit der Ablösung der Bestandsanwendung und dem damit einhergehenden Aufbau einer neuen Architektur verfolgte die RTL Group auch einen HR-Strategiewechsel: Statt weiterhin eine granulare Individualplanung zu betreiben, sollte eine Kapazitäts- und Ressourcenplanung angestrebt werden. Das zu erfassende Objekt in der HR-Planung und im Erfassungsprozess ist somit nicht länger der/die Mitarbeitende, sondern die Planstelle. Für jede Planstelle werden zwei Kennzahlen erfasst: Full Time Equivalents und Personalkosten nach Leveling.

Zusätzlich sollten die Führungskräfte dezentral in die Personalplanung eingebunden werden. Das stellte die Projektbeteiligten vor ein gewisses Kostenproblem, wie Elbert verrät: „Für die Planungslizenzen in der Cloud musste man pro User zahlen, das war einfach zu teuer.“ So wurde eine spezielle Fiori App entwickelt – sozusagen als Bypass-Lösung –, in der die Führungskräfte die Daten erfassen. HR-Verantwortliche und das HR-Controlling planen hingegen direkt in der SAC-Story. „Die Status- und Plandaten werden kontinuierlich zwischen den Systemen ausgetauscht“, erklärt Elbert. SAP Datasphere dient dabei als gemeinsame Datenbasis und Schnittstelle für die Integration der Datenflüsse und für das spätere Stammdatenmanagement mit SAP SuccessFactors Employee Central; die Planung wird dann schrittweise im Planungs-Workflow – Seamless Planning genannt – weiterentwickelt, der durch die Integration von SAC und Datasphere ermöglicht wird. In der SAC werden die Daten genutzt, modelliert und visualisiert, in der Datasphere werden sie gespeichert.

Die so neu entstandene HR-Lösung unterstützt zwei Planungsanlässe, nämlich die Budgetplanung für das Folgejahr und die Prognose bis zum Ende des laufenden Jahres. Diese beiden Prozesse können sowohl getrennt von- als auch parallel zueinander laufen; sie werden in einem mehrstufigen Vorgehen organisiert: von der Erfassung durch die Führungskräfte bis hin zur Detailplanung durch die HR-Verantwortlichen. Die Erfassungsfunktionen der Führungskräfte sind in der Fiori-App reduziert, nur die HR-Spezialistinnen und -Spezialisten sind mit einer vollumfänglich definierten Erfassung ausgestattet.

Funktionen um individuelle Programmierungen erweitert

Die technische Komplexität des Projekts war recht hoch. Denn die SAC wird zwar als fertiges Tool ausgeliefert und verfügt über einen Standardwerkzeugkasten; für die RTL Group setzte Infocient jedoch so gut wie gar nichts im Standard um, sondern erweiterte elementare Funktionen um individuelle Programmierungen – darunter Planungslayouts, Maßnahmen wie Eintritte, Austritte und Versetzungen, planungsbegleitendes Reporting, zentrales Administrations-Customizing sowie ein übergreifendes Berechtigungskonzept für SAC und Datasphere. 

Als weitere technische Herausforderung kam hinzu, dass die Zugriffe auf die Plandaten aus der SAC-Erfassung mit der Fiori-App der Führungskräfte koordiniert werden mussten und sich zudem der Status in einer gemeinsamen Tabelle tracken lassen sollte. „Als Voraussetzung haben wir deshalb eine strukturgleiche Tabelle der Facts Table des Planungsmodells in SAP Datasphere angelegt“, erklärt Elbert. Die HR-Verantwortlichen schreiben die Daten über die SAC-Erfassung in das Planungsmodell, somit liegen die Daten in der Datasphere. Die Führungskräfte können die aktuellen Daten über die Fiori-App lesen, auf dieser Basis findet dann die Erfassung statt. Veränderungen schreibt die Fiori-App in die strukturgleiche Tabelle in der Datasphere, hiervon werden Daten zurück in das Planungsmodell der SAC übertragen. 

„Mit der neuen HR-Lösung haben wir die Grundlage für eine transparente, effiziente und langfristig tragfähige HR-Planung geschaffen“, betont Teich. Die an der HR-Planung beteiligten Personen profitieren nun von reduzierten manuellen Aufwänden sowie geringerem Supportaufwand für Datenkorrekturen und Qualitätssicherung. Die Transparenz über die Personalplanung ist erheblich gestiegen – „es gibt eben nur noch ein System, in dem die Wahrheit liegt“, so Elbert. In der Folge ist auch die Datenqualität gestiegen.

Verzahnte Zusammenarbeit zwischen IT, Fachbereich und Dienstleister

Bereits im April ging die neue HR-Planungsumgebung mit SAC und SAP Datasphere live. Dass das Projekt innerhalb so kurzer Zeit erfolgreich umgesetzt werden konnte, ist auch der eng verzahnten Zusammenarbeit zwischen der internen IT, dem HR-Fachbereich und dem externen Partner Infocient zu verdanken; auf Arbeitsebene tauschten sich die Beteiligten nahezu täglich aus. „Wenn man ohne den Fachbereich arbeitet, fahren die Projekte sonst gegen die Wand, das ist einfach so“, begründet Elbert die enge Zusammenarbeit und er ergänzt: „Dass die Einführung trotz der technischen Neuheit im geplanten Zeitrahmen gelungen ist, verdanken wir vor allem der fachlichen Stärke und dem persönlichen Einsatz des Projektteams. Vor allem das ausgearbeitete Fachkonzept war dabei ein wichtiger Erfolgsfaktor für uns.“

Nach dem Go-Live hat Infocient die neue Lösung noch erweitert, Applikationen angepasst, ein Reporting für das Management aufgebaut und die Performance optimiert. Zudem unterstützt Infocient die RTL Group weiterhin bei der Maintenance der Applikation, und es gibt Planungen, die neue Architektur auch für andere Bereiche zu nutzen oder auch ein Berichtswesen darauf aufzubauen.

Fazit

Die RTL Group hat mit der frühzeitigen Einführung von SAP Datasphere und SAP Analytics Cloud ihre HR-Planung grundlegend modernisiert und sich bewusst für einen zukunftsorientierten Cloud-Ansatz entschieden. Durch den Wechsel von einer Mitarbeiter- zu einer Planstellenbasierten Planung, die enge Zusammenarbeit zwischen IT, HR und Infocient sowie gezielte individuelle Erweiterungen entstand eine transparente, effiziente und skalierbare Planungsplattform. Das Projekt zeigt, dass der Mut zu neuen Technologien in Verbindung mit einem klaren fachlichen Zielbild und einer starken Projektpartnerschaft nachhaltige Vorteile für Prozesse, Datenqualität und Zukunftsfähigkeit schaffen kann.