Bei neuen Kolleginnen und Kollegen war eine Vor-Ort-Präsenz für Bewerbungsgespräch und Einarbeitung selbstverständlich. In der Pandemie haben sich nun deutlich die Stärken und Schwächen des Digital Onboarding gezeigt. Mit einigen Best Practices gelingt die effiziente Einbindung von neuen Mitarbeitenden in das Team.
Wer wünscht sich nicht am ersten Arbeitstag ein freundliches Händeschütteln, das persönliche Kennenlernen der Kolleginnen und Kollegen, eine Einweisung in den Arbeitsplatz und die Kaffeeküche. Doch auf diese und viele weitere Dinge, die einen guten Start erleichtern, müssen neue Mitarbeitende derzeit verzichten.
Während die Umstellung von real auf virtuell aus technischer Sicht meist schnell funktioniert hat, gibt es im organisatorischen und zwischenmenschlichen Bereich einige Stolpersteine. Die erste Herausforderung zeigt sich schon in der Bewertung der Kandidaten und Kandidatinnen im Bewerbungsgespräch. Laut einer aktuellen Studie der Universität Ulm werden selbst bei gleichen Antworten die Bewerbenden in Online-Gesprächen negativer bewertet als vor Ort.
Digital ist nicht gleich real
Ursachen dafür sind die limitierte Ansicht durch den Bildausschnitt der Webcam und der fehlende direkte Blickkontakt. Bei digital geführten Gesprächen ist es für die Kandidatinnen und Kandidaten zudem wesentlich schwieriger, über Gesten und Körperhaltung die eigenen Stärken hervorzuheben und Schwächen herunterzuspielen. Aber auch Qualitätsprobleme bei der Audio- und Video-Übertragung können den Eindruck beeinträchtigen, obwohl dies nicht in der Verantwortung des Bewerbenden liegt.
Durch die erschwerten Interaktionen sind nicht nur Online-Bewerbende gegenüber Kandidaten vor Ort benachteiligt, auch die anschließende Eingliederung in das Team ist deutlich schwieriger. Schließlich können sich die neuen Kolleginnen und Kollegen nicht persönlich vorstellen und erhalten auch vor Ort keine Einweisung in das Arbeitsumfeld. Die größten Herausforderungen beim Digital Onboarding sind entsprechend das gegenseitige Kennenlernen, der fehlende persönliche Kontakt und die Gewährleistung der Team-Dynamik. Um diese zu lösen, haben sich in der Praxis folgende Best Practices bewährt:
1) Virtuelle Prozesse
Schon vor der Pandemie haben viele Unternehmen digitale Unterlagen für die Einarbeitung der neuen Mitarbeitenden bereitgestellt. Doch häufig erforderte der Onboarding-Prozess auch Vor-Ort-Präsenz, etwa bei der Übergabe der Hardware, dem initialen Produkttraining oder dem Unterschreiben der Geheimhaltungsklausel. Auch diese Bereiche sind nun umzustellen. Dazu muss die Hardware entweder per Kurier zum neuen Mitarbeitenden transportiert werden oder er kann sie im Büro zu einem bestimmten Termin abholen. Trainings funktionieren per Videokonferenz, Support über Remote-Zugriff und Unterschriften per digitaler Signatur, Touchscreen oder Scans, je nach Compliance-Stufe.
2) Schritt-für-Schritt-Anleitungen
Zusätzlich müssen die Geräte nun so konfiguriert werden, dass sie der neue Mitarbeitende ohne fremde Hilfe nutzen kann. Als sehr wichtig haben sich dabei praktische Anleitungen erwiesen. Diese erklären zum Beispiel Schritt für Schritt, wie die Programme verwendet werden, welche Arbeitsabläufe zu dokumentieren sind oder sich das Hintergrundbild bei Videokonferenzen verändern lässt. Für Fragen oder Probleme sollte die IT jederzeit über Remote-Support erreichbar sein.
3) Regelmäßiger Kontakt
Im Büro erhalten Führungskräfte und das HR-Team schnell ein Gespür für die neuen Mitarbeitenden. Doch im Homeoffice sind regelmäßige und gezielte Nachfragen erforderlich, um Feedback zu bekommen. So müssen Verantwortliche nun wesentlich häufiger mit den Neulingen sprechen, um mögliche Probleme bei der Eingliederung in das Unternehmen oder der Nutzung von Anwendungen und Prozessen zu erfahren. Gleichzeitig sollte der neue Mitarbeitende ermuntert werden, Fragen zu stellen und Schwierigkeiten aktiv anzusprechen. Als Ersatz für die offene Büro-Tür kann das Management dazu neben E-Mail und Chat einen Open Office Call ohne feste Agenda anbieten.
