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Interim Projektmanagement

Das Szenario, dass wichtige Projekte bevorstehen und intern niemand ruft, dass er zu wenig Arbeit hat, ist nicht außergewöhnlich. Manchmal gibt es auch einfach keine verfügbare Person, die über die benötigten Qualifikationen verfügt.

Diese Lücke schließt ein Interim Projektmanager.

Fehlende Ressourcen

Projekte sind oft dynamisch und auch der Bedarf an benötigten und verfügbaren Experten sowie der generelle Bedarf an Projekten kann sich dynamisch verändern. Die Chance auf den richtigen Experten zur richtigen Zeit kann die Flexibilität der Unternehmen deutlich erhöhen. Dies betrifft die Möglichkeiten, im Kerngeschäft mehr Aufträge und Umsätze zu generieren und auch, notwendige interne Initiativen nach vorne zu treiben.

Warum sollten Unternehmen wichtige Projekte bei Kunden absagen oder zumindest verschieben, nur weil an einer oder an mehreren Positionen kein interner Mitarbeiter zur Verfügung steht? Warum sollte ein internes Veränderungsprojekt und damit die Wettbewerbsfähigkeit der Organisation verschoben werden, weil keine passende Ressource gefunden wird? Beide Konstellationen führen zu einer gesteigerten Konkurrenzsituation um interne Ressourcen. Im Ergebnis werden unnötigerweise Projekte verschoben oder abgesagt.

Wenn Projekte nicht besetzt werden können, wird die dadurch geplante Investitionsrendite in Form von neuen oder erweiterten Geschäftsmodellen, Umsätzen und Deckungsbeiträgen aus Kundenprojekten, einer notwendigen internen Kostenreduzierung oder der Vermeidung von Geschäftsrisiken nicht erzielt. Der Ausgleich des Mangels an fehlenden oder individuell passenden Ressourcen wird durch Interim Projektmanager ermöglicht. Gerade bei einem wechselhaft hohen Bedarf ist dies eine praktikable Lösung.

Projektmanagement als Dienstleistung

Projekte stellen Organisationen nicht nur vor inhaltliche Herausforderungen. Die Verfügbarkeit und die Auswahl der personellen Besetzung hat entscheidenden Einfluss auf den Projekt- und den Projektmanagementerfolg.

Nicht jeder interne Kandidat mit der richtigen Qualifikation ist politisch durchsetzbar und nicht jeder persönlich passende Kandidat hat die notwendige Qualifikation. Weiterhin warten intern gut passende Projektmanager nicht unbedingt auf ein neues Projekt und sind direkt verfügbar. An dieser Stelle kommt die „externe Lösung“ ins Gespräch.

Interim Projektmanagement kann über verschiedene Anbieter eingekauft werden. Zum einen sind das große und mittlere Dienstleistungsunternehmen. Zum anderen gibt es auch kleine Anbieter und spezialisierte Freiberufler. Da es sich um eine persönliche Dienstleistung handelt, sollte der Projektmanager selbst und seine Kompetenz und nicht das anbietende Unternehmen im Fokus stehen. Die globalen Referenzen des Unternehmens, die von anderen Personen erreicht wurden, sind an dieser Stelle sekundär.

Vor- und Nachteile

Wie so oft, gibt es auch beim Interim Projektmanagement zwei Seiten einer Medaille. Einer Vielzahl von Argumenten dafür stehen auch Einwände gegenüber. Eine allgemeingültige Bewertung ist nicht möglich. Sie ist individuell, wie Projekte es auch sind. Ein genauerer Blick auf Vorteile und Nachteile zeigt dies. Situationsbedingt können sich die Vorzeichen auch umkehren und aus einem vermeintlichen Nachteil wird ein Vorteil.

Als Hindernisse oder Nachteile kann man fehlende Kenntnisse des Unternehmens und keine Einbindung in die Unternehmensorganisation anführen. Damit fehlt auch eine emotionale Verbundenheit und nach Durchführung der Projektaufgabe verlässt mit der Interim Lösung Wissen das Unternehmen. Schlussendlich geht mit dem externen Projektmanager auch eine Rechnung einher, die sich erst einmal rentieren muss.

Dem gegenüber steht das Argument, dass eine Interim Lösung eine passgenaue Verfügbarkeit ermöglicht. Das bedeutet, dass hier Spitzen oder nicht stetig benötigte Skills abgedeckt werden können, die nicht über einen längeren Zeitraum bezahlt werden müssen, sondern nur, wenn sie tatsächlich benötigt werden.

