IT-Kosten im Blick behalten: 10 Schritte zum effektiven Kostenmanagement

Fachkräftemangel, Lieferkettenengpässe und steigende Kosten für Energie und Vorprodukte setzen derzeit viele Unternehmen wirtschaftlich unter Druck. Kostensenkungen und Budgetoptimierungen haben deshalb oberste Priorität. Laut „Deloitte CFO Survey Herbst 2022“ planten 70 Prozent der befragten Finanzentscheider in deutschen Großunternehmen Kostensenkungsmaßnahmen für das Jahr 2023.

Gleichzeitig sind Investitionen in Zukunftstechnologien wie künstliche Intelligenz (KI) heute unumgänglich, um zukünftige Wettbewerbsvorteile zu sichern. Trotz hoher Inflation werden die weltweiten IT-Ausgaben deswegen um gut 5,5 Prozent zum Vorjahr steigen, prognostiziert Gartner.

CFOs und CIOs stehen vor einem Dilemma: Wie können Kosten gesenkt werden, ohne Budgets zu kürzen? Zunächst ist es wichtig, einen Überblick über alle IT-Kosten zu erhalten. Ein hoher Anteil der Ausgaben wird oftmals durch IT-Infrastruktur und Betrieb gebunden. Hier gibt es Optimierungspotenzial, das noch nicht ausgeschöpft ist. Wie Unternehmen einen vollständigen, detaillierten und transparenten Blick auf alle IT-Kosten bekommen und die richtigen Investitionsfelder identifizieren, lässt sich auf zehn grundlegende Schritte herunterbrechen:

Schritt 1: Umfassenden IT-Servicekatalog entwickeln

Die Entwicklung eines IT-Service- und Produktkatalogs ist der effektivste Weg, um die Kostenoptimierung zu beginnen. Dieser Katalog sollte einen präzisen Überblick über alle einzelnen IT-Dienste und deren Inhalt geben, um die Kosten der IT-Dienste direkt mit der Leistung und dem Wert der IT-Dienste zu verknüpfen.

Schritt 2: IT-Kosten genau überwachen

Die Kontrolle der Wertschöpfungskette ist elementar für die effiziente Überwachung von IT-Kosten. Dafür ist es hilfreich, wenn Unternehmen den Fluss der IT-Kosten von den grundlegendsten Kosteneinheiten bis hin zu den realisierten Geschäftseinheiten und Fähigkeiten visualisieren können. Dies kann durch Servicekataloge, Benchmarks und die Verwendung eines Kostenmodells erreicht werden. IT-Finanzmanagement (ITFM)- bzw. Technology Business Management (TBM)-Lösungen wie beispielsweise das Serviceware Digital Value Model gewährleisten einen umfassenden Zugang zu allen Kosten-Daten, wodurch ein „Cost-to-Service-Flow“ entsteht, der die Verfügbarkeit von IT-Services und damit verbundenen Kosten identifiziert und kontrolliert.

Schritt 3: IT-Budget festlegen

Die IT-Kostenverteilung ist entscheidend, um fundierte Entscheidungen über Ausgaben zu treffen und bestehende Budgets anzupassen. Hierzu gibt es verschiedene Ansätze – zentralisiert, dezentralisiert und iterativ. Bei einem zentralisierten Ansatz wird das Budget im Voraus festgelegt und in einem Top-Down-Verfahren auf die Betriebskostenstellen und Projekte verteilt, was eine einfache und straffe Budgetzuweisung ermöglicht. Ein dezentraler Ansatz kehrt diesen Prozess um – die Betriebskosten werden genau berechnet, bevor die Budgetierung und die Projekte festgelegt werden. Beide haben ihre Risiken: Während zentralisierte Projekte potenzielle Wachstumschancen bieten, könnten dezentralisierte Budgetanforderungen die verfügbaren Ressourcen übersteigen.

Der iterative Ansatz vereint beide Methoden und ist der lukrativste Ansatz, der aber auch die meisten Ressourcen erfordert. Die Wahl hängt also stark von den verfügbaren Ressourcen und der strukturellen Organisation ab.

Schritt 4: ‚Run vs. Growth’ Kosten definieren

Bei der Kostendefinierung wird unterschieden zwischen Run- und Growth-Kosten oder zu Deutsch: Betriebs- und Wachstumskosten. Unter den Betriebskosten sind alle laufenden Kosten des Geschäftsbetriebs anzusiedeln, während unter die Wachstumskosten alle Ausgaben fallen, die für die Transformation, Innovation und das Wachstum des Unternehmens aufgewendet werden. Daraufhin ist zu entscheiden, wie das Budget zwischen ihnen aufgeteilt werden soll. Eine Aufteilung von 70 Prozent vs. 30 Prozent für Betriebs- beziehungsweise Wachstumskosten ist in den meisten Unternehmen gängig. Benchmarks und Standarddefinitionen helfen bei der Kategorisierung. Schließlich erfolgt eine prozentuale Aufteilung.

