Digital Onboarding: Neue Mitarbeitende virtuell ins Team einbinden

Bei neuen Kolleginnen und Kollegen war eine Vor-Ort-Präsenz für Bewerbungsgespräch und Einarbeitung selbstverständlich. In der Pandemie haben sich nun deutlich die Stärken und Schwächen des Digital Onboarding gezeigt. Mit einigen Best Practices gelingt die effiziente Einbindung von neuen Mitarbeitenden in das Team.

Wer wünscht sich nicht am ersten Arbeitstag ein freundliches Händeschütteln, das persönliche Kennenlernen der Kolleginnen und Kollegen, eine Einweisung in den Arbeitsplatz und die Kaffeeküche. Doch auf diese und viele weitere Dinge, die einen guten Start erleichtern, müssen neue Mitarbeitende derzeit verzichten. 

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Während die Umstellung von real auf virtuell aus technischer Sicht meist schnell funktioniert hat, gibt es im organisatorischen und zwischenmenschlichen Bereich einige Stolpersteine. Die erste Herausforderung zeigt sich schon in der Bewertung der Kandidaten und Kandidatinnen im Bewerbungsgespräch. Laut einer aktuellen Studie der Universität Ulm werden selbst bei gleichen Antworten die Bewerbenden in Online-Gesprächen negativer bewertet als vor Ort.

Digital ist nicht gleich real

Ursachen dafür sind die limitierte Ansicht durch den Bildausschnitt der Webcam und der fehlende direkte Blickkontakt. Bei digital geführten Gesprächen ist es für die Kandidatinnen und Kandidaten zudem wesentlich schwieriger, über Gesten und Körperhaltung die eigenen Stärken hervorzuheben und Schwächen herunterzuspielen. Aber auch Qualitätsprobleme bei der Audio- und Video-Übertragung können den Eindruck beeinträchtigen, obwohl dies nicht in der Verantwortung des Bewerbenden liegt. 

Durch die erschwerten Interaktionen sind nicht nur Online-Bewerbende gegenüber Kandidaten vor Ort benachteiligt, auch die anschließende Eingliederung in das Team ist deutlich schwieriger. Schließlich können sich die neuen Kolleginnen und Kollegen nicht persönlich vorstellen und erhalten auch vor Ort keine Einweisung in das Arbeitsumfeld. Die größten Herausforderungen beim Digital Onboarding sind entsprechend das gegenseitige Kennenlernen, der fehlende persönliche Kontakt und die Gewährleistung der Team-Dynamik. Um diese zu lösen, haben sich in der Praxis folgende Best Practices bewährt:

1) Virtuelle Prozesse

Schon vor der Pandemie haben viele Unternehmen digitale Unterlagen für die Einarbeitung der neuen Mitarbeitenden bereitgestellt. Doch häufig erforderte der Onboarding-Prozess auch Vor-Ort-Präsenz, etwa bei der Übergabe der Hardware, dem initialen Produkttraining oder dem Unterschreiben der Geheimhaltungsklausel. Auch diese Bereiche sind nun umzustellen. Dazu muss die Hardware entweder per Kurier zum neuen Mitarbeitenden transportiert werden oder er kann sie im Büro zu einem bestimmten Termin abholen. Trainings funktionieren per Videokonferenz, Support über Remote-Zugriff und Unterschriften per digitaler Signatur, Touchscreen oder Scans, je nach Compliance-Stufe.

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2) Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Zusätzlich müssen die Geräte nun so konfiguriert werden, dass sie der neue Mitarbeitende ohne fremde Hilfe nutzen kann. Als sehr wichtig haben sich dabei praktische Anleitungen erwiesen. Diese erklären zum Beispiel Schritt für Schritt, wie die Programme verwendet werden, welche Arbeitsabläufe zu dokumentieren sind oder sich das Hintergrundbild bei Videokonferenzen verändern lässt. Für Fragen oder Probleme sollte die IT jederzeit über Remote-Support erreichbar sein. 

3) Regelmäßiger Kontakt

Im Büro erhalten Führungskräfte und das HR-Team schnell ein Gespür für die neuen Mitarbeitenden. Doch im Homeoffice sind regelmäßige und gezielte Nachfragen erforderlich, um Feedback zu bekommen. So müssen Verantwortliche nun wesentlich häufiger mit den Neulingen sprechen, um mögliche Probleme bei der Eingliederung in das Unternehmen oder der Nutzung von Anwendungen und Prozessen zu erfahren. Gleichzeitig sollte der neue Mitarbeitende ermuntert werden, Fragen zu stellen und Schwierigkeiten aktiv anzusprechen. Als Ersatz für die offene Büro-Tür kann das Management dazu neben E-Mail und Chat einen Open Office Call ohne feste Agenda anbieten.

Chris Dercks

F5 -

Regional Vice President DACH

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