Der externe Projektmanager kann nach dem individuellen Anforderungsprofil des Projekts ausgewählt werden. Er bietet zudem weitere Vorteile. Dies sind zum Beispiel die Einbringung seiner externen Erfahrungen und eine unvoreingenommene Neutralität. Das könnte ihm in Konfliktsituationen einen Vertrauensvorschuss bringen. Ein politisch durchsetzbarer Kandidat kann sich schon allein durch die Verringerung von Widerständen rentieren. Ein externer Kandidat hat in den meisten Fällen keine internen Interessen und kann durch diese Eigenschaft, sowie Unvoreingenommenheit und Neutralität auch kritische Stakeholder eher überzeugen. Das Einbringen von einem externen Blickwinkel und Best Practice Ansätze aus vielen anderen Projekten außerhalb der Unternehmensorganisation kann nicht nur das Projekt, sondern auch die Organisation weiterbringen.

Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Unabhängigkeit von der Organisation. Damit kann er befreiter handeln, da er keine Nachteile in einer späteren Linienarbeit befürchten muss, anders als ein interner Kollege, wenn er Projektteilnehmer in der täglichen Arbeit wiedertrifft, die eventuell dort sogar hierarchisch höher angesiedelt sind. Weniger persönliche Betroffenheit erleichtert, Entscheidungen ohne Emotionen zu treffen.

Beispiele aus der Praxis

Der unvoreingenommene Blick

Schaut man auf ein neues Umfeld, eine neue Organisation und deren Arbeitsweise ohne eine bereits gewachsene Meinung, ergibt sich ein anderer Blickwinkel und vielleicht auch ein neues Bild. Das kann nicht nur dem Projekt helfen, sondern sich nachhaltig auf die Organisation und deren Reifegrad im Projektmanagement auswirken.

Das Phänomen „Die externe Meinung“

Die „externe Meinung“ hat in Projekten teilweise größeres Gewicht bei Führungskräften und Mitarbeitern. Dies liegt unter anderem daran, dass gewürdigt wird, dass „der Externe“ viele verschiedene Situationen bei anderen Kunden gesehen hat. Die Fehler, die an anderer Stelle schon gemacht wurden, brauchen hier nicht noch einmal gemacht werden und die Erfolge von anderer Stelle können eingebracht und vielleicht wiederholt werden. Auch eine unabhängige Bestätigung des vorhandenen Vorgehens kann helfen.

Konflikte im Projekt

In Projekten gibt es aus unterschiedlichsten Motivationen Meinungsverschiedenheiten. Das können zum Beispiel Interessen- und Zielkonflikte sein oder sich aus einer Kunden-/Lieferantenbeziehung ergeben. Hier kann der Interim Projektmanager seine Stellung und seine Unabhängigkeit nutzen. Seine Unvoreingenommenheit und mangelnden internen Interessen sind authentischer. Er kann teilweise auch als Mediator auftreten.

Voraussetzungen: Grundlagen, Erfahrung und Persönlichkeit

Gute Informatiker oder andere Fachexperten sind nicht zwangsläufig durch ihre exzellenten Fachkenntnisse auch für das Projektmanagement qualifiziert. Oft wollen sie das auch gar nicht. Verdiente Berater, IT-Auditoren und Wirtschaftsprüfer mit Know-how in ihren Disziplinen werden nicht zu Projektexperten nur weil sie gerade über den Projektflur laufen oder in der Cafeteria/Kantine den richtigen Platz haben. Für diese Aufgabe sollten fundierte Kenntnisse und entsprechende Erfahrungen in den Disziplinen des Projektmanagements vorliegen. Wissen auf Überschriftenebene ist hier nicht ausreichend.

Die Aus- und Weiterbildung im ausgeübten Beruf macht unabhängig von der Art des Berufes Sinn. Für Interim Aufgaben ist dies aus diversen Gründen auch so. Wenn jemand bereit ist, nicht nur Geld zu nehmen, sondern auch wieder in seinen Beruf zu investieren, zeigt dies die Bedeutung, die er seinem Beruf gibt. Das Wissen, was er sich aneignet, kommt den Unternehmen zugute, die ihn beauftragen. Schnelles Onboarding in Projekten wird ermöglicht, wenn zum Beispiel die angeeignete Projektmanagementmethode dort verwendet wird. So sprechen alle schon mal eine „Methodensprache“. Generell hilft es natürlich auch, einen Methodenbaukasten im Projekt parat zu haben. Der externe Kandidat kann durch Methodenkompetenz Mehrwerte einbringen. In Summe sind dies auch gute Argumente für geforderte und angemessene Stundensätze. Gerade bei der Inflation von Worten wie Projekt und Projektmanagement können Zertifizierungen einen ersten Eindruck geben, wie der Interim Projektmanager aufgestellt ist.

