Automatisiertes HR-Dokumentenmanagement

Dem Personalmangel entgegenwirken

Hilfe gegen den Personalmangel

Hybride Arbeitsmodelle und anhaltender Fachkräftemangel gehören heute zu den größten Herausforderungen für das Personalmanagement. Digitalisierte und automatisierte Dokumentenprozesse können HR-Abteilungen erheblich entlasten – denn auch im Personalbereich sind qualifizierte Mitarbeiter rar.

Mobile und flexible Arbeitszeiten stehen auf der Wunschliste von jungen Arbeitnehmern ganz oben. Das hat eine Umfrage der Universität St. Gallen ergeben. Für mehr als 80 Prozent der Generationen X und Y ist Hybrid Work ein ausschlaggebender Faktor bei der Wahl des Arbeitgebers. Damit wird das Mischmodel aus Homeoffice und Präsenzarbeit zum Schlüsselfaktor im War for Talents. Was zunächst vor allem die IT-Branche betraf, zieht sich mittlerweile durch beinahe alle Branchen und Unternehmensbereiche. Auch die HR-Abteilungen selbst leiden immer mehr unter dem allgemeinen Personalmangel. Laut dem Hays-Fachkräfte-Index stieg im ersten Quartal 2022 die Nachfrage nach HR-Fachkräften um 128 Prozentpunkten im Vergleich zum Vorquartal.

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Neue Herausforderungen für das HR-Management

Anders ausgedrückt: HR-Abteilungen steht für ihren wachsenden Berg an Aufgaben meist nicht genug Personal zur Verfügung. Denn neben den klassischen Arbeitsbereichen wie Recruiting, Personalverwaltung und Mitarbeiterentwicklung sollen sie heute auch die Geschäftsführung in strategischen Personalfragen beraten, die Entwicklung einer zukunftsfähigen Unternehmenskultur fördern und auch aus dem Homeoffice heraus agil agieren können. Insbesondere für Letzteres ist es notwendig, einen verlässlichen digitalen Workflow zu etablieren. Denn physische Personalakten dürfen das Unternehmen nicht verlassen. Arbeiten die HR-Mitarbeiter also im Homeoffice, müssen diese Dokumente digital über eine zentrale, sichere Plattform verfügbar sein – und sich idealerweise auch automatisiert generieren lassen. Denn HR-Dokumente manuell zu erstellen, jeweils pro Mitarbeiter anzupassen und anschließend per E-Mail die notwendigen Freigaben von Abteilungsleitung oder Betriebsrat einzuholen, ist aufwendig und zudem fehleranfällig.

Onboarding von Homeoffice zu Homeoffice

Die gute Nachricht: Nahezu alle HR-Dokumente entlang der Employer Journey lassen sich automatisiert erstellen – etwa Arbeitsverträge, Zeugnisse oder alle Arten von Bescheinigungen. Auch im Onboarding-Prozess bringt Automatisierung erhebliche Vorteile. In der akuten Phase der Pandemie mussten viele Unternehmen diesen sogar von Homeoffice zu Homeoffice durchzuführen. Eine Herausforderung, denn beim Onboarding fällt in der Personalabteilung jede Menge Papierarbeit an. Sie muss die Bewerbungsunterlagen in die Mitarbeiterakte überführen, den Neuankömmling mit einem Begrüßungsschreiben willkommen heißen und ihm zahlreiche Dokumente zukommen lassen – zum Beispiel Formulare für Datenschutz, Informationen zur betrieblichen Altersvorsorge oder Sicherheitsanweisungen.

Eine gute HR-Software kann nicht nur die Mitarbeiterakte automatisiert anlegen, sondern auch die Onboarding-Dokumente generieren und digital bereitstellen. Weder der neue Mitarbeiter noch der Personaler müssen dafür vor Ort im Unternehmen sein. Zudem lässt sich der gesamte Onboarding-Prozess über eine zentrale Plattform steuern, sodass er reibungslos abläuft und alle Beteiligten zum richtigen Zeitpunkt über ihre Aufgaben informiert sind.

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Der erste Schritt: die digitale Personalakte

Für einen optimalen Start in die automatisierte Erstellung von HR-Dokumenten sollten Verantwortliche zunächst eine digitale Personalakte im Unternehmen einführen. Als zentraler Speicherort für alle Daten und Dokumente eines Mitarbeiters bildet sie die Grundlage für alle folgenden Schritte und ermöglicht Personalern von überall aus einen schnellen Zugriff. Wer Zugang zu den Inhalten hat, regelt ein Rechte- und Rollenmanagement, das somit Datenschutz und Compliance gewährleistet. Im nächsten Schritt können Dokumentenprozesse digitalisiert werden. Mit einem automatisierten Zeugnisgenerator können Unternehmen etwa die Zeugniserstellung in wenigen Sekunden abwickeln. Die Führungskraft bewertet den Mitarbeiter dann in festgelegten Kriterien mit Schulnoten oder Smileys, und das Dokument wird auf Knopfdruck aus geprüften, rechtssicheren Musterformulierungen erstellt. Stammdaten und Tätigkeitsbeschreibung übernimmt die Software aus dem HCM-System und legt das fertige Dokument am richtigen Ort im System ab.

Automatisierung macht HR-Abteilung zukunftsfähig

Auch Personalabteilungen sind längst vom Fachkräftemangel betroffen. Hinzu kommt der Trend zum zeitlich flexiblen und ortsunabhängigen Arbeiten. Um angesichts dieser Herausforderungen handlungsfähig zu bleiben, sollten HR-Abteilungen spätestens jetzt auf digitale und automatisierte HR-Prozesse setzen. So kann sie die zeitintensive Erstellung von Personaldokumenten beschleunigen, Mitarbeiter auch von Homeoffice zu Homeoffice betreuen und sich trotz Fachkräftemangel um die wichtigen Aufgaben kümmern: die Mitarbeiter und die strategische Weiterentwicklung der Unternehmenskultur.

Dr. Martin Grentzer Aconso AG

Dr. Martin Grentzer

Aconso AG -

Finanzvorstand (CFO)

Dr. Martin Grentzer ist Finanzvorstand (CFO) der Aconso AG und einer der vier Unternehmensgründer. Neben seiner Funktion als Finanzvorstand ist Dr. Grentzer auch verantwortlich für den Bereich Personal bei der Aconso AG.
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