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Uhr TelefonDie Digitalisierung schreitet voran und für Unternehmen ist es wichtig, Schritt zu halten, um nicht den Anschluss zu verlieren. Die Frage ist, woran die Verantwortlichen erkennen, dass es an der Zeit ist, zum Beispiel ein neues Telefonsystem einzuführen? 

„Immer wieder erleben wir es, dass Kunden und Interessenten sich nicht sicher sind, ob die Umstellung auf ein modernes Telefonsystem angebracht ist oder ob das alte System noch ausreicht“, sagt Thomas Muhr, Country Manager DACH/NL bei ShoreTel. „Es gibt vor allem vier Fragen, die sich Entscheider stellen sollten. Die Beantwortung zeigt sehr schnell, ob die bestehende Anlage veraltet ist und es sich lohnt auf eine moderne Lösung umzustellen.“

1. Ist das Telefonsystem noch von echtem Nutzen für die Firma?

Die Art und Weise wie wir heute arbeiten hat sich grundlegend geändert. Mitarbeiter wollen immer und überall Zugriff auf die Unternehmensdaten haben – egal von welchem Gerät aus und am besten über eigene Apps. Darüber hinaus haben sich auch die Kommunikationsgewohnheiten verändert. Es wird nicht mehr nur per E-Mail kommuniziert, auch Direktnachrichten über firmeninterne Messenger werden immer beliebter, sparen Zeit und erhöhen so die Effektivität der Mitarbeiter. Eine zeitgemäße Telefonanlage sollte diese Anforderungen erfüllen, damit weniger Zeit mit veralteten Kommunikationswegen und komplizierten Tools verbracht werden muss. Das schafft freie Kapazitäten und erhöht die Produktivität.

2. Wie viel Zeit der IT-Abteilung bindet das Telefonsystem?

Kommunikation nimmt heute einen zentralen Stellenwert im Tagesgeschäft ein. Entsprechend groß ist der Zeitaufwand, den eine veraltete Anlage mit Troubleshooting, Skalierung, dem Hinzufügen von Lizenzen oder dem Updaten der Software verursacht. Eine moderne Telefonanlage sollte der IT-Abteilung Arbeit ersparen. Die dadurch frei werdenden Zeitressourcen können dann für andere wichtige Aufgaben eingesetzt werden.

3. Trägt das Telefonsystem zum Unternehmenserfolg bei?

So wie jede andere Technologie, sollte das Telefonsystem als Investition betrachtet werden. Um möglichst viel Rendite zu erzielen, muss sich das System nahtlos in die übrige IT-Infrastruktur integrieren. Außerdem sollte es nicht nur die IT-Abteilung entlasten und Mitarbeiter in die Lage versetzen, besser, zeitsparender und effektiver zu kommunizieren. Moderne Systeme gehen noch einen Schritt weiter und liefern Daten, mit denen interne und externe Abläufe optimiert werden können und Einsichten in das Kundenverhalten gegeben werden. Analytics und die Verknüpfung der UC-Infrastruktur mit CRS-Systemen werden schon bald selbstverständlich sein.

4. Ist das Telefonsystem immer und überall erreichbar?

Arbeit wird immer mobiler – ob auf Geschäftsreise, dem Außentermin oder im Homeoffice. Für effektives Arbeiten sind Erreichbarkeit und Zugriff auf die Unternehmensdaten unbedingt erforderlich – egal wo, egal wann, egal mit welchem Gerät. Telefonsysteme, die dies nicht sicherstellen, hindern Unternehmen daran, ihren Weg der digitalen Transformation erfolgreich zu Ende zu gehen.

Ganzheitliche Kommunikation für mehr Erfolg

„Ein Telefonsystem ist heute ein zentraler Knotenpunkt zum Austausch von Informationen. Sprachkommunikation ist dabei nur noch eine von vielen Applikationen“, weiß Thomas Muhr. „Kommunikation muss heute ganzheitlich begriffen werden, das beinhaltet den gesamten Austausch unter den Mitarbeitern – ob per Telefon, Videokonferenz oder Instant Messenger und schließt auch die Datenkommunikation mit ein. Unternehmen sollten sicher stellen, dass sie mit ihrer Anlage auf dem neusten Stand sind, um auf allen Ebenen effizient zu kommunizieren und dadurch kostbare Kapazitäten bei Mitarbeitern und IT-Abteilungen zu schonen.“

www.shoretel.de

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