Schritt 5: Eine positive Gewinnspanne beibehalten

Das Ziel jeder Kostenkontrolle ist es Gewinn zu sichern. Getroffene Budgetierungsentscheidungen müssen deswegen wirtschaftlich und nachhaltig sein. Durch die Durchführung der obigen Schritte kann vollständige Transparenz darüber geschaffen werden, welche Produkte und Dienstleistungen angeboten werden, woher IT-Kosten stammen und wo die Budgets zugewiesen werden. Bei einer positiven Gewinnmarge sind die Controlling-Prozesse weiter zu optimieren, während bei einer negativen Gewinnmarge entsprechende Korrekturmaßnahmen einzuleiten sind.

Schritt 6: Länderspezifische Steuervorschriften einhalten

Ein Unternehmen, das beispielsweise IT-Produkte und -Dienstleistungen im Ausland anbietet, sollte die länderspezifische Compliance im Auge behalten und die unterschiedlichen internationalen Steuervorschriften beachten. Dazu ist eine korrekte Transferpreisdokumentation erforderlich. Diese beinhaltet drei Faktoren:

1. Transparente Analyse und Kalkulation von IT-Leistungen auf Basis der Wertschöpfungskette,
2. Bewertung der eingesetzten Dienstleistungen und der damit verbundenen Abrechnungsprozesse,
3. Zugang zur Verwaltung von Dienstleistungsverträgen zwischen Anbietern und Verbrauchern als Rechtsgrundlage für IT-Serviceleistung.

Schritt 7: Benchmarks und Preisgestaltung

Eng verbunden mit dem Gewinn ist die Frage der Preisgestaltung für IT-Dienstleistungen. Diese beginnt mit Benchmark-Daten, die recherchiert oder mit Hilfe bestehender ITFM-Lösungen ermittelt werden können. Solche Lösungen extrahieren die benötigten Daten automatisch aus verschiedenen, miteinander verknüpften Datenbanken. Mit Hilfe einer Stückkostenkalkulation lässt sich dann exakt und effektiv definieren, was einzelne IT-Services und deren Vorprodukte kosten. Damit vergleichen Unternehmen ihre internen Stückkostenkalkulationen ganz leicht mit den Benchmarks und Preisen der Wettbewerber, bevor sie Preisentscheidungen treffen.

Schritt 8: Werttreiber und wichtige Kostentreiber identifizieren

Zudem ist die Ermittlung und Verwaltung der wichtigsten IT-Werttreiber und Kostentreiber wichtig. Durch eine umfassende Bewertung des Cost-to-Service-Flows werden große Kostenstellen schnell ersichtlich und deutlich, welche IT-Dienstleistungen oder damit verbundenen Vorprodukte sie verursachen. Dies ermöglicht eine präzise Anpassung der Ausgaben und Entwicklung von Strategien, um die IT-Kosten effektiv zu senken und eine bessere Nutzung der teuren Ressourcen zu gewährleisten.

Schritt 9: Verbrauchsbezogenes Showback/Chargeback

Die IT-Kostenkontrolle anhand der Wertschöpfungskette ermöglicht eine nutzungsbasierte Ver- und Abrechnung aller IT-Services und -Produkte. Werden die IT-Kosten visualisiert, lassen sie sich leicht den tatsächlichen Verbrauchern zuordnen, was für mehr Transparenz im Abrechnungsprozesses sorgt. Um diese über ihren IT-Verbrauch zu informieren, gibt es zwei Optionen: Das Showback-Verfahren, welches die generierten Kosten sowie deren Entstehung aufzeigt, oder das Chargeback-Verfahren, bei dem die entstandenen Kosten direkt bei den jeweiligen Verbrauchern und Subunternehmen in Rechnung gestellt werden.

Schritt 10: Angebot und Nachfrage analysieren

Durch eine solche ganzheitliche Analyse wird die Transparenz der IT-Kostenkontrolle weiter erhöht und der Wert von IT-Services im gesamten Unternehmen abbildbar. Somit können Unternehmen zeitnah Schlüsse ziehen, inwiefern Angebot und Nachfrage von IT-Services in verschiedenen Geschäftsbereichen effektiv genutzt werden. Dies wiederum ermöglicht eine umfassendere Wertanalyse und Optimierung der Nutzung von IT-Services.

In nur zehn Schritten können Unternehmen eine sichere, transparente und nachhaltige IT-Kostenkontrollumgebung entwickeln, die zu vollständig optimierten Budgets und damit zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Sie müssen nur damit beginnen.