In Prince2 wird als Grundprinzip „Lernen aus Erfahrung“ genannt und beschrieben. Wie ein Unternehmen profitiert auch der Interim Projektmanager von diesem Grundprinzip. Ein entscheidendes Kriterium für die Auswahl eines Anbieters sind seine Erfahrungen und das, was sich daraus auch in anderen Themenfeldern entwickeln lässt.

Die eigene Persönlichkeit ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Als Leader eines Projektes muss die Person über die entsprechenden Eigenschaften verfügen. Nur ein Titel reicht nicht, um die notwendige Kompetenz zu verkörpern. Die Person muss allen Stakeholdern, Projektteilnehmern wie Projektbetroffenen, auf Augenhöhe begegnen, weil er oder sie als Leader und nicht als Support engagiert ist.

Interim Projektmanager sollten sich der Aufgabe bewusst sein und auch damit leben können, dass sie auch mal schlechte Nachrichten überbringen oder nicht der Liebling des Projekts sind. Ihre Aufgabe ist, das Projektmanagement zum Erfolg zu bringen und dazu gehören auch unpopuläre Aktivitäten. Eine extrovertierte Persönlichkeit und Kommunikationsstärke auf allen Ebenen ist allgemein im Projektmanagement hilfreich. Man sollte sich als Führungskraft darstellen und nicht die Arbeitsweise diktieren lassen. Die Interim Lösung ist unabhängig von der Unternehmensorganisation und sollte auch so handeln und behandelt werden.

Ein guter Interim Projektmanager geht den Konflikten nicht aus dem Weg, sondern versucht, sie zu lösen. Ein reines „Kopf runter“ um nicht in die Gefahr zu kommen die Umsatzeingänge zu gefährden, ist keine Lösung im Sinne des Projekterfolgs.

Generell muss ein Projektmanager, der in ein neues Projekt kommt, vielleicht sogar in einem ganz neuen Umfeld, immer damit rechnen, dass er nicht auf eine „Rund um sorglos Kreuzfahrt“ geht, sondern zunächst in ein anspruchsvolles Fahrwasser. Wenn er dafür nicht geeignet ist, muss generell über den Beruf nachgedacht werden.

Bevor es zu einer Übernahme des Projektes kommt, sollte beiderseitig geprüft werden, ob nicht nur der Interim Kandidat zum Projekt passt, sondern auch umgekehrt das Projekt für den Interim Manager. Eine kurzfristige Sichtweise, das heißt auf der einen Seite nur einen „billigen“ Einkaufspreis zu erzielen oder auch auf der anderen Seite nur den angepeilten Umsatz zu erreichen, wird keiner Seite mittelfristig einen Vorteil bringen. Man kann auch mal ein Projekt beziehungsweise einen vorteilhaft wirkenden Preis ablehnen. Bietet sich ein Interim Projektmanager zu einem zu günstigen Preis an, ist es lohnend zu fragen, warum das so ist. Es macht auch für den Kunden keinen Sinn, wenn der Anbieter nach einiger Zeit das Projekt sitzen lässt, weil er attraktivere Aufträge gefunden hat. Eine WinWin Situation ist nicht nur im beiderseitigen Sinn, sondern vor allem auch für das Projekt ein Gewinn.

Fazit

Interim Projektmanagement bietet sowohl für den Kunden wie auch für den Projektmanager ein spannendes Arbeitsfeld. Der Projektmanager hat immer neue Umfelder und Herausforderungen, wovon er in seiner Entwicklung profitiert. Das beauftragende Unternehmen profitiert von diesem Erfahrungsschatz. Damit profitieren beide gegenseitig von sich. Eine gute Grundlage für eine Geschäftsbeziehung.

Den richtigen Interim Projektmanager zu finden, ist erfolgskritisch. Im Gesamtkontext des Projekteinsatzes ist ein gewisser Unterschied im Honorar nicht ausschlaggebend. Die Frage ist an dieser Stelle, was brauche ich, was setze ich ein und was bekomme ich dafür?

Martin Besemann, Berater und zertifizierter Projektmanager
Martin Besemann
Berater und zertifizierter Projektmanager, CONPROMAS Consulting
PMP, Senior Project Manager IPMA Level B, Prince2 Practitioner/Agile

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