Anzeige

„Hybrid Work ist die Zukunft des Arbeitens“ lautet das aktuelle Credo in vielen Unternehmen. Die Pandemie hat die digitale Transformation beschleunigt und eine Rückkehr zu Arbeitsmodellen der Prä-Corona-Zeiten wird nicht mehr möglich sein.

Technologien, die ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen, haben die Arbeitswelt bereits verändert – jetzt ist es an der Zeit die Ausstattung der Büroräumlichkeiten ebenfalls anzupassen, da die Sinnhaftigkeit von Büros bereits angezweifelt wird. Das Büro als Arbeitsort sowie die Bürokultur müssen neu definiert und gedacht werden. Perspektivisch haben Unternehmen sonst ein Problem, denn der „War for Talents“ ist noch härter geworden – Talenten ist jetzt bewusst, welche Möglichkeiten die Arbeitswelt für sie bereithält. Ein Unternehmen, das technologisch nicht mithalten kann und sich gegen Hybrid Work stemmt, wird schnell qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verlieren und Schwierigkeiten haben, neue Talente an Bord zu holen.
 

Was Unternehmen jetzt beschäftigt

„Aktuell werden Routinen sowie bestehende Prozesse und Strukturen mehr denn je hinterfragt: Der Chip-Mangel, die Krise in der Supply Chain sowie die mangelhaften IT-Infrastrukturen in Unternehmen, Behörden und an Schulen haben einen wichtigen Denkanstoß gegeben. Die Distributed Workforce stellt Unternehmen vor viele Herausforderungen, doch auch die Rückkehr ins Büro ist eine Challenge für viele Unternehmen, denn es müssen Anreize für diese geschaffen werden. Arbeitnehmer haben verstanden, dass Arbeiten auch anders geht und werden auf ein Stück Flexibilität und Unabhängigkeit nicht verzichten wollen. Wenn Chefs wollen, dass Ihre Belegschaft zurückkehrt, muss das Büro technologisch attraktiver gestaltet werden“, erklärt Ingo Wittrock, Marketing Director und New-Work-Experte bei Ricoh Deutschland. Eine Studie von Ricoh zeigt außerdem auf, dass fast die Hälfte der Entscheidungsträger in deutschen Unternehmen glauben, dass die Zusammenarbeit im Büro für den zukünftigen Erfolg des Unternehmens entscheidend ist. Der persönliche Austausch mit Kolleginnen und Kollegen ist für viele Arbeitnehmer ein großer Anreiz um wieder in die Büroräumlichkeiten zurückzukehren, es sollte allerdings nicht der einzige bleiben. Die räumlichen und technologischen Rahmenbedingungen im Büro müssen stimmen, ansonsten lässt sich keine positive Arbeitskultur aufrechterhalten – der Rückzug ins Homeoffice oder sogar die Kündigung sind die Folgen. Führungskräfte müssen lernen, auf Ihre Mitarbeiter zu hören, in den Dialog zu treten und die Büroräumlichkeiten so zu gestalten, dass die Belegschaft gerne zurückkehrt. Technologische Investitionen helfen nicht nur dabei, die Büroflächen sinnvoll zu nutzen und eine barrierefreie Zusammenarbeit zwischen den Beschäftigten im Büro und im Homeoffice zu ermöglichen, sondern können auch einen positiven Beitrag zu einer zukunftsgerichteten Unternehmenskultur leisten.
 

Wandel zu Smart und Seamless Offices

Die Chancen stehen gut, dass Unternehmen nicht mehr ihre gesamte Bürofläche benötigen. Da das Konzept Hybrid Work in vielen Unternehmen (in unterschiedlichem Umfang) weiter Bestand hat, ist es oftmals nicht wirtschaftlich, an der gesamten Bürofläche festzuhalten. Es muss jetzt eine Umgebung geschaffen werden, die modern ist und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten wurde, sodass diese durch einen Arbeitstag im Büro motiviert und inspiriert werden.
 

Das Büro als Arbeitsort sowie die Bürokultur müssen neu definiert und gedacht werden

Mit der Verkleinerung der Bürofläche setzen immer mehr Unternehmen mit einer Plattform für Workspace-Management, wie beispielsweise Ricoh Spaces, das Konzept des Desksharings um. Die Desk-Management-App zeigt unter anderem an, welche Räumlichkeiten im Büro bereits besetzt, reserviert oder noch verfügbar sind. Von Zuhause können die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer jederzeit den Status prüfen und sich auf Wunsch einen Arbeitsplatz buchen. Wenn die maximale Auslastung erreicht ist, werden die Benutzer benachrichtigt, sodass überflüssige Fahrten ins Büro verhindert werden können. Es wird außerdem ausgeschlossen, dass sich zu viele Personen in einem Raum oder im Gebäude aufhalten. Zusätzlich ist es für den Admin möglich, einzelne Arbeitsplätze online zu stellen und auch wieder offline zu nehmen. Besprechungsräume können zudem ganz einfach zugewiesen werden, sodass fest geplante Meetings ohne Raumchaos stattfinden. „Flexibel einsetzbare Büroräume und Infrastrukturen sind heutzutage essentiell für Unternehmen. Ricoh Spaces bietet Unternehmen zusätzlich die Möglichkeit unser Smart Locker-System zu integrieren. Nicht nur Post und Pakete, IT-Ausstattung und Ersatzteile können hier kontaktfrei abgeholt werden – die Day Locker für die Belegschaft sind besonders für Desksharing geeignet, da nach einem Arbeitstag im Büro das eigene Arbeitsmaterial hier gelagert werden kann und der zuvor gebuchte Arbeitsplatz wieder für eine Kollegin oder einen Kollegen freigegeben ist. Diese intelligente und sichere Arbeitsumgebung sorgt dafür, dass die Belegschaft ohne Bedenken an ihren Arbeitsplatz zurückkehren kann und Kollegialität und Kreativität wieder im Büro gelebt werden können.“
 