4) Erfahrene Mentoren
Neben der regelmäßigen Unterstützung durch Human Resource (HR) und Führungskraft spielen auch Mentoren eine sehr wichtige Rolle. Über langjährige Kolleginnen und Kollegen erfahren die neuen Mitarbeitenden, worauf sie sich nun einstellen sollten. So bekommen sie schneller ein Gespür dafür, welche Verhaltensweisen erwünscht sind und wie sie gut im Team ankommen.
5) Community für Einsteiger
Gerade Neulinge haben oft das Gefühl, nur ein kleines Rad im großen Getriebe zu sein, wenn sie ausschließlich Kontakt zu Vorgesetzten oder langjährigen Mitarbeitenden haben. Wo immer möglich, sollten neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihre Erfahrungen auch mit anderen Einsteigerinnnen und Einsteigern austauschen können. Gerade das Gespräch mit Menschen auf gleicher Höhe ist in vielen Fällen hilfreicher als mit Vorgesetzen oder Erfahrenen. Für die Kontaktaufnahme kann das Unternehmen zum Beispiel eine Einsteiger-Community im Intranet ins Leben rufen.
6) Virtuelles Teaming
Der Punkt „Organisieren eines gemeinsamen Team-Abends“ steht in vielen Einarbeitungsplänen. Aus gutem Grund: So gelingt das gegenseitige Kennenlernen am besten. Videokonferenzen können einen realen Team-Abend natürlich nicht ersetzen. Aber nur damit erhalten neue Kolleginnen und Kollegen ein Gespür für die Menschen im Team und die Firmenkultur. Vom abendlichen, informellen Treffen über Yoga-Kurse und Thai-Kochstunden bis zu gemeinsamen Spielen lassen sich viele Aktionen virtuell durchführen. Diese helfen oft enorm dabei, dass sich neue Mitarbeitende im Unternehmen angekommen und vom Team aufgenommen fühlen.
7) Individuelle Lösungen
Vor allem bei neuen Mitarbeitenden ist der persönliche Hintergrund noch weitgehend unbekannt: Müssen sie Homeschooling und Kinderbetreuung mit dem Homeoffice in Einklang bringen? Fehlt ihnen der Kundenbesuch oder drohen sie zu vereinsamen? Auch bei persönlichen Problemen sollten die Kollegen und Kolleginnen dazu ermuntert werden, frühzeitig an das Unternehmen heranzutreten, ohne Nachteile befürchten zu müssen. Dann können neben freier Zeiteinteilung auch Programme wie Trainings für Homeschooling, Pädagogen für Kinder, eine Meditations-App oder soziale Aktivitäten helfen.
Digitale Einarbeitung klappt
Dass diese Best Practices gut funktionieren, beweisen die Reaktionen einiger neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die digital an Bord genommen wurden. Zum Beispiel sagt Michael Berg, neuer Channel Manager DACH bei F5: „Das Kennenlernen des Teams klappt recht gut. In einer Vielzahl an Videokonferenzen in den ersten Wochen erfährt man relativ viel über seine Gegenüber. Natürlich fehlt das informelle Treffen in der Kaffeeküche, doch ich konnte diese Phase gut nutzen, um möglichst viele Menschen virtuell und in Eins-zu-Eins-Situationen kennenzulernen.“
Viktoria Lechner, Territory Account Manager in Österreich, ergänzt: „Trotz Distanz und Pandemie habe ich mich gut aufgehoben und vor allem willkommen gefühlt, sei es durch Anrufe mehrerer Personen oder ein kleines Willkommenspaket. Zusätzlich wurde mir ein Mentor zugewiesen, den ich stets kontaktieren kann und der mich regelmäßig unterstützt.“
Fazit
Recruiting und Onboarding sind also digital möglich und laufen mit den richtigen Maßnahmen auch in dieser Form effizient und für alle Seiten angenehm ab. Doch dafür sind die herkömmlichen Prozesse anzupassen und die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden noch stärker zu berücksichtigen. Dann fühlen sich neue Kolleginnen und Kollegen im Team und Unternehmen schnell angekommen.