Innovative Technologien

Eine Ricoh Studie zeigt auf, dass 48 Prozent der Angestellten der Ansicht sind, dass Investitionen in KI und Automatisierung die Produktivität einer hybriden Belegschaft steigern würden. Auch wenn besonders kleine und mittlere Unternehmen in diesem Bereich weiterhin nur zögerlich investieren, sind die Chancen und Vorteile, die mit einer Implementierung einhergehen, nicht mehr von der Hand zu weisen. Ein sicheres und cloudbasiertes Dokumenten-Management-Tool, wie beispielsweise DocuWare, erleichtert durch Automatisierung von Workflows und KI-basierte Prozesse, wie die Kopf- und Fußzeilenerkennung der eingepflegten Dokumente, den Arbeitsalltag. DocuWare nimmt sich den größten Herausforderungen des Dokumentenhandlings an: Medienbrüche, Dokumentenintensivität, Informationsmanagement und Dokumentenverwaltung. Außerdem ist der Sicherheitsaspekt sehr wichtig: Besonders in der Buchhaltung, im HR-Bereich oder in der Rechtsabteilung wird mit empfindlichen Daten gearbeitet, zu denen Dritte nicht unbefugt Zugang erlangen dürfen. Mit Docu-Ware sind diese essenziellen Dokumente digital und zentral für die befugten Mitarbeiter zugänglich, so dass beispielsweise Recruiting- und Buchhaltungsprozesse Compliance- und DSGVO-konform ablaufen und digitale Dokumente revisionssicher im Archiv gespeichert werden können. Die digitalen Freigabeprozesse schaffen einen barrierefreien Arbeitsalltag und somit mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben. Zusätzlich können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einer cloudbasierten Plattform reibungslos zusammenarbeiten – ob im Homeoffice oder im Büro.

Unternehmen müssen heutzutage beides können: Homeoffice und Büroarbeit. Der Mix macht´s – Flexibilität im Hinblick auf ortsunabhängiges Arbeiten ist weiterhin das Gebot der Stunde. Die Interkonnektivität der Systeme und Tools muss dabei gegeben sein, damit zwischen der Arbeit im Büro und im Homeoffice kein Gefälle entsteht. Die Attraktivität eines Arbeitgebers wird sich in nächster Zeit stark über die Technik definieren. Über all dem steht aber, dass die Mitarbeiter wieder zusammengebracht werden und somit eine Unternehmenskultur aufrechterhalten werden kann, die letztendlich auch zum wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens führt. Eine lebendige Bürokultur motiviert die Beschäftigten und fördert die Kreativität sowie die Kollegialität – auch bis ins Homeoffice.

Ingo Wittrock, Director Marketing
Ingo Wittrock
Director Marketing, Ricoh Deutschland

Weitere Artikel

Suchmaschine

Enterprise Search in 2022 — Sieben Trends und Vorhersagen

Angesichts einer beschleunigten digitalen Transformation des Arbeitsplatzes schält sich die Bedeutung unternehmensweiter Suche immer klarer heraus. Enterprise Search ist quasi zur Schlüsseltechnologie moderner Arbeitsweisen geworden. Der…
Digital Workplace

Der Digital Workplace muss zum Reifegrad der Organisation passen

Die Coronakrise in 2020/2021 hat den Trend zur virtuellen Zusammenarbeit noch einmal drastisch beschleunigt und den digitalen Arbeitsplatz damit in den Fokus vieler Organisationen gerückt.
2022

Die wichtigsten IT- und IT-Security-Trends für das Jahr 2022

Sieben IT- und Sicherheitsexperten haben für 2022 in die Glaskugel gesehen und ihre Einschätzungen zu den wichtigsten Trends und Themen mit uns geteilt. Im Bereich Cybersicherheit wird Ransomware-as-a-Service der wohl beunruhigendste Negativtrend sein.
Blockchain

DLT und digitale Assets nehmen weiter an Bedeutung zu

Distributed-Ledger-Technologien (DLT) und digitale Assets wie Kryptowährungen zählen längst zu den wichtigsten Themen der Finanzwelt. Die Zahlen sprechen für sich: Ende November 2021 betrug die Marktkapitalisierung der Top-100-Kryptowährungen mehr als 2,2…

Anzeige

Jetzt die smarten News aus der IT-Welt abonnieren! 💌

Mit Klick auf den Button "Zum Newsletter anmelden" stimme ich der Datenschutzerklärung zu.